8 Funcionalidades de gestão de projectos Flowlu que tem de utilizar
Hoje, a gestão de projetos é amplamente utilizada em diversas áreas: construção, desenvolvimento de software, publicidade, direito e muitas outras — desde pequenas empresas até grandes corporações. E a principal razão para tal popularidade é a sua conveniência, transparência e consistência na gestão de processos.
Embora a Flowlu seja agora uma plataforma tudo-em-um, foi originalmente concebida como uma ferramenta de GP. Os projetos da Flowlu acumulam dados importantes sobre as tarefas, fluxo de caixa, equipe, clientes, prazos, tempo gasto, documentos, comentários, eventos e progresso do trabalho.
Com tanta informação e prazos limitados, as pessoas podem achar difícil acompanhar todos os pequenos detalhes. É por isso que é tão importante centralizar e organizar seus projetos. A Flowlu ajudará você a simplificar o trabalho em equipe e unificar seus processos. Neste post do blog, vamos dar uma olhada nas características mais eficazes para gerenciar projetos na Flowlu.
1. Criar Fluxos de Trabalho do Projeto
Se você realiza processos semelhantes (por exemplo, desenvolvimento de sites, construção) repetidamente, crie um modelo de projeto e reflita todas as etapas e atividades de trabalho necessárias. Em vez de criar projetos do zero toda vez que iniciar um novo, a Flowlu oferece a possibilidade de pré-configurar a estrutura do projeto. Criar projetos usando os fluxos de trabalho da Flowlu é muito fácil. Inicie novos projetos em segundos e tenha certeza de que cada etapa o levará a você e aos seus clientes ao resultado desejado.
Além disso, os fluxos de trabalho do projeto vêm com um quadro especial para gerenciar vários projetos ao mesmo tempo. Aqui, os líderes de equipe podem avaliar a carga de trabalho da equipe à primeira vista, bem como acompanhar a renda e os prazos futuros.
Guia >> Como Criar um Fluxo de Trabalho do Projeto
2. Rastrear Tempo
Ao realizar uma tarefa, seus colegas de equipe podem usar um rastreador de tempo para registrar quanto tempo gastaram nela. Em seguida, o gerente do projeto avaliará os resultados e a eficiência da equipe, analisará a carga de trabalho e cobrará dos clientes de acordo com o trabalho realizado.
Com os relatórios detalhados, você sempre estará ciente das realizações de todos e de seu envolvimento nos projetos. Use o rastreador de tempo e os relatórios para recompensar os funcionários mais eficazes, dar bônus e analisar o desempenho deles.
3. Dar Acesso Externo aos Seus Projetos
Com o portal do cliente, você pode fornecer acesso a qualquer projeto em sua conta Flowlu para um usuário externo. Por exemplo, use um portal do cliente para mostrar o progresso e as despesas do projeto a um investidor, para manter um cliente atualizado sobre o progresso do projeto ou para conectar freelancers à equipe do projeto.
O acesso externo aos projetos coloca as coisas em perspectiva para seus clientes, além de ajudá-lo a coordenar o trabalho e garantir a transparência dos negócios.
4. Planejar o Fluxo de Caixa do Projeto
Nos projetos da Flowlu, você pode planejar seu fluxo de caixa delineando os custos e receitas esperados. Calcule automaticamente a lucratividade do projeto com base nos dados inseridos. À medida que o projeto avança, registre os custos reais e os pagamentos do cliente e compare-os com os resultados reais.
A Previsão de Fluxo de Caixa é um gráfico que ajuda você a analisar visualmente o fluxo de caixa. Ele mostra os saldos planejados e reais e as lacunas de fluxo de caixa esperadas. Os clientes da Flowlu usam a previsão de fluxo de caixa para determinar a lucratividade do projeto antecipadamente e planejar o fluxo de caixa de forma mais eficiente. Esta funcionalidade permite que você fique ciente de todos os riscos e permaneça dentro do orçamento planejado.
5. Utilizar Listas Personalizadas
Além das opções clássicas e módulos, a Flowlu oferece listas personalizadas. São tabelas (ou folhas), que podem ser modificadas para inserir quaisquer dados e se adaptar às preferências individuais da sua empresa. Você pode personalizar facilmente os nomes das colunas e o número delas conforme necessário.
As listas oferecem um amplo espectro de opções. Um de nossos usuários, uma empresa desenvolvedora de aplicativos móveis, utiliza campos personalizados para vários propósitos. Por exemplo, eles criaram uma lista de dispositivos móveis nos quais testam seus aplicativos. Há também uma tabela com os desenvolvedores, que inclui informações sobre suas qualificações e especializações. Eles usam isso nos Problemas do Projeto para especificar a pessoa responsável pela correção de bugs.
Guia >> Como Criar uma Lista Personalizada
6. Isolar Notas dos Clientes
Criamos a seção Problemas do Projeto para comentários dos clientes sobre um projeto. Isso simplifica muito a gestão de projetos, pois você não precisa criar tarefas adicionais para os comentários e pode monitorar a implementação deles separadamente no projeto. Nada passa despercebido.
Os Problemas do Projeto têm seu próprio quadro de progresso. Aqui você pode encontrar os pequenos bugs ou sugestões para melhorias. Você pode modificar os status (em andamento, concluído, etc.) e os tipos de problemas (melhoria, recurso, bug e assim por diante). O que é realmente ótimo sobre essa funcionalidade é que tanto os membros da sua equipe quanto os usuários externos podem enviar problemas do projeto.
7. Adicionar Campos Personalizados
Os campos personalizados permitem adicionar qualquer informação que você desejar além do que os campos padrão contêm. Use-os para deixar links para tutoriais da base de conhecimento, indicar como seus clientes preferem se comunicar com sua equipe ou deixar quaisquer outras notas valiosas.
Os campos personalizados vêm com uma infinidade de tipos, incluindo data e hora, lista suspensa, preço, porcentagem, texto simples, fórmula. Use e modifique-os conforme necessário para ter todos os dados necessários para o seu projeto na ponta dos dedos.
8. Visualizar a Estrutura do Trabalho
Acompanhe as etapas do projeto, marcos e tarefas na seção Estrutura do Trabalho. Dividir o seu projeto em etapas críticas e marcos simplifica o processo de trabalho.
A visualização do processo é útil para uma melhor compreensão do progresso e para a construção de um EAP (Estrutura Analítica do Projeto). Este método de planejamento é usado para simplificar e dividir um grande objetivo em partes menores, mais claras e mais alcançáveis. Isso torna as tarefas de todos mais definidas e transparentes.
Você pode querer aprender mais >> O que é GTD e Como Usar a Flowlu para Isso
Para Resumir
Gerenciar projetos na Flowlu tornará seus processos mais centralizados e organizados, e ajudará você a alcançar seus objetivos da maneira mais eficiente possível. Usando uma solução de gestão de projetos, você pode trabalhar em mais projetos simultaneamente sem perder a qualidade.
Os projetos também ajudarão você a calcular o tempo gasto e prever o fluxo de caixa da sua empresa de forma mais confiável. E a flexibilidade e personalização da Flowlu garantem que você possa integrá-la praticamente em qualquer área de negócios, pois atende a diferentes objetivos de trabalho.
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Sim, os seus colegas de equipa podem utilizar o monitor de tempo da Flowlu para registar o tempo gasto em cada tarefa. Os gestores de projeto podem então avaliar a eficiência da equipa, analisar a carga de trabalho e faturar aos clientes em conformidade. Esta funcionalidade também permite a criação de relatórios para analisar as realizações e o desempenho da equipa.
A Flowlu oferece um portal de clientes que lhe permite conceder a utilizadores externos acesso aos seus projectos. Esta funcionalidade é ideal para partilhar o progresso do projeto e as despesas com os investidores, manter os clientes actualizados ou colaborar com freelancers, garantindo transparência e coordenação simplificada.
No Flowlu, pode planear o fluxo de caixa do seu projeto, detalhando os custos e receitas previstos, e o sistema calculará automaticamente a rentabilidade do projeto. À medida que o projeto avança, pode registar as despesas reais e os pagamentos dos clientes para comparar com os valores planeados, utilizando o gráfico de Previsão de Fluxos de Caixa para análise visual.
