Marcos: O que são e por que você precisa deles em Gestão de Projetos?
Neste artigo, vamos descobrir o que é um marco e por que você precisa dele para acompanhar seu progresso. Além disso, vamos descobrir como usá-lo na prática e como os marcos podem melhorar sua gestão de projetos.
Definição de Marcos
Originalmente, o termo marco era usado para marcar a distância percorrida. Em gestão de projetos, os marcos descrevem a distância percorrida também. Simplesmente, representa atividades concluídas durante a fase específica.
No entanto, marcos não são apenas uma ferramenta para simplesmente definir etapas. Os marcos também ajudam a estabelecer atividades, monitorar receitas e despesas, preparar relatórios para a sede e partes interessadas, estabelecer prazos e realizar reuniões de verificação. Nesse caso, os marcos também são uma ferramenta poderosa quando se trata de agendamento e análise, pois você pode coletar métricas para um período específico.
Como os Marcos Diferem de Outros Componentes de GP
Enquanto outras atividades, como tarefas, mostram apenas pequenos passos em direção ao objetivo principal, os marcos mostram atividades-chave do projeto. Os marcos diferem de objetivos e iterações também.
Outras atividades de gestão de projetos estão principalmente relacionadas a ações específicas, mas os marcos mostram a linha do tempo. O início e o fim de um marco podem estar relacionados a um evento, tarefa importante ou entrega. Mas, na maioria dos casos, os marcos definem fases de um projeto.
Mas como entender como os marcos são diferentes de outros componentes de gestão de projetos, como: tarefas, objetivos e iterações? A seguinte lista o ajudará a definir os outros componentes-chave de um projeto e como os marcos são diferentes deles.
Tarefas
Mesmo uma grande tarefa é apenas uma parte da fase ou etapa inteira de um projeto. Tarefas mapeiam apenas pequenos passos para o objetivo principal, enquanto marcos são uma grande parte de um projeto. Simplificando, tarefas definem partes gerenciáveis do projeto e marcos definem linhas do tempo. Tarefas são apenas incluídas no marco, elas têm prazos e etapas definidas, mas o marco ajuda a medir o tempo gasto e analisar atividades no final.
Objetivos
Um objetivo é o alvo principal. Você pode ter alguns deles no seu projeto, mas objetivos definem algo grande. Como os objetivos representam resultados futuros, marcos mostram ações já realizadas. Por exemplo, você pode ter um projeto de promoção em mídias sociais. Durante esse projeto, você tem o objetivo de executar com sucesso um novo curso para seus seguidores. Nesse caso, o marco pode ser alcançar 50.000 seguidores. À medida que você alcança o marco, pode estimar seus esforços, tempo gasto e recursos necessários.
Iterações
Iteração é uma etapa predefinida durante o desenvolvimento ou produção de um projeto. Após cada iteração, você obtém uma parte de um produto ou seu protótipo. Iterações ajudam a mostrar entregas para as partes interessadas ou outros departamentos. Enquanto após a iteração você obtém um resultado material (ou digital se estamos falando de desenvolvimento de software), marcos mostram principalmente linhas do tempo e definem eventos-chave. De qualquer forma, eles podem coincidir às vezes. Por exemplo, uma versão beta de um projeto pode ser um marco também.
Resumindo, marcos diferem de outros componentes de gestão de projetos porque podem refletir um período de tempo específico.
Benefícios dos Marcos
Como mencionado, marcos são ferramentas poderosas para definir linhas do tempo e estimar esforços, bem como analisar e planejar estratégias futuras.
- Gestão e planejamento de tempo aprimorados
Como os marcos ajudam a definir eventos importantes e datas-chave, ajuda a construir uma estrutura melhor para um projeto no futuro. Além disso, ajuda a estimar o tempo necessário para completar cada estágio de um projeto. Marcos são frequentemente usados em diferentes metodologias de gestão de projetos para estimar o tempo. Por exemplo, é uma ferramenta para o Método do Caminho Crítico. Marcos também são usados em Gráficos de Gantt.
- Melhor colaboração da equipe
Na maioria dos casos, há muitos departamentos e equipes envolvidos em um projeto. Eles têm que permanecer dentro do prazo e planejar seu fluxo de trabalho, bem como se comunicar com outros departamentos. Como os marcos definem atividades-chave, é fácil indicar se chegou o momento de pedir feedback de outro departamento.
- Encontrando desafios
Para alcançar um marco, você deve realizar tarefas e atividades predefinidas. Se você não conseguir cumprir um prazo, pode identificar quais tarefas são obstáculos. Monitorando marcos, você pode entender o que está interrompendo seu fluxo de trabalho. Como todos os marcos estão ligados entre si, você não pode começar a próxima etapa sem completar a anterior, o que ajuda você a se concentrar nas atividades atuais e se livrar das interrupções de uma etapa em andamento.
- Entregas regulares para as partes interessadas
As partes interessadas estão interessadas em saídas regulares. É muito mais fácil mantê-las informadas sobre o cronograma e preparar relatórios com base em marcos. Não é necessário informar as partes interessadas sobre tarefas pequenas e insignificantes, assim como não é bom apresentá-las apenas com o objetivo final. Com marcos, eles podem ter certeza de que o projeto será concluído no tempo e estar familiarizados com todas as atividades-chave.
- Análise e relatórios
Os relatórios são mais precisos porque você pode observar atividades por um cronograma específico e estimar como tarefas pequenas e outros componentes do projeto afetaram os eventos-chave do marco. Por exemplo, no Flowlu, você pode rastrear tarefas e fluxo de caixa relacionados ao marco. Isso é útil não apenas para relatórios, mas também para planejar projetos futuros.
Como Definir Marcos
Marcos podem ser adicionados a qualquer tipo de projeto. De qualquer forma, seu número e eventos-chave dependem do tipo de projeto, sua indústria, o tamanho da equipe e outras dependências.
Originalmente, existem cinco marcos médios:
- Iniciação
- Planejamento
- Implementação
- Monitoramento
- Encerramento
Se necessário, você pode alterar e adicionar novos marcos ao seu projeto, mas na maioria dos casos, esta lista é adequada para todos os projetos.
Para definir marcos, você precisa entender suas datas-chave e atividades. É importante lembrar que os marcos estão intimamente relacionados a reuniões com investidores e partes interessadas, pois você precisa realizá-las após a conclusão de cada fase.
Para acompanhar o progresso de forma suave, mas sem sobrecarregar um projeto com vários marcos a serem completados, é importante não adicionar apenas alguns marcos, pois isso impedirá você de estimar o progresso corretamente. Caso contrário, quando há muitos marcos, você pode ficar confuso e confundir suas partes interessadas também. Mapeie apenas as atividades-chave do seu projeto com base em eventos importantes ou entregáveis.
Uma vez que todos os marcos são estabelecidos, o gerente do projeto é responsável por realizar reuniões regulares tanto com as partes interessadas quanto com a equipe do projeto. Como os marcos são baseados em eventos-chave, eles também devem ser mencionados na documentação do projeto.
Exemplos de Marcos em Projetos
Como foi previamente afirmado, os marcos do projeto estão principalmente relacionados a eventos-chave, reuniões com partes interessadas ou saídas significativas.
Consequentemente, podemos definir os seguintes marcos como exemplos:
- Aprovação do projeto
- Datas de início e término de qualquer estágio
- Tarefas críticas ou significativas com um grande efeito no resultado final
- Reuniões com partes interessadas
- Montagem da equipe
- Aprovação do design
- Alcançar o objetivo
- Gestão financeira
- Um protótipo de produto ou um novo módulo
Os resultados de todos os marcos devem ser refletidos em relatórios para as partes interessadas. Isso não apenas ajudará a garantir que o fluxo de trabalho ocorra de forma suave, mas também ajudará você a acompanhar a produtividade.
Para Resumir
Os marcos ajudam você a alcançar o objetivo final de um projeto passo a passo. Se todos os marcos forem devidamente estabelecidos e ajudarem você a seguir o caminho certo. De qualquer forma, eles são apenas uma ferramenta em um arsenal inteiro de truques de gestão de projetos, mas ajudarão você a estar preparado para situações inesperadas e evitar erros.
Para executar um projeto com sucesso, você também deve seguir metodologias específicas de GP, gerenciar partes interessadas e aprimorar a comunicação com a equipe.
Marcos de projeto são pontos ou eventos significativos dentro do cronograma de um projeto que denotam uma conquista ou uma fase do trabalho que foi concluída. Eles são usados para acompanhar o progresso e destacar momentos-chave no ciclo de vida do projeto.
Marcos são identificados analisando o escopo do projeto e dividindo o trabalho em componentes-chave. Eventos como a conclusão de uma fase importante, tarefas críticas ou a conquista de objetivos específicos podem ser considerados marcos.
Marcos são importantes porque fornecem uma indicação clara do progresso, ajudam a alinhar os esforços da equipe, facilitam a comunicação com as partes interessadas e podem ser usados como pontos de verificação para avaliar a saúde e a direção do projeto.
Marcos representam conquistas significativas ou fases e não envolvem ações diretas, enquanto tarefas são as ações específicas ou itens de trabalho que precisam ser concluídos para alcançar um marco. Marcos servem como marcadores de progresso, enquanto tarefas são os passos dados para alcançar esse progresso.
