11 alternativas aos diagramas de Gantt que deve considerar
Você já teve dificuldades ao preparar um gráfico de Gantt? Esses problemas acontecem com tanta frequência que você está procurando outra maneira de ilustrar os cronogramas dos seus projetos? Neste artigo, exploraremos as melhores alternativas aos gráficos de Gantt, além de fornecer recomendações sobre como escolher um substituto adequado.
O que é um Gráfico de Gantt?
Henry Gantt foi o pioneiro desse conceito 10 anos após o início do século para operações rotineiras, como medir a produtividade dos funcionários. Logo se tornou um elemento básico na gestão de projetos e foi utilizado em grandes projetos de infraestrutura, como o sistema de rodovias interestaduais e a represa Hoover.
Um gráfico de Gantt mostra todas as partes do ciclo de vida de um projeto em gráficos de barras. Os dois eixos ajudam a organizar as informações do projeto. Você pode ver as tarefas, os recursos e todo o cronograma do projeto de relance. Um gráfico de Gantt pode ser feito com programas dedicados. Esses sistemas possuem muitos recursos interessantes, exceto que não são gratuitos. Às vezes, é mais barato fazer do jeito antigo, no papel.
Prós e Contras de Usar um Gráfico de Gantt
Em resumo, os gráficos de Gantt mostram toda a lista de tarefas e como elas se relacionam entre si dentro de um determinado período. Há muitos benefícios nisso, mas vamos observar alguns dos principais:
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Fornece uma visão geral do projeto. Você pode facilmente ver onde cada peça se encaixa e identificar problemas sem precisar alternar abas ou navegar por páginas da web.
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Mostra as dependências das tarefas e o caminho crítico. O gráfico de Gantt ajuda a lidar com tarefas ou recursos que estão causando problemas.
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Permite ver múltiplos cronogramas. O gráfico de Gantt ajuda a encontrar tempo livre no cronograma do projeto para novas tarefas.
Embora os gráficos de Gantt sejam uma maneira fácil e prática de mostrar cronogramas de projetos, eles têm algumas desvantagens. Isso os torna difíceis de usar em todos os projetos da sua empresa. Aqui estão alguns dos principais:
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As barras horizontais em um gráfico de Gantt são enganosas; cada barra representa o período de uma tarefa, mas não as horas necessárias para completá-la.
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Novos usuários terão dificuldade em colaborar com sua equipe ao criar um gráfico de Gantt. Isso consome tempo e deixará os membros da equipe estressados, sem que o trabalho real seja feito.
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Com o passar do tempo, atualizar um gráfico de Gantt se torna um desafio. Mudanças no escopo do projeto ou novas tarefas adicionadas dificultarão o acompanhamento de tudo.
Melhores Alternativas ao Gráfico de Gantt
#1: Linhas do Tempo
Uma alternativa melhor ao gráfico de Gantt é uma linha do tempo do projeto. A principal diferença está no número de dimensões. Um gráfico de Gantt usa duas para demonstrar uma sequência de tarefas e suas dependências, enquanto uma linha do tempo apresenta tarefas e seus prazos em uma única linha horizontal. No final, depende do que você deseja ilustrar. Se você só precisa de uma visão geral rápida do projeto, uma linha do tempo é suficiente; se precisa mostrar as dependências de tarefas em um projeto complexo, o gráfico de Gantt é o mais adequado.
#2: Calendários
Os calendários não sairão de moda tão cedo. Eles servem a um propósito duplo, ajudando-nos a estruturar nossas vidas diárias e nossos esforços de gerenciamento de projetos. Um calendário nos permite alinhar nossos cronogramas com prazos e eventos importantes para não sobrecarregar nossos recursos. Podemos usá-lo para planejamento de projetos, alocação de recursos, divisão de tarefas, entre outras coisas.
Embora muitos de nós estejamos habituados a trabalhar com calendários, offline ou num PC Windows ou Mac, existe um software de gestão de projectos como o Flowlu que tem um calendário para o ajudar a planear as suas actividades pessoais e profissionais. Por exemplo, pode ser lembrado de eventos de projectos e oportunidades. Sincronize um calendário com o Google Calendar e utilize a aplicação no seu iPhone ou dispositivo Android para planear em qualquer lugar.
#3: Listas de Tarefas
Quem não usa listas de tarefas? Você abre um aplicativo para gerenciar seus afazeres ou talvez os escreva em um caderno. Para um gerente de projetos, uma lista de tarefas é algo bom, mas não essencial.
As listas de tarefas são um substituto fantástico para o Gantt, pois você pode criar uma com quase qualquer ferramenta. Isso te dá a liberdade de escolher uma ferramenta com a qual você, sua equipe e, claro, seus stakeholders já estejam familiarizados.
#4: Listas de Verificação
Uma lista de verificação, de muitas maneiras, é semelhante a uma lista de tarefas. A principal diferença é que a primeira descreve o que deve ser feito para alcançar um objetivo específico. Esse método permite organizar e gerenciar todas as etapas dentro de um projeto. O bônus adicional é que, quando uma tarefa é concluída, você ou seus funcionários podem simplesmente marcá-la como concluída e avançar para a próxima.
#5: Estrutura Analítica do Projeto (WBS)
Uma estrutura analítica do projeto, ou WBS, é uma representação gráfica de um projeto que segmenta as etapas e tarefas em seções menores e mais gerenciáveis. Isso facilita o gerenciamento da carga de trabalho e ajuda as equipes a entenderem suas responsabilidades. Todas as tarefas relacionadas estão agrupadas, otimizando a alocação de recursos. Um gráfico WBS não inclui um cronograma; por isso, é comumente usado para mostrar as relações entre as tarefas e a ordem de conclusão.
#6: Quadros Kanban
Os quadros Kanban são populares porque podem ser usados em muitos projetos. Isso se torna ainda mais evidente quando são digitalizados e fazem parte de um software de gerenciamento de projetos. Esses quadros são compostos por cartões de tarefas e colunas que mostram uma fase de conclusão. Essa visualização permite que você veja claramente o progresso de um projeto.
Como Escolher um Substituto para o Gráfico de Gantt?
Você tem uma ideia e agora é hora de listar todas as tarefas envolvidas. Vai criar uma linha do tempo do projeto? Uma lista de tarefas? Dividir os sprints em um quadro scrum? Como você pode ver, existem várias alternativas para um gráfico de Gantt. A principal questão é: o que você quer que o análogo realize?
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Planejamento inicial do projeto: mapas mentais, diagramas de fluxo, calendários.
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Projeto complexo com dependências de tarefas: quadros scrum, diagramas de fluxo, dashboards.
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Múltiplos projetos em andamento: quadros Kanban, quadros scrum, dashboards.
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Apresentação ao cliente: linhas do tempo, listas de tarefas, diagramas de fluxo, dashboards.
Flowlu: Substituto Tudo-em-Um para Gantt
Os gerentes de projetos estão sempre em busca da fórmula perfeita ou de um truque mágico para simplificar suas atividades diárias. É essencial experimentar diversas técnicas e escolher a que melhor se adapta ao seu projeto e fluxo de trabalho. Combiná-la com um software de gerenciamento de projetos poderoso vai te guiar para o sucesso.
Flowlu é uma solução abrangente e fácil de usar para gerenciar projetos. Ela vem com mapas mentais para criar ideias, calendários para organizar seu cronograma, quadros Kanban para acompanhar as tarefas e dashboards personalizáveis para coletar e apresentar dados de diversas fontes. Esses recursos são complementados por gestão financeira, integrações de mensageiros instantâneos, armazenamento de arquivos online, portal de clientes e muito mais, proporcionando uma plataforma empresarial completa para suas necessidades de gerenciamento de projetos.
À medida que as tecnologias evoluem, algumas coisas mantêm-se inalteradas. Introduzido no início dos anos 1900, o diagrama de Gantt continua a ser a ferramenta de eleição dos profissionais de gestão de projectos. O diagrama representa visualmente as tarefas, os prazos e o estado de conclusão do projeto. Beneficia toda a gente, desde o proprietário de uma pequena empresa até ao diretor de uma grande corporação.
Apesar de serem vulgarmente utilizados, os diagramas de Gantt têm várias desvantagens:
- A colaboração na criação de um gráfico é difícil e ocupa muito tempo valioso.
- A introdução de alterações não é simples e requer a participação de outros membros da equipa.
- A representação gráfica do ciclo de vida de um projeto não indica as prioridades de determinadas tarefas.
- As barras de tarefas não demonstram o tempo necessário para a sua conclusão em quantidades mensuráveis.
O diagrama de Gantt é uma ferramenta útil para a gestão de projectos, especialmente se precisar de programar e planear tarefas com precisão. No entanto, não pode ser utilizado em todos os cenários. Vejamos algumas áreas em que a utilização de um diagrama de Gantt não é necessária:
- Planeamento inicial: Os diagramas de Gantt são mais bem utilizados na fase de execução de um projeto, uma vez que são menos flexíveis do que os mapas mentais, por exemplo.
- Gestão de recursos: Os diagramas de Gantt são excelentes para apresentar a quantidade de tempo necessária para concluir um projeto e as tarefas relacionadas. Não são suficientes para discriminar todos os recursos envolvidos no fabrico de produtos ou na prestação de serviços.
Existem muitas opções para escolher um clone de um gráfico de Gantt. Não se esqueça de que cada substituto tem as suas próprias vantagens e desvantagens. Considere para que é que pretende utilizá-lo. Ao desenvolver planos iniciais, os mapas mentais e os fluxogramas são úteis. Para gerir o trabalho em vários projectos, os quadros Kanban e os quadros Scrum são indispensáveis.
PERT significa Program Evaluation and Review Technique (Técnica de Avaliação e Revisão de Programas). Semelhante ao diagrama de Gantt, o diagrama PERT é utilizado para programar, organizar e delinear as tarefas do projeto, ilustrando visualmente o calendário do projeto e a repartição das tarefas. Esta abordagem pode ser utilizada durante as fases de planeamento e execução de um projeto.
