O melhor guia de gestão de projectos para organizações sem fins lucrativos

Paul Burke

Escritor sénior

10 de julho de 2024

24 min read

Vamos, então, mergulhar nos elementos essenciais do software de gestão de projetos para ONGs ou organizações sem fins lucrativos, explorando os desafios únicos que exigem diretrizes de gestão personalizadas. No entanto, este guia busca simplificar o processo, oferecendo ideias e sugestões sobre como escolher o melhor software de gestão de projetos para organizações sem fins lucrativos.

O que é Gestão de Projetos?

A gestão de projetos é a forma disciplinada de orientar um pequeno grupo de pessoas para alcançar determinados objetivos dentro de restrições de tempo, escopo e orçamento. Assim, você pode concluir o trabalho corretamente, no prazo e dentro do orçamento, mantendo a sua sanidade. Sua capacidade mental, juntamente com outros recursos, talentos, equipamentos e estratégias, faz tudo funcionar sem problemas.

Existem vários tipos de software de gestão de projetos, incluindo software de desktop, baseado na web, integrado e cliente-servidor. O número de pessoas envolvidas e o número e tamanho dos projetos determinam qual tipo usar.

As principais áreas da gestão de projetos são planejamento, documentação, execução e comunicação. O planejamento envolve a definição dos objetivos de um projeto e a identificação das tarefas necessárias para alcançar esses objetivos. A documentação é o componente de registro do projeto. A execução é onde o trabalho real é realizado. A comunicação garante que todos os membros do projeto estejam cientes do progresso. O gerente de projeto coordena e controla esses elementos, alocando tarefas e garantindo que o projeto esteja dentro do cronograma e do orçamento.

Benefícios das Ferramentas de Gestão de Projetos para Organizações Sem Fins Lucrativos

Adotar ferramentas de gestão de projetos pode trazer inúmeros benefícios às organizações sem fins lucrativos, permitindo que operem de forma mais eficaz e alcancem suas missões. Aqui estão algumas vantagens principais:

• Melhoria da Eficiência: Ferramentas de gestão de projetos ajudam a agilizar processos e reduzir a carga administrativa. Recursos de gestão de tarefas automatizadas, agendamento e rastreamento de tempo permitem que as equipes se concentrem em atividades de alto impacto.

• Melhora da Colaboração: Essas ferramentas oferecem plataformas para que os membros da equipe se comuniquem, compartilhem documentos e colaborem em tempo real, independentemente de sua localização. Isso promove um ambiente colaborativo, garantindo que todos estejam alinhados e trabalhando juntos de forma eficaz.

• Melhor Gestão de Recursos: Com recursos como orçamento, rastreamento financeiro e alocação de recursos, as ferramentas de gestão de projetos ajudam as ONGs a gerenciar seus recursos de forma mais eficiente, assegurando que os fundos sejam usados de maneira eficaz e que os projetos sejam concluídos dentro do orçamento.

• Aumento da Responsabilidade e Transparência: Ferramentas de gestão de projetos proporcionam visibilidade do progresso do projeto e das contribuições individuais. Essa transparência aumenta a responsabilidade entre os membros da equipe e ajuda a construir confiança com os stakeholders e doadores.

• Decisões Baseadas em Dados: Recursos de relatórios e análises em ferramentas de gestão de projetos oferecem insights valiosos sobre o desempenho do projeto. As ONGs podem usar esses dados para tomar decisões informadas, otimizar processos e demonstrar impacto para doadores e stakeholders.

• Escalabilidade e Flexibilidade: Essas ferramentas podem escalar com o crescimento da organização e se adaptar às necessidades em mudança. Seja gerenciando um pequeno projeto ou uma iniciativa complexa e de grande porte, as ferramentas de gestão de projetos oferecem flexibilidade para lidar com vários cenários.

• Melhora na Gestão de Doadores: Muitas ferramentas de gestão de projetos incluem recursos para gestão de doadores e arrecadação de fundos, ajudando as ONGs a construir e manter relacionamentos fortes com os doadores, levando a campanhas de arrecadação de fundos mais bem-sucedidas e apoio contínuo.

Ao implementar práticas recomendadas de gestão de projetos e utilizar ferramentas eficazes, as organizações sem fins lucrativos podem aumentar sua eficiência operacional, melhorar os resultados dos projetos e alcançar melhor suas missões.

Características Principais do Software de Gestão de Projetos

Vamos falar sobre o que torna o software de gestão de projetos tão valioso para organizações sem fins lucrativos. Ao escolher um software de gestão de projetos para ONGs, é crucial encontrar recursos que se alinhem às necessidades exclusivas dessas organizações. Essas características ajudam a garantir que tudo funcione sem problemas e podem fazer uma diferença significativa no alcance dos seus objetivos.

Gestão de Tarefas

A gestão eficaz de tarefas é essencial para manter os projetos nos trilhos e aumentar a produtividade. Com os recursos de gestão de tarefas, você pode:

• Criar, atribuir e priorizar tarefas
• Definir prazos e lembretes
• Acompanhar o progresso com ferramentas visuais como quadros Kanban e gráficos de Gantt
• Garantir que os membros da equipe sejam responsáveis e focados em suas responsabilidades

Rastreamento de Tempo

Os recursos de rastreamento de tempo ajudam as ONGs a usar seus recursos de maneira inteligente. Monitorando como o tempo é gasto em várias tarefas e projetos, você pode:

• Otimizar a alocação de recursos
• Identificar atividades que consomem muito tempo e que podem precisar ser simplificadas
• Garantir que os projetos permaneçam dentro do cronograma planejado
• Relatar com precisão o investimento de tempo para stakeholders e financiadores

Ferramentas de Colaboração

As ferramentas de colaboração melhoram a comunicação e o trabalho em equipe, o que é vital para o sucesso dos projetos de ONGs. Essas ferramentas permitem que os membros da equipe:

• Comuniquem-se em tempo real através de chats e fóruns de discussão
• Compartilhem arquivos e documentos com segurança
• Coordenem esforços em diferentes locais e fusos horários
• Promovam uma cultura colaborativa, garantindo que todos estejam alinhados e informados

Relatórios e Análises

Os recursos de relatórios e análises fornecem insights valiosos sobre o desempenho do projeto. Com essas ferramentas, você pode:

• Gerar relatórios detalhados sobre vários aspectos do projeto
• Analisar dados para identificar tendências, pontos fortes e áreas de melhoria
• Tomar decisões baseadas em dados para otimizar os resultados do projeto
• Demonstrar impacto e transparência para doadores e stakeholders

Gestão de Arrecadação de Fundos e Doadores (Opcional)

Os recursos de gestão de arrecadação de fundos e doadores são cruciais para manter relacionamentos sólidos com doadores e garantir financiamento. Esses recursos ajudam você a:

• Gerenciar informações e interações com doadores
• Acompanhar campanhas de arrecadação de fundos e progresso
• Segmentar doadores para comunicação direcionada
• Melhorar a retenção e o engajamento dos doadores

Gestão Orçamentária e Financeira

A gestão orçamentária e financeira garante transparência e responsabilidade no manejo dos fundos. Esses recursos permitem que você:

• Planeje e monitore orçamentos para vários projetos
• Acompanhe despesas e transações financeiras
• Gere relatórios financeiros para stakeholders
• Garanta conformidade com regulamentos financeiros e requisitos dos doadores

Fluxos de Trabalho Personalizáveis

Os fluxos de trabalho personalizáveis permitem que as ONGs ajustem os processos de gestão de projetos às suas necessidades específicas. Essa flexibilidade ajuda a:

• Otimizar processos organizacionais únicos
• Automatizar tarefas repetitivas para economizar tempo
• Adaptar-se rapidamente a requisitos de projeto em mudança
• Garantir que os fluxos de trabalho estejam alinhados com os objetivos e estratégias organizacionais

Capacidades de Integração

As capacidades de integração permitem que o software de gestão de projetos se conecte a outras ferramentas e plataformas que você utiliza. Esse recurso ajuda a:

• Sincronizar dados entre diferentes aplicativos
• Aumentar a produtividade reduzindo a entrada manual de dados
• Garantir colaboração contínua entre várias ferramentas
• Criar um ecossistema tecnológico coeso que suporte suas operações

Acessibilidade Móvel

A acessibilidade móvel garante que os membros da equipe possam acessar as ferramentas de gestão de projetos em movimento. Com recursos móveis, você pode:

• Manter-se conectado e produtivo de qualquer lugar
• Gerenciar tarefas e comunicar-se em tempo real
• Garantir que equipes de campo e trabalhadores remotos estejam integrados às atividades do projeto
• Aumentar a flexibilidade e a capacidade de resposta geral

Esses recursos ajudam as ONGs a alcançar suas missões de forma mais eficaz, aumentando a eficiência, melhorando a comunicação e fornecendo insights valiosos. Ao escolher um aplicativo de gestão de projetos com essas capacidades, as ONGs podem simplificar suas operações e concentrar-se em causar um impacto positivo em suas comunidades.

Melhor Software de Gestão de Projetos para ONGs

Escolher o software de gestão de projetos perfeito para organizações sem fins lucrativos é super importante porque ajuda a realizar tarefas de forma mais eficiente, trabalhar de maneira mais inteligente e enfrentar projetos de forma eficaz. Existem muitas opções, por isso encontrar uma que seja adequada para ONGs é essencial.

Confira o guia abaixo para uma visão geral das melhores opções de software de gestão de projetos para ONGs. Este guia cobre suas características únicas, preços e para quem são projetados. Seja você uma pequena ONG ou uma organização maior, essas ferramentas podem ajudar a alcançar seus objetivos de forma mais eficiente.

Pequenas ONGs

Encontrar ferramentas de gestão de projetos acessíveis e poderosas é fundamental para pequenas ONGs. As opções a seguir oferecem uma gama de recursos que podem ajudar pequenas organizações a gerenciar seus projetos de forma eficaz sem gastar muito.

As opções incluem:

Trello

Você já ouviu falar do Trello? É uma ferramenta interessante de gestão de projetos que usa cartões e quadros para ajudar as equipes a organizar tarefas visualmente. É simples e flexível, tornando-se perfeito para pequenas ONGs.

Características Únicas:

• Exibição do status do projeto com quadros, listas e cartões
• Reordenação de tarefas personalizável através de um mecanismo intuitivo de arrastar e soltar
• Integração e otimização de suas operações

Planos de Preços:

• Plano Gratuito: Oferece recursos adequados para uma pequena equipe.
• Plano Standard: $5 por usuário/mês com checklists avançadas e campos personalizados.
• Plano Premium: $10 por usuário/mês com recursos como visualização de calendário e controles administrativos.

Público-Alvo:

• Pequenas ONGs que precisam de uma ferramenta de gestão de projetos gráfica e fácil de usar, com capacidade de personalização de tarefas.

Freedcamp

Freedcamp é uma ótima escolha também. Ele oferece uma multitude de ferramentas de gestão de projetos que muitas ONGs necessitam além da simples gestão de tarefas. Então, confira!

Características Únicas:

• Subtarefas e marcos, gestão completa de tarefas
• Interações como discussões, compartilhamento de arquivos e controle de tempo
• Integrações com Google Drive, Dropbox e outras plataformas principais

Planos de Preços:

• Plano Gratuito: Para gestão de projetos com recursos fundamentais.
• Plano Básico: $1.49 por usuário/mês mais armazenamento.
• Plano Empresarial: $7.49 por usuário/mês com recursos profissionais, incluindo templates de projetos e CRM integrado.

Público-Alvo:

• Pequenas ONGs que necessitam de um sistema de gestão de projetos online completo para colaborar e manter todos alinhados.

Asana

Asana é uma plataforma robusta e completa de gestão de projetos projetada para ajudar equipes diversificadas a planejar, organizar, coordenar e gerenciar eficientemente todo o trabalho desde a concepção até a conclusão. É especialmente adequada para pequenas ONGs com recursos limitados que precisam integrar projetos e tarefas complexas entre grupos dispersos e calendários.

Características Únicas:

• Rastreamento de tarefas e projetos com cronogramas e quadros personalizáveis
• Templates para simplificar a automação de fluxos de trabalho repetitivos
• Mais de 100 integrações, incluindo ferramentas como Microsoft Teams, Slack e Google Workspace para otimizar a colaboração entre aplicativos

Planos de Preços:

• Plano Básico Gratuito: Suporta até 15 usuários para coordenação fundamental.
• Plano Premium: Desbloqueia visualizações avançadas de cronograma e relatórios a $10.99 mensais por usuário.
• Plano Empresarial: Oferece ferramentas como gestão de metas e opções sofisticadas de integração por $24.99 por usuário/mês.

Público-Alvo:

• Pequenas ONGs que necessitam de uma plataforma escalável e acessível, com interoperabilidade entre ecossistemas, Asana equipa pequenas ONGs que conduzem programas multifacetados com orçamentos apertados, proporcionando visibilidade e controle em todas as fases de seu trabalho importante.

ONGs de Médio a Grande Porte

ONGs de médio a grande porte precisam de um sistema de gestão de projetos avançado para lidar com todas as suas tarefas complicadas. Essas organizações precisam de ferramentas com recursos avançados, integrações extensivas e suporte robusto para gerenciar seus projetos de forma eficiente e correta. Aqui estão algumas das principais opções de programas de gestão de projetos para ONGs de médio a grande porte.

As opções incluem:

• Celoxis
• Basecamp
• ClickUp
• Teamwork

Celoxis

Celoxis é uma ferramenta de gestão de projetos tudo-em-um para gerenciar projetos complexos e grandes equipes de forma eficiente. Inclui muitas ferramentas úteis para planejamento, acompanhamento e colaboração.

Características Únicas:

• Gráficos de Gantt embutidos e alocação de recursos para um planejamento de projetos mais avançado
• Acompanhamento e relatórios de projetos em tempo real
• Fluxos de trabalho de tarefas e personalizações de dashboard
• Conecta-se a mais de 400 aplicativos, incluindo Google Drive, Microsoft Project e Salesforce

Planos de Preços:

• Plano Manager: $25 por usuário/mês, cobrado anualmente
• Plano Team Member: $15 por usuário/mês, cobrado anualmente, mais add-ons
• Plano On-Premise: Contate-os para obter preços

Público-Alvo:

• ONGs maiores ou organizações de médio porte que procuram uma solução de gestão de projetos em larga escala com ampla personalização e integração.

Basecamp

Basecamp é uma ferramenta de gestão de projetos popular devido à sua interface simples e recursos poderosos. Se gerenciada corretamente, pode ser usada por equipes muito grandes, até milhares. A parte central da ferramenta é a capacidade de colaborar em equipes usando quadros para acompanhar um projeto.

Características Únicas:

• Plataforma tudo-em-um para quadros de mensagens, tarefas, armazenamento de arquivos e agendamento
• Hill Charts para acompanhamento visual do progresso do projeto
• Acesso de clientes para comunicação e colaboração transparentes
• Conecta-se a mais de 75 aplicativos

Planos de Preços:

• Plano Básico: $15 por usuário/mês
• Pro Unlimited: Usuários ilimitados por $299/mês, cobrado anualmente

Público-Alvo:

• ONGs de médio a grande porte que precisam de uma ferramenta de gestão de projetos simples e com taxa fixa para colaboração extensa em equipe e interação com clientes.

ClickUp

ClickUp é uma ferramenta de gestão de projetos altamente versátil que oferece um espaço de trabalho personalizável para acomodar as diversas necessidades das ONGs de médio a grande porte. Seus recursos extensivos e integrações tornam-na uma ferramenta poderosa para gerenciar projetos complexos.

Características Únicas:

• Visualizações de tarefas personalizáveis (lista, quadro, calendário e Gantt)
• Rastreamento de metas e medição de progresso
• Rastreamento de tempo e gestão de carga de trabalho
• Mais de 1.000 integrações, incluindo Slack, Trello e Google Workspace

Planos de Preços:

• Plano Gratuito: Recursos básicos para uso pessoal
• Plano Unlimited: $5 por usuário/mês com recursos avançados e integrações
• Plano Business: $12 por usuário/mês com recursos adicionais de personalização e automação

Público-Alvo:

• ONGs de médio a grande porte que buscam uma solução de gestão de projetos flexível e altamente integrativa.

Teamwork

Teamwork é uma poderosa ferramenta de gestão de projetos projetada para ajudar grandes equipes a gerenciar seus projetos de forma mais eficaz. Oferece uma gama de recursos focados em melhorar a colaboração em equipe e a produtividade.

Características Únicas:

• Gestão de tarefas com subtarefas, marcos e dependências
• Rastreamento de tempo e faturamento para contabilidade de projetos
• Ferramentas de colaboração, incluindo mensagens, arquivos e notebooks
• Integração com vários aplicativos como Slack, HubSpot e QuickBooks

Planos de Preços:

• Plano Gratuito: Recursos limitados para até 5 usuários
• Plano Deliver: $9.99 por usuário/mês com recursos essenciais de gestão de projetos
• Plano Grow: $17.99 por usuário/mês com recursos avançados e integrações

Público-Alvo:

• ONGs de médio a grande porte que precisam de uma ferramenta de gestão de projetos abrangente com forte colaboração e capacidades de rastreamento de tempo.

Flowlu: A Escolha Ideal para ONGs

Flowlu é uma das melhores escolhas quando se trata de software de gestão de projetos para organizações sem fins lucrativos. Flowlu possui um conjunto de recursos para planejamento de projetos, colaboração e eficiência geral, adaptados às necessidades das organizações sem fins lucrativos. Aqui estão razões adicionais pelas quais vale a pena considerar o Flowlu para gestão de projetos neste campo:

Principais Características

As amplas capacidades do Flowlu permitem a gestão de organizações de caridade, especialmente para aquelas que dependem de muitos métodos diferentes de renda.

Plataforma Tudo-em-Um: Com o Flowlu, a gestão de negócios de ONGs torna-se muito mais fácil. Todas as operações das organizações sem fins lucrativos são totalmente cobertas em uma plataforma, que inclui gestão de projetos, CRM, faturamento e colaboração em equipe.

Gestão de Tarefas: A interface intuitiva do Flowlu facilita a criação, atribuição e acompanhamento de tarefas. Usando quadros Kanban, gráficos de Gantt e listas de tarefas, você também pode visualizar o progresso do projeto.

Workflows Personalizáveis: Este recurso é importante para o programa de gestão de fluxo de trabalho das ONGs. Ajuste os fluxos de trabalho para atender às necessidades específicas da sua organização, garantindo que os processos sejam otimizados e eficientes.

Ferramentas de Colaboração: Mantenha sua equipe conectada com chat integrado, fóruns de discussão e compartilhamento de arquivos, garantindo comunicação e colaboração contínuas.

Gestão Financeira: Gerencie seu orçamento, acompanhe despesas e gere faturas diretamente no Flowlu, tornando a gestão financeira simples e transparente.

Relatórios e Análises: Obtenha insights sobre o desempenho do projeto com ferramentas abrangentes de relatórios, ajudando você a tomar decisões baseadas em dados.

Usabilidade

Flowlu é projetado com o foco na experiência do usuário, tornando fácil para as equipes de ONGs começarem rapidamente:

Interface Intuitiva: A interface limpa e amigável garante que os membros da equipe possam navegar facilmente pela plataforma, reduzindo a curva de aprendizado.

Dashboards Personalizáveis: Personalize dashboards para exibir as informações mais relevantes para cada usuário, melhorando a eficiência e o foco.

Acessibilidade Móvel: O aplicativo móvel do Flowlu permite que os membros da equipe acessem a ferramenta em movimento e se mantenham conectados e produtivos de qualquer lugar.

Valor

Flowlu oferece um valor excepcional para organizações sem fins lucrativos, fornecendo um conjunto de recursos ricos a um preço acessível:

Plano Gratuito: ONGs podem começar com o plano gratuito do Flowlu, que inclui ferramentas essenciais de gestão de projetos, tornando-o acessível para organizações com orçamentos limitados.

Preços Acessíveis: Os planos pagos do Flowlu começam a partir de apenas $29 por mês para até 8 usuários, oferecendo recursos avançados e escalabilidade à medida que sua organização cresce.

Custo-Benefício: Ao consolidar várias ferramentas em uma plataforma, o Flowlu elimina a necessidade de assinaturas adicionais de programas, economizando dinheiro das ONGs a longo prazo.

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Melhores Práticas de Gestão de Projetos para Organizações Sem Fins Lucrativos

As organizações sem fins lucrativos podem se beneficiar significativamente ao aderir às melhores práticas em gestão de projetos. Aqui estão algumas práticas recomendadas especificamente para ONGs:

Defina Objetivos e Metas Claras: Comece definindo objetivos claros e alcançáveis para cada projeto. Isso garante que todos os membros da equipe estejam alinhados e trabalhando em direção aos mesmos resultados. Os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado (SMART).

Envolva os Stakeholders: Envolva todos os stakeholders relevantes, incluindo doadores, beneficiários e membros da equipe, desde o início do projeto. Atualizações regulares e canais de comunicação abertos ajudam a manter o engajamento e o suporte dos stakeholders.

Desenvolva um Plano de Projeto Detalhado: Crie um plano de projeto abrangente que descreva tarefas, cronogramas, recursos e responsabilidades. Este plano deve ser flexível o suficiente para acomodar mudanças, mas detalhado o suficiente para guiar a execução do projeto.

Utilize Ferramentas Apropriadas: Aproveite os programas de gestão de projetos projetados para ONGs para ajudar a gerenciar tarefas, acompanhar o progresso e facilitar a colaboração. Ferramentas com recursos como gestão de tarefas, rastreamento de tempo e orçamento podem melhorar significativamente a eficiência do projeto.

Monitore e Avalie o Progresso: Monitore regularmente o progresso do projeto em relação ao plano e faça os ajustes necessários. Use métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar o desempenho e identificar áreas de melhoria.

Promova uma Cultura Colaborativa: Incentive o trabalho em equipe e a colaboração entre os membros da equipe. Use ferramentas de colaboração e reuniões regulares para garantir que todos estejam na mesma página e trabalhando em direção a objetivos comuns.

Treine e Apoie Sua Equipe: Ofereça treinamento e recursos adequados para sua equipe usar eficazmente as ferramentas de gestão de projetos e seguir as melhores práticas. O apoio contínuo e as oportunidades de desenvolvimento profissional podem melhorar suas habilidades e produtividade.

Garanta Transparência e Responsabilidade: Mantenha a transparência em todas as atividades do projeto e garanta a responsabilidade entre os membros da equipe. A comunicação clara e a documentação ajudam a construir confiança e garantem que todos sejam responsáveis por suas tarefas.

Para Concluir

Guiamos você pelas nuances da gestão de projetos para organizações sem fins lucrativos através de uma visão geral dos componentes essenciais e uma demonstração de algumas excelentes soluções de gestão de projetos para ONGs. Como você pode ver, escolher o melhor software é necessário se você deseja melhorar o desempenho, a produção e o objetivo geral da sua organização sem fins lucrativos. O ideal é pensar nisso como procurar uma ferramenta perfeita para construir um projeto específico que você tem em mente.

Dado os critérios, Flowlu se destaca por possuir uma ampla gama de recursos a custos acessíveis. Programas eficazes de gestão de projetos, como o Flowlu, podem funcionar maravilhosamente para organizações de qualquer tamanho, seja uma grande organização não governamental ou uma pequena corporação sem fins lucrativos apoiando iniciativas do sistema.