Guia rápido sobre o planeamento da gestão da comunicação do projeto
A gestão de projectos pode ser entediante, independentemente do sector em que se encontre. Como gestor de projectos, é responsável por tratar de muitas coisas ao mesmo tempo, incluindo as seguintes tarefas:
- Delegar tarefas
- Certificar-se de que toda a gente está na mesma página, E
- Remover obstáculos que possam estar a interferir com o projeto
Essencialmente, o gestor de projectos é responsável por conduzir a equipa de projeto do Ponto A ao Ponto B, enquanto trabalham em conjunto para concluir um projeto.
No entanto, se não houver comunicação entre os membros da equipa de projeto, o projeto não pode avançar. Por isso, o gestor de projeto deve encontrar formas eficazes de colocar a comunicação em primeiro plano, para que todos saibam o que estão a fazer para ver o projeto concluído.
Neste guia rápido, apresentaremos uma visão geral da gestão da comunicação do projeto e, em seguida, descreveremos os passos para criar um plano eficaz para a mesma.
À primeira vista
"Um plano de comunicação de projeto permite-lhe comunicar eficazmente sobre um projeto dentro e fora da sua empresa", afirma Cassandra Middleton, redatora da Cheap Assignments. "Com este plano, pode comunicar com os membros da equipa, clientes e outras partes interessadas, lembrando ao mesmo tempo as directrizes que devem ser seguidas para que estas correspondências funcionem. Este plano irá mostrar-lhe quem é responsável por que informação ou tarefa e como as comunicações serão conduzidas, para que todos os envolvidos estejam na mesma página quando iniciarem um projeto."
Porque é que este plano é importante?
Embora o mapeamento de todas as tarefas seja essencial para ver um projeto do início ao fim, é igualmente importante ter um plano para a comunicação. De facto, um projeto precisa de ter um fluxo constante de comunicação para que todas as partes mantenham o rumo.
Dito isto, um plano de comunicação fará o seguinte num projeto:
- Fornecer documentação escrita para ser consultada pelos membros da equipa do projeto e pelos líderes
- Definir expectativas claras sobre como e quando as actualizações serão partilhadas com a equipa do projeto
- Promover a produtividade
- Partilhar o estado de adiantamento do projeto
- Permitir que os membros da equipa do projeto dêem o seu feedback da forma que acharem melhor, E
- Garantir que o projeto continua a alinhar-se com os objectivos ditados pelo plano
Quem deve planear a comunicação?
Além do gestor de projeto, outras pessoas no projeto devem olhar para o plano, tal como referido na secção anterior. Como pode ver, o plano envolve a cooperação dos seguintes:
- Membros da equipa
- Liderança
- Recursos humanos
- Equipa de TI (se a sua empresa for especializada em tecnologia)
- Clientes
- Partes interessadas, e assim por diante
Escusado será dizer que, independentemente de quem esteja envolvido no projeto, todos devem respeitar o plano de comunicação, para que o projeto seja bem sucedido.
Métodos
Acredite ou não, há muitas formas de planear a comunicação de um projeto. Uma vez que não existe uma única forma correcta de comunicar num projeto empresarial, é melhor não só manter as opções em aberto, mas também aprender quais são essas opções. Embora você e a equipa possam sentir-se bem com um método, outro método pode ser mais eficaz do que o outro. Com tantas opções, você e a equipa podem decidir qual o método mais adequado para si, uma vez que nem todos os projectos são iguais.
Tendo isso em mente, eis alguns métodos que podem interessar a si e à sua equipa de projeto:
- Reuniões (presenciais, telefónicas, online, vídeo chat)
- Correio eletrónico
- Fóruns de discussão
- Aplicações de colaboração
- Listas de afazeres
- Inquéritos, etc.
Criar um plano!
Agora que já conhece os métodos de planeamento da comunicação do projeto, está na altura de pôr o seu plano no papel (ou no tablet com um estilete). Aqui estão 5 passos práticos para escrever um plano de comunicação de gestão de projectos:
- Faça uma lista das necessidades de comunicação do seu projeto antes de começar. Uma vez que todos os projectos são diferentes, é necessário ter em conta a dimensão do projeto, as suas implicações e as preferências do cliente e das partes interessadas.
- Defina o objetivo do seu projeto. É importante ter uma razão de ser para o seu projeto. É para ajudar a melhorar a sua empresa? É para garantir uma melhor relação com os seus clientes e partes interessadas? Será para introduzir uma nova ideia ou produto? Seja qual for a razão, é importante definir o objetivo do seu projeto.
- Escolha um método de comunicação adequado que todos os membros da sua equipa possam utilizar. Enquanto algumas pessoas podem preferir comunicar através de mensagens de texto, outras podem preferir encontros presenciais e outras podem preferir a conversação por vídeo. É importante perguntar aos membros da equipa e a outras partes participantes qual é o seu método preferido.
- Determine como a comunicação será avaliada durante o projeto. É importante medir o sucesso ou a importância da comunicação durante o projeto. Isto significa certificar-se de que todos os participantes no projeto estão a fazer a sua parte no que diz respeito à comunicação. Certifique-se de que todos têm uma palavra a dizer no projeto e não deixe ninguém de fora em nenhuma das tarefas relacionadas com esse projeto.
- Saiba quem são o proprietário e as partes interessadas no projeto. Por fim, atribua a responsabilidade a uma pessoa ou pessoal. Isto cria responsabilidade no projeto para que o plano decorra da melhor forma possível. Também deve fazer o mesmo com as partes interessadas, para que também elas se mantenham informadas.
E se o projeto mudar?
Por vezes, o projeto pode sofrer alterações por qualquer motivo. Quer essas alterações tenham sido provocadas por si ou pelos membros da sua equipa, ou se as alterações estiverem fora do controlo de qualquer pessoa, terá de planear tudo o que possa acontecer. Isso significa estabelecer um plano de reserva para o plano de comunicação do seu projeto. De preferência, terá de pensar em mais do que uma alternativa, no caso de o plano original falhar.
Conclusão
Como se pode ver, ter um plano de comunicação de gestão de projectos funcional permite-lhe a si e à sua equipa de projeto criar e entregar algo excelente para a sua empresa. Tudo começa com uma comunicação eficaz.
Ter um plano define muitas expectativas para todos os membros relevantes da equipa e garante que o seu plano é claro do princípio ao fim.
Ao seguir este guia rápido, o seu plano de gestão da comunicação do projeto não só garantirá uma excelente comunicação, como também um planeamento eficaz no que diz respeito a projectos e ideias de produtos/serviços na sua empresa.
Sobre a autora
Emily Henry é escritora e editora de várias publicações online. Como escritora freelancer, escreve artigos sobre gestão de projectos, tendências empresariais e marketing nas redes sociais.
A gestão da comunicação do projeto é crucial para garantir que todos os membros da equipa, clientes e partes interessadas estão na mesma página durante todo o projeto. Ajuda a fornecer documentação clara, a definir expectativas, a promover a produtividade, a partilhar o estado do projeto e a alinhar o projeto com os seus objectivos.
Para além do gestor do projeto, todos os membros da equipa, a liderança, os recursos humanos, a equipa de TI, os clientes, as partes interessadas e outras partes relevantes devem ser envolvidos no cumprimento do plano de comunicação. A cooperação de todos os envolvidos é essencial para o sucesso do projeto.
Existem vários métodos de comunicação para projectos, incluindo reuniões (presenciais, telefónicas, online, vídeo chat), e-mail, fóruns de discussão, aplicações de colaboração, listas de tarefas, inquéritos e muito mais. É importante escolher métodos de comunicação que se adaptem às preferências dos membros da equipa e de outras partes interessadas envolvidas no projeto.
