Como Escrever um Relatório de Gestão de Projetos
Qualquer negócio, grande ou pequeno, requer uma comunicação eficaz entre funcionários e departamentos. Relatórios regulares de gestão de projetos permitem que a equipe veja a quantidade de trabalho concluído, o estado dos componentes individuais do projeto e o status geral do projeto de forma mais eficaz.
A presença de vários tipos de canais de comunicação, como Flowlu e Slack, torna o processo mais fácil, mas há momentos em que se precisa de um relatório simples, por exemplo, para as partes interessadas ou comissões. Vamos descobrir o que entra no relatório de gestão de projetos.
O que um Relatório de Gestão de Projetos Inclui?
Relatórios identificam problemas, reduzem riscos e garantem que você, como negócio, siga o caminho certo para alcançar os objetivos do projeto. Relatórios de status de gestão de projetos também são importantes para os clientes.
Eles lhes dão confiança de que seu dinheiro está sendo distribuído adequadamente e de que o projeto será concluído a tempo. Existem vários tipos de relatórios de status do projeto:
- Relatório semanal. Inclui uma variedade de estatísticas e pode ser concluído em uma hora se o cliente solicitar;
- Relatório mensal. Mostra o progresso geral e o desenvolvimento do projeto (orçamento, custos, status dos resultados e quaisquer riscos ou obstáculos importantes);
- Relatórios de status trimestrais. Cobrem períodos mais longos (de 3 a 4 meses).
O conteúdo de dados do relatório pode variar de projeto para projeto. No entanto, cada um deles deve incluir as seguintes informações:
- Visão geral;
- Marco do projeto demonstrando a conclusão das atividades e o início de novas;
- Orçamento disponível;
- Lista de tarefas;
- Riscos;
- Problemas;
- Medidas implementadas durante o projeto;
- Decisões e últimas atualizações do projeto.
Se algo der errado com o projeto, o relatório ajudará seus colegas a entender o que deu errado e a eliminá-lo o mais rápido possível. Como mostram as avaliações das empresas, sites de resenhas de serviços de escrita podem facilitar significativamente a geração de relatórios ao fornecer os relatórios mais precisos.
No entanto, uma em cada quatro empresas prefere usar software de gestão de projetos especializado que permite manter todos os dados em um espaço seguro na nuvem. Aqui estão as etapas que você deve seguir para escrever um bom relatório de gestão de projetos:
1. Atribua um Título ao Relatório
Você pode usar o nome do projeto para o relatório. Se você fizer vários relatórios sobre um projeto, pode marcá-lo com a data.
Por exemplo:
Relatório de Status de Gestão de Projetos 02/08.
2. Visão do Projeto
Esta deve ser uma breve explicação do que é seu projeto e qual é o seu principal propósito/visão. Expresse seus pensamentos de maneira simples. Esta seção deve incluir 2-3 frases. Seu objetivo é fornecer informações de forma condensada para aqueles que não têm tempo para ler o relatório inteiro.
Por exemplo:
Esperamos aumentar as vendas de materiais de construção com a ajuda deste projeto implementando uma campanha de marketing por e-mail.
3. Status do Projeto (Conforme Agendado, Sob Ameaça ou Adiado)
Encontre uma ferramenta de gestão de projetos que permita manter seus colegas atualizados sobre o status do projeto e se tudo está indo conforme o planejado. Um método é usar um sistema de codificação de cores (marcas verdes - tudo vai conforme o planejado, amarelo - algumas operações correm o risco de ser adiadas, vermelho - operações são adiadas).
Por exemplo:
Status do projeto (destaque com cor verde): O design do e-mail drip foi aprovado. Atualmente, não há problema de orçamento.
Ou, você pode adicionar as tags e até criar seus próprios campos personalizados com os status específicos para o seu negócio
4. Orçamento do Projeto
Compartilhe as despesas planejadas do projeto e compare-as com os números reais. Você também pode considerar incluir uma porcentagem geral gasta no projeto.
Por exemplo:
62% gastos ($17.250,00 planejados vs. $10.850,00 reais)
5. As Tarefas Concluídas Esta Semana/Mês/Trimestre
Liste as tarefas que foram concluídas dentro do período especificado. Use listas marcadas. Você também pode incluir hiperlinks para fontes necessárias, tabelas, etc.
Por exemplo:
- A equipe recebeu aprovação para três layouts de cômodos da casa [aqui você pode anexar um link para layouts aprovados];
- O projeto foi transferido para a equipe de construção,
- As datas de entrega dos materiais foram finalmente confirmadas.
6. Coisas que se Planeja Concluir na Próxima Semana
Faça uma lista das tarefas e marcos que você pretende concluir em breve. Use listas marcadas aqui também.
Por exemplo:
- Considerar o desenvolvimento de três modelos de trabalhos de acabamento para salas de estar;
- Realizar controle de qualidade interno nos materiais fornecidos;
- Transferência de todos os materiais necessários para os trabalhos de acabamento para os construtores.
- Segunda-feira: Aprovação dos modelos de cômodos
- Terça-feira: Início do desenvolvimento dos cômodos
7. Problemas do Projeto
Nesta seção, você pode destacar os problemas que estão impedindo seu progresso.
Por exemplo:
Se não recebermos feedback do cliente, corremos o risco de perder o prazo determinado.
8. Seções Extras (Opcionais)
Dependendo do projeto, você também pode incluir alguns itens opcionais, mas úteis, no relatório:
- Links para o cronograma do seu projeto;
- Referências aos resultados do projeto em uma fase relevante;
- Agradecimentos aos membros da equipe;
- Links para tendências do setor.
Como Criar um Relatório de Status do Projeto no Flowlu
A plataforma de gestão empresarial Flowlu permite gerar relatórios com base nas etapas e marcos do projeto indicados, bem como relatórios de marcos.
- Vá para a página do seu projeto e navegue até a aba Estrutura de Trabalho.
- Clique no botão de três pontos perto da barra de progresso do projeto e selecione a opção para exportar o relatório no formato Microsoft Word.
- Abra o relatório no Word ou Google Docs. O Flowlu adiciona automaticamente o nome do projeto, a data atual, o gerente do projeto e o cliente. Além disso, você pode ver todas as etapas e marcos com relatórios no seu documento.
- O documento pode ser editado e complementado com qualquer informação que você desejar, como links para outros recursos ou notas importantes.
Conclusão
Você não precisa relatar o status do seu projeto do zero toda vez. Há softwares que permitem não apenas criar, mas também compartilhar modelos existentes com a equipe.
Deve-se notar que você não deve adiar a preparação de um relatório de gestão de projetos até o último minuto. Comece a trabalhar nele e adicione informações conforme os eventos acontecem em tempo real. Se alguém pedir um relatório imediato sobre o status do projeto, você sempre terá algum material para mostrar.
Um Relatório de Gestão de Projetos é um documento formal que fornece uma visão geral do status, progresso e aspectos específicos de um projeto. É usado para comunicar informações chave para as partes interessadas, membros da equipe e clientes.
Esses relatórios são cruciais para acompanhar o progresso de um projeto, identificar possíveis problemas desde cedo, gerenciar riscos e garantir que o projeto esteja alinhado com seus objetivos e prazos.
Um relatório típico inclui uma visão geral, marcos do projeto, informações sobre o orçamento, uma lista de tarefas concluídas e pendentes, riscos e problemas identificados, e quaisquer decisões ou atualizações feitas durante o projeto.
A frequência pode variar dependendo das necessidades do projeto e dos requisitos das partes interessadas, mas pode variar de relatórios semanais, mensais a trimestrais.
