Os 5 melhores modelos de gestão de projectos gratuitos para 2024

Kristen Chung

Escritor

12 de agosto de 2024

21 min read

É por isso que agora pode aceder a modelos de planos de gestão de projetos. Mas antes de falarmos sobre os modelos, é importante que compreenda o que é, em primeiro lugar, um plano de gestão de projetos.

O que é um Plano de Gestão de Projetos?

Como pode facilmente entender pelo nome, um plano de gestão de projetos é um documento completo onde são adicionados todos os detalhes sobre um projeto. Este documento deve especificar como a iniciativa será executada, monitorada, controlada e, por fim, encerrada.

Como gestor de projetos (PM), é crucial ter todos esses detalhes em mãos para garantir que pode concluir todos os processos a tempo. Com este plano, será mais fácil definir metas, detalhar tarefas, estimar custos e o tempo necessário para cada atividade, além de medir os riscos envolvidos.

No passado, a maioria dos PMs usava documentos para criar seus planos de gestão de projetos, mas isso já não é verdade. Agora, pode contar com aplicações, PCs ou o Flowlu para realizar tudo da melhor forma, sem a necessidade de baixar nada.

Para que Serve um Plano de Gestão de Projetos?

Como mencionado anteriormente, um plano de gestão de projetos é um documento abrangente onde um gestor pode ver todos os detalhes de um projeto. Assim, como pode facilmente perceber, o plano de gestão de projetos serve como um guia para cada um dos seus projetos. Ele abrange todos os detalhes da iniciativa, desde os aspectos mais gerais até os mais específicos, como cronogramas, recursos, orçamento e entregas. Em resumo, um plano de gestão de projetos oferece todas as informações necessárias sobre a iniciativa em cada etapa do caminho.

Elementos Mais Importantes que um Plano de Gestão de Projetos Deve Incluir

Há certos elementos que todos os planos de gestão de projetos precisam incluir. Embora campanhas específicas possam não necessitar de todos esses elementos, outras podem exigir ainda mais. No entanto, na maioria dos casos, esses são os principais elementos que seu plano de gestão de projetos deve incluir:

• Metas ou objetivos
• Escopo completo do trabalho
• Calendário detalhado ou cronograma das principais tarefas
• Custos detalhados
• Recursos necessários
• Como a comunicação será feita
• Gestão dos stakeholders
• Gestão de aquisições
• Como determinar se o projeto está concluído
• Organização detalhada do projeto.

Escrevendo Seu Plano de Gestão de Projetos

Se está começando como PM, pode estar se perguntando como começar a escrever seu primeiro plano. Afinal, ele precisa incluir muitas informações diferentes e deve ser detalhado.

Embora possa parecer confuso e até mesmo esmagador no início, respire fundo. Agora, continue a ler e descubra os 5 aspectos essenciais que você deve incluir no seu plano de gestão de projetos.

1. As Linhas de Base do Seu Projeto: Antes de começar a escrever o plano, você precisa ter os fundamentos em mente. Isso significa identificar o escopo da iniciativa e determinar seu custo e cronograma. O restante das informações girará em torno dessas bases.

2. As Dependências do Seu Projeto: Como você sabe, certas tarefas só podem ser realizadas após a conclusão de outras. Agora, é hora de definir as principais tarefas e subtarefas do projeto, identificar dependências e ajustar conforme necessário para atender aos prazos e custos definidos.

3. Os Stakeholders do Projeto: Lidar com stakeholders pode ser um desafio, pois alguns são mais compreensivos enquanto outros são bastante exigentes. Como PM, é seu trabalho manter os stakeholders informados. Este é o momento de determinar que informações serão divulgadas, como, para quem e quando.

4. Não Se Esqueça dos Marcos: Definir marcos é crucial, especialmente ao lidar com grandes projetos. Os marcos funcionam como marcadores-chave do progresso do projeto.

5. Responsabilidades: Cada tarefa precisa de alguém responsável. Embora seja seu trabalho como PM garantir que todas as tarefas sejam concluídas e metas cumpridas, é importante que cada tarefa tenha uma pessoa encarregada, assegurando transparência e responsabilidade.

Agora que já compreende o que é um plano de gestão de projetos, para que serve e como criar um, é hora de olhar para os modelos de planos.

O que é um modelo de plano PM?

Um template de plano de gestão de projetos (PM) é essencialmente um documento que contém todas as informações sobre um projeto específico, mas que foi criado usando um modelo pré-definido. Em vez de começar a escrever o seu plano do zero, numa folha em branco ou num documento de Word ou Excel, você começa com um template de plano de gestão de projetos.

O principal objetivo de usar templates de planos de PM é que eles permitem economizar muito tempo. Além disso, conferem um ar mais profissional ao trabalho e garantem que você não esquecerá nenhuma informação importante.

É importante lembrar que um plano de gestão de projetos não é arquivado assim que o projeto é aprovado. Você precisará mantê-lo por perto enquanto o projeto estiver em andamento, pois ele serve como um guia.

Quem utiliza um template de plano de gestão de projetos?

Embora o gerente de projetos (PM) seja o principal responsável pela criação de um plano de gestão, esse trabalho é realizado em conjunto com a sua equipe.

Como é fácil de entender, um projeto é desenvolvido por uma equipe de indivíduos, cada um com habilidades específicas. Suas habilidades e esforços são essenciais para definir prazos, tarefas, subtarefas, escopo e tudo o que estiver relacionado ao projeto em si. Sem a contribuição da equipe, o gerente de projetos não conseguirá elaborar um plano de gestão preciso.

Usando os melhores templates de plano de gestão de projetos com Flowlu

Flowlu é o software de gestão de projetos ideal para você. Com ele, você pode aproveitar diversos templates de planos de gestão de projetos que ajudam a economizar tempo e aumentar a produtividade ao mesmo tempo.

Os templates de planos de gestão de projetos da Flowlu são categorizados por tipo, o que facilita a escolha do template certo para cada um dos seus projetos. Basta olhar para um exemplo de template e escolher o que melhor se adapta ao seu projeto.

Como usar os templates de plano de gestão de projetos da Flowlu

Passo #1: Escolha o template certo para você:

O primeiro passo é escolher o template adequado para o seu projeto. Verifique um ou dois exemplos. No Flowlu, você pode encontrar 6 temas de templates diferentes para escolher. Basta se inscrever na página do template desejado, ir para "Projetos" e, em seguida, clicar em "Fluxos de Trabalho de Projetos".

Passo #2: Verifique as funcionalidades do template que você escolheu:

Conhecer bem o template que você usará é um passo crucial que você não deve pular. Certifique-se de verificar a gestão de tarefas com as checklists incluídas, o acompanhamento dos marcos, as diferentes etapas do projeto e as várias ferramentas de automação. Conhecer essas ferramentas com antecedência permitirá economizar muito tempo.

Passo #3: Faça as personalizações necessárias:

Todos os eventos e projetos são diferentes, portanto, é normal que você precise fazer ajustes e alterações.

Reserve um tempo para pensar no projeto que estará gerenciando e faça os ajustes necessários nas etapas, prazos, marcos, tarefas e checklists.

Passo #4: Comece o seu projeto:

Agora, finalmente, chegou a hora de iniciar o seu projeto. Basta clicar em "Novo Projeto" no Flowlu e adicionar as informações solicitadas sobre o seu projeto. Comece com o título do template de plano de gestão e siga a partir daí.

Passo #5: Não se esqueça da sua equipe:

Trabalhar em conjunto com a sua equipe é muito importante. Lembre-se de que alguns membros da sua equipe possuem as habilidades necessárias para garantir a precisão do seu plano de gestão de projetos. Aproveite também este momento para atribuir tarefas a cada membro da equipe, adicionar instruções às tarefas e definir prazos.

Passo #6: Acompanhe o progresso do seu projeto:

Monitorar o progresso da sua iniciativa é extremamente importante. Você deve garantir que os prazos estão sendo cumpridos e que todos estão cumprindo suas responsabilidades. Se notar que algo está faltando, faça os ajustes necessários para garantir que tudo permaneça no caminho certo.

Como já mencionamos, dentro do Flowlu, você encontrará os seguintes 5 templates de plano de gestão de projetos:

#1: Modelo de gestão de eventos:

Quando o seu projeto está relacionado à gestão de eventos, você quer garantir que tudo funcione perfeitamente, sem falhas, e que o evento seja inesquecível.

Seja organizando uma reunião, um casamento ou uma conferência empresarial, é essencial encontrar o modelo certo de plano de gestão de projetos, como um modelo de plano de gestão de TI, por exemplo. Com este modelo específico para organizar qualquer evento, você terá à sua disposição diversos elementos:

Diferentes Etapas do Evento: Cada evento tem suas próprias etapas, que você pode facilmente incorporar neste modelo.

Gerenciamento de Marcos: Como mencionado acima, o uso de marcos é crucial para garantir que você está no caminho certo para concluir o projeto a tempo. Com o modelo da Flowlu, você pode definir seus marcos com facilidade.

Definição de Tarefas e Uso de Checklists: Planejar tarefas é essencial para garantir o sucesso do evento. Não há nada melhor do que utilizar checklists para cada tarefa principal, priorizando-as conforme necessário.

Utilização de Automação: A automação está aqui para ajudar a aumentar a eficiência. Por exemplo, você pode usá-la para acompanhar fornecedores, liberando mais tempo para dedicar a outras tarefas importantes.

Definição do Escopo de Trabalho: Com este modelo, você pode facilmente definir o escopo do evento, garantindo que todos estejam alinhados o tempo todo.

#2: Modelo de Fotografia de Casamento:

Se você trabalha em áreas de design ou criativas, deve considerar dar uma olhada neste modelo específico. Por exemplo, se você é fotógrafo, sabe que há muito a fazer quando aceita um projeto. Pense em todas as coisas que precisa fazer e ter antes da sessão de fotos, até a sessão em si e o momento em que entrega as imagens finais ao seu cliente.

Com este modelo específico, você terá à sua disposição múltiplos elementos:

• O Fluxo de Trabalho: Como mencionamos anteriormente, você precisa configurar as diferentes etapas da sessão de fotos. Desde a pré-produção até adicionar os elementos necessários à sessão, e depois as pessoas. Finalmente, você precisará editar as fotos e entregá-las ao seu cliente.

• Definir Marcos: Novamente, os marcos são cruciais. Você deve criar aqueles que façam sentido para você. Certifique-se de ouvir seus clientes para definir os melhores.

• Definir Tarefas e Usar Listas de Verificação: Planeje cada tarefa em detalhe e crie diferentes listas de verificação.

• Usar Automação: Seja mais eficiente utilizando regras de automação. Você pode usar lembretes ou acompanhamentos, por exemplo.

• Definir o Escopo do Trabalho: Com este modelo, você pode facilmente definir o escopo do seu projeto fotográfico. Mantenha todos na mesma página, o tempo todo.

#3: Modelo de Campanha de Marketing:

Há muitas pessoas que precisam de modelos para seus projetos de marketing. Desde a criação de conteúdo até a gestão de mídias sociais ou SEO, há muitas campanhas de marketing que você pode criar utilizando este modelo de marketing.

Não importa se você está fazendo branding, lançamento de produto ou simplesmente promovendo um evento, você pode usar o modelo de marketing do Flowlu.

Com este modelo específico, você terá à sua disposição múltiplos elementos:

• Definir as Diferentes Etapas: Não importa o tipo de campanha de marketing, você quer ter certeza de começar definindo as diferentes etapas do seu projeto.

• Definir Marcos: Certifique-se de criar marcos que façam sentido para a campanha que você está elaborando.

• Definir Tarefas e Usar Listas de Verificação: Para cumprir com seus objetivos para a campanha de marketing, você precisa criar tarefas. No entanto, como estas envolvem muitas coisas a fazer, é melhor usar listas de verificação para cada tarefa.

• Usar Automação: Com os modelos do Flowlu, você pode facilmente obter relatórios programados, por exemplo. Economize tempo com automação e concentre-se em coisas mais importantes.

• Definir o Escopo do Trabalho: Com este modelo, você pode facilmente definir o escopo do seu projeto de marketing. Não se esqueça de incluir todos os detalhes.

#4: Modelo de Integração de Novos Colaboradores:

Perfeito para projetos onde você precisa contratar alguém novo para a empresa, este modelo pode ser utilizado de forma muito eficaz. Afinal, você quer garantir que o novo colaborador entre na empresa com o pé direito.

Com este modelo específico, você terá à sua disposição múltiplos elementos:

• Definir as Diferentes Etapas do Processo de Integração: Organize o processo da forma mais simples possível e defina as diferentes etapas.

• Definir Marcos: Certifique-se de criar marcos que permitam monitorar o progresso do novo colaborador.

• Definir Tarefas e Usar Listas de Verificação: Para atingir suas metas e objetivos, defina tarefas e listas de verificação para facilitar as coisas.

• Usar Automação: Com este modelo, você pode facilmente automatizar algumas tarefas para economizar tempo.

• Definir o Escopo do Trabalho: Escreva uma descrição completa do seu projeto.

#5: Modelo de Gestão de Casos Legais:

Quando você está gerenciando um caso legal, quer garantir que estabeleça uma boa conexão e comunicação com seu cliente. Não importa se você está lidando com uma consulta ou contrato, você quer ter certeza de não esquecer nenhum detalhe.

Com este modelo específico, você terá à sua disposição múltiplos elementos:

• Definir as Diferentes Etapas do Caso Legal: Organize o processo da forma mais simples possível e defina as diferentes etapas com este modelo de gestão de processos.

• Definir Marcos: Certifique-se de criar marcos que permitam monitorar o progresso do caso, assim como o contato com seu cliente.

• Definir Tarefas e Usar Listas de Verificação: Para atingir suas metas e objetivos, defina tarefas e listas de verificação para facilitar as coisas.

• Usar Automação: Com este modelo, você pode facilmente automatizar algumas tarefas para economizar tempo. Lembretes de prazos ou arquivamento de documentos são algumas das tarefas que você pode automatizar.

• Definir o Escopo do Trabalho: Escreva uma descrição completa do seu caso.

Conclusão

Como pode ver, é fácil trabalhar com os modelos de plano de gestão de projectos da Flowlu para garantir que tem tudo o que precisa no seu plano. Experimente-o gratuitamente.

Em vez de perder tempo e começar do zero, pode simplesmente escolher o melhor modelo para o seu projeto e ajustá-lo às suas próprias necessidades.