Como escrever um processo de fluxo de trabalho vencedor em 2024
O planeamento do processo de fluxo de trabalho permite que as empresas funcionem de forma mais eficiente. É a base de todas as tarefas. Poupa tempo, melhora a eficiência, evita a ocorrência de potenciais problemas e desenvolve estratégias para atingir grandes objectivos a tempo.
O que se entende por fluxo de trabalho?
Um fluxo de trabalho é um processo abrangente que ajuda as equipas a atingir os seus objectivos, ligando as pessoas adequadas aos dados, quando necessário, ao longo da implementação do projeto. Inclui uma descrição de todas as tarefas e processos necessários para atingir um objetivo específico.
Ajuda na organização da informação de uma forma que não só é compreensível, mas também reproduzível quando necessário. O fluxo de trabalho é geralmente composto por três fases que podem ser condicionalmente divididas em sete etapas.
Planeamento:
- Geração de ideias e recolha de dados;
- Receção de pedidos;
- Definição de prioridades e afetação de recursos.
Execução:
- Investigação e análise;
- Acompanhamento do progresso.
Análise:
- Coordenação;
- Relatórios.
Como é que se escreve um processo de fluxo de trabalho?
Escrever um fluxo de trabalho ideal é um processo complexo que inclui várias sub-etapas e requer tempo e esforço. No entanto, as dicas que se seguem facilitarão muito o seu desenvolvimento.
1. Discussão geral
A discussão do projeto é uma parte necessária que é frequentemente negligenciada. Implica colocar questões aos membros da equipa e avaliar os recursos disponíveis. Nesta fase, é possível destacar as dependências que podem surgir no âmbito de um projeto, bem como esclarecer se algum ponto parece complicado para a equipa. Certifique-se de que todos compreendem os objectivos e as ferramentas necessárias para os alcançar.
2. Determinar os resultados
Antes de começar a planear o processo de fluxo de trabalho para um projeto, faça uma lista dos resultados do projeto, ou seja, especifique para que trabalho ou tarefa está a criar um fluxo de trabalho. Por exemplo, decidiu lançar uma nova linha de roupa. Os resultados do projeto incluirão alguns dos seguintes aspectos:
- Desenvolvimento de um documento com especificações de vestuário;
- Desenvolvimento de um protótipo de roupa;
- Comunicado de imprensa;
- Nova embalagem de vestuário.
Ao trabalhar nesta etapa, tenha em mente que ela não inclui as actividades necessárias para produzir os resultados.
3. Especificar os processos
Cada resultado é o resultado de uma ação ou processo específico. Por exemplo, para criar um comunicado de imprensa, pode ser necessário fazer o seguinte:
- Obter citações da gestão de topo;
- Criar o conteúdo do comunicado de imprensa;
- Obter a aprovação do departamento jurídico;
- Obter a aprovação da direção
- Distribuição dos comunicados de imprensa aos meios de comunicação social.
Esta etapa é fundamental porque inclui a descrição de todos os processos necessários para alcançar cada resultado. Descreve todas as acções que devem ser tomadas para que o projeto possa ser concluído de forma eficaz. Pode também notar dependências específicas à medida que descreve os processos de fluxo de trabalho.
Por exemplo, para criar um comunicado de imprensa, é necessária uma fotografia do novo artigo e uma descrição apelativa. Escrever um texto apelativo não é para todos. Felizmente, existem inúmeros sítios Web de revisão de serviços de escrita de papel para o ajudar. Todas as dependências devem ser consideradas e reflectidas no fluxo de trabalho visual.
4. Atribuir responsabilidades
Depois de ter determinado os resultados e os processos necessários para os alcançar, é altura de atribuir funções. Podem existir vários departamentos e equipas que executam tarefas específicas para uma determinada sub-etapa. A atribuição de responsabilidades permite-lhe garantir que está familiarizado com todos os participantes no projeto.
5. Indicar o calendário
Depois de determinar os seus objectivos, processos e principais intervenientes, é altura de considerar o "como". Isso implica definir o cronograma do projeto e determinar a duração de cada pré-etapa.
6. Construir diagramas
Assim que tiver determinado o número de processos necessários para alcançar os resultados do projeto, terá a informação necessária para criar um fluxograma visual. Este permite a todos compreender rapidamente todo o projeto.
Como resultado, tanto a direção como os funcionários do departamento jurídico poderão ver o que deve ser feito, quando deve acontecer e quem será responsabilizado.
7. Seja inteligente
Pode utilizar uma das ferramentas de gestão do fluxo de trabalho para manter toda a gente envolvida e automatizar o fluxo de trabalho. Estas ferramentas permitirão a todas as equipas acompanhar o progresso das tarefas e determinar quando é necessário agir.
Existem inúmeras ferramentas à escolha. Eis algumas das melhores:
- Flowlu;
- Hive;
- Kissflow;
- Monday.com;
- Smartsheet.
Conclusão
Não é difícil documentar um processo de fluxo de trabalho, mas requer atenção aos pormenores e boas capacidades de organização. Não desanime se encontrar dificuldades; em vez disso, concentre-se nas oportunidades que elas trazem. Também deve rever sempre os seus fluxos de trabalho para fazer alterações que aumentem a qualidade do projeto.
Um processo de fluxo de trabalho é uma sequência de operações que convertem recursos em produtos ou serviços. O planeamento eficiente dos processos de fluxo de trabalho é crucial para o sucesso de uma empresa, uma vez que poupa tempo, melhora a eficiência, evita potenciais problemas e ajuda a atingir grandes objectivos a tempo.
Um fluxo de trabalho é um processo abrangente que descreve todas as tarefas e processos necessários para atingir um objetivo específico. Normalmente, é composto por três fases: planeamento, execução e análise, que podem ser divididas em sete etapas, incluindo a geração de ideias, a investigação, a coordenação e a elaboração de relatórios.
Para escrever um processo de fluxo de trabalho bem sucedido, siga estes passos:
- Discussão geral.
- Determinar os resultados.
- Especificar os processos:
- Atribuir responsabilidades.
- Indicar o tempo.
- Construir diagramas.
- Use ferramentas de gestão de fluxo de trabalho.
Lembre-se, escrever um processo de fluxo de trabalho requer atenção aos detalhes e habilidades organizacionais. Não hesite em procurar ajuda ou usar ferramentas para simplificar o processo e aumentar a eficiência.
