Conselhos para as agências que pretendem dominar a gestão de projectos
O gerenciamento de projetos é o coração do fluxo de trabalho e da produção de uma agência. Um gerente de projetos supervisiona tudo o que acontece na empresa, e negligenciar essa parte pode ser fatal para os projetos.
Independentemente do tipo de agência, o gerenciamento de projetos é extremamente importante. Ele previne erros, permite uma produção mais rápida e garante que tudo permaneça dentro do orçamento.
Muito pode dar errado sem integrar o gerenciamento de projetos em uma agência. Enquanto isso, dominá-lo é altamente benéfico. Neste guia, explicamos algumas dicas úteis para uma agência de marketing digital que deseja dominar o gerenciamento de projetos.
Importância de um Gerente de Projetos
As agências precisam de um gerente específico para projetos? Os membros da equipe não podem fazer tudo sozinhos de forma tranquila? Por mais que você deseje isso, é quase impossível que tudo funcione perfeitamente na agência sem um gerente.
O gerente de projetos é responsável por garantir que a equipe trabalhe em conjunto sem cometer erros. Ele pode criar diretrizes ou estratégias específicas para que os projetos tenham sucesso.
Além disso, o gerente de projetos também cuida da comunicação com os clientes durante os projetos. Ele verifica as demandas dos clientes e garante que a agência as entregue no prazo. Ele também pode:
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Prevenir prazos perdidos (juntamente com um supervisor de registro de trabalho)
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Manter o orçamento e os gastos do projeto sob controle (55% dos gerentes de projetos acreditam que estouro de orçamento é a principal razão para falhas)
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Analisar relatórios e o desempenho de cada membro do projeto
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Negociar com os clientes sobre diferentes fatores relacionados ao projeto
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Manter membros e superiores atualizados com o progresso por meio de anúncios e e-mails
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Supervisionar o uso de ferramentas e equipamentos (em agências específicas) necessários para o projeto
Sim, você pode ter pessoas responsáveis por qualquer um (ou mais) dos fatores acima. No entanto, um gerente de projetos unifica todos esses aspectos e precisa estar presente em todos os momentos.
Dicas Passo a Passo para Dominar o Gerenciamento de Projetos
Um projeto inclui várias etapas, desde o acordo com o cliente até a entrega confirmada e aprovada do produto. Fazer cada etapa corretamente é necessário para um resultado quase perfeito ou perfeito.
Veja como sua agência pode dominar o gerenciamento de projetos para cada etapa ao conhecer o processo.
Estruturação e Documentação de Processos
A estruturação de processos e documentações da agência é a fase de preparação. É um passo antes do primeiro passo para garantir que tudo permaneça dentro de uma diretriz quando o projeto começar.
Criar um processo e diretrizes para os projetos da agência pode ser feito da seguinte forma:
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Construção de uma hierarquia de gestão e autoridade
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Criação de um fluxo de trabalho alinhado ao tipo de agência e aos projetos
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Identificação de metas, incluindo objetivos da empresa, da equipe e individuais
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Criação de modelos para várias etapas, incluindo apresentações, documentações, etc.
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Integração de ferramentas e softwares de gerenciamento de projetos e preparação deles
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Escolha de uma abordagem de gerenciamento de projetos mais adequada para a agência
Certifique-se de não deixar sua equipe liderar e trabalhar em iniciativas sem supervisão. Isso apenas abrirá caminho para problemas. Um processo adequado para todos seguirem é obrigatório, e o gerente de projetos garante que ele esteja pronto antes de os projetos começarem.
Propostas e Acompanhamentos de Clientes
Após sua agência chegar a um acordo com um cliente sobre as demandas de ambas as partes, o projeto começa. Em seguida, os processos abaixo podem seguir:
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O gerente de projetos criará o escopo do projeto. É o momento em que todos entendem suas tarefas, responsabilidades, recursos necessários e estratégia.
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A equipe do cliente criará um cronograma inicial, custo aproximado e detalhes do produto ou serviço (para mostrar ao cliente e finalizar o acordo na próxima etapa).
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Adicionar as informações necessárias e os detalhes do escopo do projeto nos aplicativos ou sites de gerenciamento de projetos.
Onboarding Bem-Sucedido de Clientes
O onboarding de clientes é vital não apenas para o projeto em questão, mas também para qualquer colaboração futura. Gerenciar essa etapa corretamente pode levar a uma colaboração saudável e a uma experiência satisfatória do cliente.
Durante o onboarding, o gerente de projetos e a equipe devem:
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Criar um plano de onboarding personalizado para cada cliente
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Entender e discutir as necessidades e demandas dos clientes
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Reunir informações do cliente sobre os pontos problemáticos que enfrentam
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Familiarizar o cliente com as características do serviço ou produto, o fluxo de trabalho da agência e os procedimentos habituais de reunião inicial
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Estabelecer expectativas claras (especialmente se o cliente tiver metas irreais, o que é normal, pois pode não estar familiarizado com o produto).
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Atualizar todos os envolvidos, incluindo membros do projeto e clientes, para que todos estejam alinhados.
Planejamento (Se Necessário)
Na maioria das agências, um plano já teria sido criado durante a fase de proposta ao cliente (ou até antes). O escopo do projeto e o fluxo de trabalho que o gerente de projetos criou já fazem parte do planejamento.
No entanto, em alguns casos e agências, pode ser necessário mais planejamento após o onboarding do cliente. Essa é a fase em que você compreende totalmente as expectativas do cliente. Assim, é possível até redefinir o plano já elaborado.
Os gerentes de projetos também terão que adicionar o custo do projeto (após o cálculo) e os cronogramas da equipe ao escopo do projeto nesta fase.
Mesmo que você ache que outro plano não seja necessário, recomendo fortemente revisar o plano que foi criado anteriormente. Você pode identificar pontos a corrigir ou modificar.
Projeto em Andamento e Adesão ao Processo
Lembra do processo e do escopo criados pelo gerente de projetos anteriormente? Esta é a fase em que eles garantem que os membros da equipe os sigam corretamente. Eles também observarão os gastos e cada etapa do processo.
Erros são comuns, e problemas podem surgir a qualquer momento. Os gerentes de projetos garantem que tais situações não passem despercebidas e as resolvem rapidamente. Além disso, eles também devem realizar as seguintes tarefas:
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Atualizar os clientes sobre o progresso do projeto
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Monitorar as cargas de trabalho e os cronogramas
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Garantir que todas as metas e objetivos definidos anteriormente pelo gerente de projetos sejam alcançados
Como você pode perceber, esta é a parte central do projeto. Assim, o gerente de projetos e outros gestores devem garantir a colaboração e comunicação adequadas.
Essa colaboração ocorre entre vários indivíduos e equipes dentro da agência, parceiros da agência, clientes, fornecedores, etc.
Eles garantem que cada membro da equipe assuma uma carga de trabalho igual e que ninguém esteja assumindo mais do que deveria. Atualmente, utilizam diferentes softwares de gerenciamento de projetos para essa distribuição. Essas ferramentas também os auxiliam em suas tarefas e responsabilidades.
Conclusão e Entrega
Quando o projeto estiver concluído e os entregáveis prontos, é hora de entregá-los aos clientes. Essa fase não é tão simples quanto muitos pensam. O gerenciamento de projetos na entrega inclui:
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Garantir que a entrega seja bem realizada. Não se trata apenas de entregar um arquivo. Pode incluir a entrega de produtos em massa. Dependendo da agência, o método de entrega pode variar e incluir várias etapas. O gerente de projetos supervisiona todo o processo.
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Analisar o desempenho do projeto. É necessário verificar se a equipe alcançou o resultado desejado e atingiu os KPIs.
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Efetuar pagamentos a fornecedores ou outras partes externas (por exemplo, transporte de entrega)
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Confirmar o pagamento por parte do cliente.
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Responder a quaisquer perguntas do cliente sobre o produto e a fatura, verificando os gastos do projeto.
Feedback
Após a análise do desempenho do projeto, é hora de revisá-lo. Além dos relatórios, o gerente de projetos coletará feedback de cada membro da equipe.
O objetivo dessa fase não é culpar alguém ou uma equipe por algo errado. É melhorar o desempenho da equipe e crescer como um todo.
Metodologias de Gerenciamento de Projetos: Prós e Contras
Existem várias metodologias de gerenciamento de projetos, e escolher a correta é a chave para o sucesso. Um gerente de projetos deve conhecer profundamente cada metodologia para implementar a mais adequada. Confira os prós e contras abaixo:
| Metodologia | Prós | Contras |
| Ágil | Foca em um fluxo de trabalho e equipe flexíveis e adaptáveis | Requer excelente sinergia, entendimento e colaboração da equipe |
| Lean | Foca em obter o máximo valor enquanto desperdiça o mínimo possível | Inadequado para agências que lidam com múltiplos projetos simultaneamente |
| Waterfall | Foca em seguir diretrizes e cronogramas rígidos | Não é adaptável a mudanças no escopo |
| Scrum | Foca na colaboração e sinergia da equipe (semelhante ao Ágil) | Não é adequado para projetos de pequena escala ou equipes pequenas |
| Híbrido | Combina duas ou mais metodologias adequadas à agência e ao projeto para o melhor resultado possível | Exige um gerente de projetos experiente para planejar, supervisionar e executar até o final |
Melhores Softwares de Gerenciamento de Projetos
Softwares de gerenciamento de projetos são essenciais para qualquer agência. 77% dos projetos de alto desempenho em todo o mundo utilizam tais ferramentas. Eles ajudam a automatizar algumas cargas de trabalho, facilitam o cumprimento de cronogramas e prazos, entre outros. Confira algumas ferramentas populares que você pode usar:
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Flowlu: Plataforma completa de gerenciamento de projetos projetada para agências. Combina rastreamento de projetos, gestão de clientes e ferramentas de orçamento em uma única solução. Seus recursos avançados de relatórios e colaboração ajudam as equipes a se manterem alinhadas, sendo uma ótima escolha para agências que gerenciam múltiplos projetos complexos.
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Trello: Possui uma interface incrível com cartões, quadros, listas, resultados estatísticos, cronogramas, etc. Você pode usar esta ferramenta para verificar o progresso do projeto a qualquer momento.
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Jira: Adequado para equipes de desenvolvimento de software testarem e corrigirem bugs e erros.
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Asana: Permite atribuir tarefas a membros e se comunicar com eles. Também possui uma ferramenta de lembrete de prazos e exibição de relatórios detalhados. Eu usei pessoalmente e adorei esta ferramenta.
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Monday.com: Oferece agendamento de tarefas, atribuições de tarefas, relatórios com gráficos, integração com outros aplicativos e sites necessários, entre outros. Possui até um aplicativo para smartphones.
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ClickUp: Além de roadmaps, relatórios e quadros Scrum, o ClickUp também possui um recurso útil de arrastar e soltar.
Grande parte dessas ferramentas são gratuitas para uso pessoal. No entanto, recomendo optar pelas versões pagas para gerenciar projetos em pequena e grande escala.
Conclusão
O gerenciamento de projetos inclui muitas etapas e tarefas. No entanto, é imprescindível para o sucesso de uma agência. Este setor tem crescido constantemente e espera-se que cresça até 33% até 2027.
Dominar o gerenciamento de projetos não é apenas sobre processos — é sobre usar as ferramentas certas para dar vida a esses processos. Flowlu é uma opção poderosa na qual as agências podem confiar para simplificar fluxos de trabalho, melhorar a colaboração e entregar projetos com precisão.
A gestão de projectos garante que os fluxos de trabalho são simplificados, os prazos são cumpridos e os orçamentos são mantidos. Minimiza os erros, melhora a colaboração e garante a satisfação do cliente, o que a torna um fator-chave para o sucesso de uma agência.
A Flowlu simplifica a gestão de projectos, oferecendo funcionalidades como o acompanhamento de tarefas, a gestão de orçamentos, a comunicação com o cliente e a colaboração em tempo real. É uma solução tudo-em-um que ajuda as agências a manterem-se organizadas e produtivas.
A melhor metodologia depende das necessidades da agência. O Agile é ótimo para a flexibilidade, o Lean minimiza o desperdício e o Hybrid combina abordagens para obter resultados personalizados. As agências devem avaliar a dinâmica da sua equipa e os requisitos do projeto antes de escolherem.
