As 4 melhores ferramentas de software de gestão de projectos para contabilistas
- A Ferramenta de Gerenciamento de Projetos para Qualquer Empresa: Flowlu
- A Ferramenta de Gerenciamento de Projetos para Colaboração Intensa: ClickUp
- A Ferramenta de Gerenciamento de Projetos com Foco em Contabilidade: SmartSuite
- A Ferramenta de PM Focada em Orçamentos de Projetos: Scoro
- Escolher a ferramenta de gestão de projectos certa
- O que precisa da sua aplicação de gestão de projectos
Escolher a ferramenta ou serviço de gerenciamento de projetos certo depende das suas habilidades tecnológicas, da capacidade da empresa de integrar e relatar com precisão, com os contadores frequentemente sendo responsáveis por garantir que os números correspondam aos objetivos e prazos. Confira 4 das melhores ferramentas de gerenciamento de projetos adequadas para a maioria das empresas e tipos de projetos.
O gerenciamento de projetos (PM) é uma arte que muitas empresas não têm organização e resiliência suficientes para lidar corretamente. Planilhas têm sido usadas por décadas e ainda são a ferramenta preferida de muitos. No entanto, o software de gerenciamento de projetos pode preparar melhor as tarefas, processos, alinhar equipes e organização, além de recursos para garantir que os objetivos sejam alcançados de forma eficaz.
Isso inclui equilibrar as tarefas mais complexas e demoradas de qualquer projeto: comunicação, cronogramas, orçamento e o escopo crescente do projeto.
Os contadores, como os reis naturais das planilhas, muitas vezes se veem acompanhando aspectos de um projeto além do orçamento. Assim, quando uma empresa procura um software de gerenciamento de projetos (PMS) para melhorar o controle sobre seu próximo grande plano, os contadores devem estar prontos para sugerir ou assumir um que melhor atenda às suas necessidades.
Se você quiser ver debates entre usuários de planilhas e fãs de ferramentas de gerenciamento de projetos, a página de gerenciamento de projetos do Reddit é o lugar ideal. Lá, também há muitas ideias sobre quais funções aproveitam melhor essas ferramentas e quais serviços funcionam melhor para determinados tipos de projetos.
Depois de ler tudo isso, a ferramenta de gerenciamento de projetos (e lembre-se, elas são apenas ferramentas, não soluções, apesar do que o marketing diz!) que sua empresa escolher deve ser aquela que funciona com seus projetos, atende às suas necessidades atuais e futuras de dados e seja acessível para toda a empresa. Aqui estão quatro das mais recomendadas para entregar resultados de negócios e sucesso em projetos.
A Ferramenta de Gerenciamento de Projetos para Qualquer Empresa: Flowlu
Flowlu é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que mantém tudo organizado enquanto simplifica o rastreamento financeiro. Diferente de alguns softwares de PM que tratam o orçamento como algo secundário, o Flowlu incorpora a gestão financeira diretamente no fluxo de trabalho. Isso o torna uma ótima opção para contadores que precisam de uma visão clara dos orçamentos, despesas e lucratividade dos projetos sem precisar alternar entre várias ferramentas.
Por que os Contadores Gostam do Flowlu
- Rastreamento de Tarefas e Prazos: Crie tarefas, atribua-as aos membros da equipe e acompanhe o progresso com cronogramas e lembretes claros.
- Fluxos de Trabalho e Automação: Simplifique aprovações, automatize lembretes de faturas e reduza a entrada manual de dados para operações de projeto mais eficientes.
- Colaboração e Comunicação: Mantenha discussões, notas do projeto e arquivos compartilhados em um só lugar, evitando cadeias intermináveis de e-mails.
- Gestão de Documentos: Armazene registros financeiros, contratos e relatórios com fácil acesso para membros da equipe e clientes.
- Gestão de Clientes e Fornecedores: Acompanhe interações, contratos e detalhes de faturamento para cada cliente ou fornecedor em um sistema central.
- Rastreamento de Tempo e Faturamento: Registre horas faturáveis e vincule-as diretamente às faturas para um faturamento preciso.
- Relatórios e Análises: Gere relatórios de projetos, resumos financeiros e insights sobre o desempenho da equipe para manter tudo sob controle.
O Flowlu oferece aos contadores uma visão completa das finanças e do progresso do projeto, facilitando o gerenciamento de orçamentos, prazos e produtividade da equipe – sem precisar alternar entre várias ferramentas.
Quanto Custa?
O Flowlu tem um plano gratuito para indivíduos e pequenas equipes. Os planos pagos começam em US$ 39 para uma equipe de 8 pessoas, incluindo campos personalizados, rastreamento de tempo, integrações e automação. O plano Pro (US$ 159 para uma equipe de 25) adiciona relatórios financeiros avançados e personalização de funções de usuário.
Para contadores que lidam com orçamentos de projetos, o Flowlu ajuda a manter tudo sob controle – sem a dor de cabeça de lidar com várias planilhas ou procurar números dispersos.
A Ferramenta de Gerenciamento de Projetos para Colaboração Intensa: ClickUp
O ClickUp coloca as suas ferramentas de conversação e colaboração no topo da sua lista de funcionalidades, destacando a sua utilização para ultrapassar os obstáculos de colaboração de qualquer projeto. Com bons fluxos de trabalho e cronogramas, deve ser fácil para qualquer contabilista ver onde se está a progredir (ou não) e comunicar com os membros ou parceiros responsáveis pela realização das tarefas.
O ClickUp começa com o modelo limitado gratuito e oferece $7 ou $12 por utilizador para ser um pouco mais caro do que o Flowlu para pequenas e médias empresas ($8 x 8 utilizadores), com o habitual modelo empresarial POA. Mas a IA do ClickUp, “Brain”, está disponível no modelo para pequenas empresas, o que pode ser uma vantagem para empresas menos técnicas.
O Brain facilita a ligação de aplicações, faz perguntas sobre o funcionamento de um projeto, cria as ferramentas que permitem concluir as tarefas aborrecidas de forma rápida e precisa e escreve relatórios ou conteúdos mais rapidamente do que as pessoas.
A ClickUp University é um recurso que ajuda as novas empresas ou contabilistas e operadores a trabalhar nos seus primeiros projectos. Fornece aos indivíduos ou às equipas conselhos e ideias sobre como construir um projeto melhor e utilizar o ClickUp como parte desse processo.
Tudo isto faz do ClickUp um produto promissor para os contabilistas que estão a entrar no espaço da gestão de projectos ou que trabalham com equipas ou clientes menos experientes nos seus projectos.
A Ferramenta de Gerenciamento de Projetos com Foco em Contabilidade: SmartSuite
Para os contabilistas que se concentram na parte comercial de qualquer gestão de projeto, o SmartSuite é frequentemente considerado uma das melhores ferramentas para essa função específica. A integração dos dados, das informações e dos fluxos de trabalho nos seus principais processos financeiros é a forma de os contabilistas operarem e identificarem os êxitos ou os problemas,
O SmartSuite oferece pedidos de orçamento e acompanhamento, compras, monitorização do desempenho financeiro de um projeto, investimentos de capital, gestão fiscal e outros aspectos de um projeto em crescimento. Esta combinação num único sistema faz do SmartSuite uma ferramenta poderosa para os contabilistas, ao mesmo tempo que inclui as funcionalidades habituais, tais como fluxos de trabalho, painéis de controlo e gráficos, calendários, colaboração e relatórios poderosos.
Com as notificações em tempo real, os contabilistas podem receber alertas no momento em que um prazo é atingido ou algo operacional ou financeiro sai dos limites normais.
A Ferramenta de PM Focada em Orçamentos de Projetos: Scoro
Se a maior parte de um projeto se centra no controlo de custos, num grande número de clientes e numa forte repetição de negócios, então Scoro oferece planeamento orçamental, gestão e análise de custos. Permitindo aos contabilistas gerir o espetáculo com uma visibilidade clara dos projectos em curso.
Centrado em consultoria e trabalho de agência, projectos de engenharia e projectos de desenvolvimento de software, é ideal para quem está a entrar no negócio digital que exige um acompanhamento rápido e preciso de projectos complexos. Os gestores financeiros e contabilistas podem encarregar-se do projeto com faturação e relatórios financeiros automatizados, e o Scoro liga-se à maioria das ferramentas financeiras para um serviço completo de auditoria e conformidade.
As agências, normalmente empresas de design e de relações públicas ou marketing, carecem frequentemente de experiência contabilística na sua equipa para os projectos. O Scoro é ideal para proporcionar a segurança de um produto SaaS de classe, enquanto os parceiros de contabilidade podem utilizá-lo sabendo que os trabalhadores não técnicos ou financeiros podem preencher os dados para manter os projectos em andamento, com elevados níveis de segurança para proteger os dados financeiros.
Escolher a ferramenta de gestão de projectos certa
Se trabalha num sector específico, como a construção ou os cuidados de saúde, existem muitas ferramentas de gestão de projectos específicas com caraterísticas para esses mercados. Para uso geral, realisticamente, se tiver tempo, os contabilistas devem investigar as versões de avaliação gratuitas dos produtos adequados. Caso contrário, escreva uma lista dos seus critérios e dê-lhes prioridade. Em seguida, escolha o produto que melhor se adapta às suas necessidades, analisando as listas de caraterísticas para encontrar o que melhor satisfaz as suas necessidades.
Fontes alternativas de informação incluem fóruns de contabilidade que contam muitas histórias de experiência prática com vários produtos PM. Estes podem ajudar a identificar os pontos fortes e fracos operacionais que podem não ser óbvios no marketing e no sítio Web da empresa.
Para organizações de maior dimensão, execute o software através de um piloto ou teste para ver se satisfaz as suas necessidades, se as pessoas gostam de o utilizar e se existem omissões no conjunto de funcionalidades ou de integração. Também pode utilizar dados de um projeto anterior para ver como funciona numa situação quase real.
O que precisa da sua aplicação de gestão de projectos
O sucesso pode ser medido de várias formas, desde a redução de reuniões, à melhoria do ROI ou à poupança de tempo, mas o objetivo final do sucesso total do projeto é o que a maioria das empresas procura, e a ferramenta certa pode proporcionar isso às suas equipas. Para os contabilistas, isso pode implicar apoiar a orçamentação e a gestão de riscos, melhorar as suas próprias competências de gestão de projectos e definir os marcos ou controlos corretos.
Isto requer uma interface de utilizador clara e compreensível, acessibilidade através de aplicações móveis e um sistema de relatórios claro. E para projectos maiores que atravessam fronteiras e limites, compreender as necessidades de contabilidade de uma empresa, por exemplo, quando se trabalha entre os EUA e o Reino Unido, pode necessitar de aconselhamento contabilístico independente juntamente com aplicações PSM suficientemente flexíveis para lidar com várias moedas e regimes fiscais.
O sucesso pode ser medido de várias formas, desde a redução de reuniões, à melhoria do ROI ou à poupança de tempo, mas o objetivo final do sucesso total do projeto é o que a maioria das empresas procura, e a ferramenta certa pode proporcionar isso às suas equipas. Para os contabilistas, isso pode implicar apoiar a orçamentação e a gestão de riscos, melhorar as suas próprias competências de gestão de projectos e definir os marcos ou controlos corretos.
Com o seu acompanhamento financeiro integrado, ferramentas de orçamentação e funcionalidades de automatização, o Flowlu é uma opção que preenche todos estes requisitos, mantendo tudo num único local.
Os contabilistas fazem mais do que apenas fazer contas - também mantêm os projectos financeiramente em dia. Uma boa ferramenta de gestão de projectos ajuda-os a controlar os orçamentos, as despesas e a certificarem-se de que tudo é contabilizado sem terem de alternar entre vários sistemas.
As funcionalidades mais úteis incluem o controlo do orçamento, a gestão de despesas, a faturação, os relatórios financeiros e as integrações com software de contabilidade. O controlo do tempo, as estimativas de custos e a automatização de aspectos como a aprovação de facturas e o cálculo de impostos também podem poupar muito tempo.
O Flowlu mantém tudo num único local, para que os contabilistas não tenham de fazer malabarismos com folhas de cálculo e ferramentas separadas. Acompanha os orçamentos, as despesas, as facturas e a rentabilidade dos projectos, além de automatizar a faturação e os relatórios financeiros, facilitando a manutenção dos projectos no caminho certo sem complicações adicionais.
