Como se tornar um gestor de projectos: Um Guia Completo
Em média, os gerentes de projeto administram entre 2 e 5 projetos, o que é uma carga extremamente ocupada. Está considerando tornar-se um gerente de projetos? Será necessário aprimorar suas habilidades de organização e muito mais para ter sucesso e garantir que seus projetos sejam entregues com alta qualidade e dentro do prazo.
O que você precisa saber antes de se tornar um gerente de projetos? Continue lendo para o guia completo sobre como se tornar um gerente de projetos, incluindo bons hábitos, investimentos em software e em segurança.
Investindo em Software de Gestão de Projetos
O software de gestão de projetos é o grande trunfo para a gestão de projetos. Ele permite manter sua equipe conectada de qualquer lugar, o que é vital em um modelo de trabalho híbrido ou remoto. Se você adota uma abordagem colaborativa para a gestão de projetos, pode investir em uma solução de software que facilite o planejamento colaborativo. O software de gestão de projetos permite simplificar os seguintes processos:
- Criação de fluxos de trabalho — você pode criar fluxos de trabalho alinhados ao seu plano de projeto, permitindo atribuir tarefas específicas à sua equipe e obter uma visão geral de quais membros estão sobrecarregados. Você pode distribuir as tarefas para maximizar a eficiência. Durante o projeto, você pode atualizar seu plano e fornecer dados em tempo real para sua equipe, evitando falhas de comunicação.
- Atualizações de progresso — você pode ver facilmente quando cada tarefa no seu fluxo de trabalho é concluída com as atualizações de progresso. Seus colaboradores podem marcar quando iniciam cada tarefa e quando a concluem, o que lhe dará mais visibilidade sobre quando sua equipe finalizará o projeto.
- Colaboração — o software de gestão de projetos permite que sua equipe compartilhe documentos e também permite criar fluxos de trabalho tanto para grupos quanto para indivíduos. A maioria das ferramentas de gestão de projetos integra-se a plataformas de comunicação como Microsoft Teams e Slack para facilitar o compartilhamento de informações.
- Relatórios — você pode utilizar a criação automatizada de relatórios do software para obter mais informações sobre os indicadores-chave de desempenho (KPIs) da sua equipe e o percentual de conclusão do projeto.
- Gestão de recursos — o software de gestão de projetos também oferece ferramentas para a gestão de recursos, ajudando a monitorar recursos adicionais necessários para completar o projeto, como salas de reunião, materiais e informações.
- Gestão de orçamento — algumas ferramentas de gestão de projetos oferecem controle de orçamento para garantir que você acompanhe as horas dos colaboradores e prestadores de serviços para faturamento e garanta que a gestão de seu projeto esteja dentro do orçamento estabelecido.
Além de simplificar os processos acima, o software de gestão de projetos permite hospedar todas as informações de seu projeto em uma única plataforma, proporcionando melhor supervisão e recuperação de informações mais acessível.
Considerando Seus Objetivos e Prioridades
Para garantir que você esteja atendendo às metas da gestão de projetos, é preciso estabelecer claramente quais objetivos têm maior prioridade. Após definir esses objetivos, você poderá monitorá-los como KPIs para verificar se o projeto está progredindo como esperado e identificar áreas que necessitam de melhorias. Alguns exemplos desses KPIs incluem:
- Tempo gasto — este KPI refere-se ao tempo que cada membro ou equipe dedicou ao projeto.
- Data de conclusão — você precisa medir quais tarefas foram concluídas antes ou depois do prazo.
- Horas planejadas vs. tempo gasto — é necessário revisar se a equipe conseguiu cumprir os prazos estabelecidos para cada tarefa e se o projeto foi finalizado dentro do prazo geral.
- Custo — você deve monitorar quanto foi gasto no projeto em comparação com o orçamento planejado.
- ROI — este é o valor projetado do projeto em comparação com o custo total.
Investindo em Uma Plataforma Única de Segurança Para Todos os Processos de Segurança
Se houver uma falha de segurança durante seu projeto, sua empresa pode sofrer prejuízos, e seu projeto pode ser comprometido. Por isso, investir em um sistema de segurança que proteja os dados de seu projeto é essencial.
Uma das melhores maneiras de melhorar a segurança para o seu projeto é garantir que sua empresa esteja equipada com um sistema de segurança totalmente integrado, unificando todas as ferramentas de segurança em uma única plataforma. Câmeras de segurança, controle de acesso e outras ferramentas de segurança se integram em um sistema baseado em nuvem.
Um sistema de controle de acesso por cartão baseado em nuvem fornece alertas e atualizações em tempo real sobre eventos de segurança para garantir uma resposta mais rápida a potenciais ameaças, permitindo que você aja rapidamente e evite uma violação que possa comprometer seu projeto.
Apresentando Seu Plano aos Stakeholders
Você deve criar um plano de projeto detalhado, que inclua o orçamento, metas e prazos projetados. Em seguida, é necessário apresentar seu programa aos stakeholders da empresa para aprovação. Os stakeholders provavelmente apontarão áreas onde é preciso fazer correções.
Se deseja saber mais sobre quais características e habilidades você deve se concentrar em desenvolver para se tornar um excelente gerente de projetos, não hesite em explorar o guia sobre como se tornar um gerente de projetos.
Resumo
O software de gestão de projetos é uma ferramenta única para os gerentes de projetos. Contanto que você tenha o orçamento e uma equipe grande, investir em software de gestão de projetos é altamente justificável. Para garantir que seu projeto funcione sem problemas do início ao fim, também é essencial investir em segurança completa e integrada para prevenir uma violação de dados prejudicial. Adaptabilidade é a base de uma gestão de projetos bem-sucedida, e você deve estar preparado para ajustar seu plano de acordo com fatores externos.
