Gestão de Projetos vs. Gestão de Trabalho: Qual é a Diferença?
Gestão de projetos e gestão de trabalho representam diferentes conjuntos de ações aplicáveis a situações diversas. E escolher uma solução de gestão adequada pode ajudar as equipes a resolver problemas potenciais ou alcançar um determinado objetivo.
Assim como uma dieta composta por alimentos saudáveis sem um treinamento corporal eficiente não traz os resultados desejados, um ambiente de trabalho eficiente é mais difícil de alcançar se os gestores se preocuparem apenas com o projeto em si e deixarem o resto do trabalho não reconhecido.
Na verdade, pesquisas mostraram que apenas 40% do tempo dos trabalhadores qualificados é gasto em suas principais funções, que geralmente são classificadas como trabalho de projeto. Como isso pode ser evitado? Bem, simplesmente distinguindo como fazer a diferença entre estratégias de gestão de projetos (GP) e gestão de trabalho (GT).
Este artigo ajudará você a entender como os dois trabalham juntos, mas também dará uma visão de como ferramentas colaborativas podem ajudar a equipe de uma empresa a se tornar mais produtiva.
Gestão de Projetos: Explicada
Gestão de projetos (GP) é um método de completar os objetivos de um projeto utilizando uma combinação de procedimentos, habilidades e conhecimentos específicos. Usando conhecimento, habilidades, ferramentas e procedimentos dedicados às atividades do projeto, seus requisitos podem ser alcançados mais facilmente.
Normalmente, na gestão de projetos, um cronograma e orçamento governam como a equipe monta os entregáveis finais.
Os gestores de projetos muitas vezes têm habilidades técnicas especiais que usam para ajudar suas equipes. Encorajando seus funcionários a terminar o trabalho do projeto de maneira oportuna, mesmo em momentos críticos, os gestores podem manter a qualidade do produto final alta.
Utilidade da Gestão de Projetos
A importância da gestão de projetos não pode ser subestimada, pois pode ajudar as equipes a completar projetos de qualquer tamanho. Usando essa estratégia, entregáveis específicos, marcos e cronogramas podem ser otimizados de forma eficiente por toda a equipe do projeto.
Além disso, a GP ajuda os gestores a organizar e acompanhar seus planos e relatórios.
Algumas estratégias de GP que podem ser aplicadas a diferentes áreas de trabalho são:
- Rastreamento preciso de tempo e prazos
- Montagem dos objetivos e metas da empresa
- Planejamento do desenvolvimento de novos produtos
- Desenvolvimento e monitoramento de planos de vendas
- Gestão de um projeto de contratação
Definição de Gestão de Trabalho
Por outro lado, a gestão de trabalho se assemelha a um processo que as equipes usam para organizar tarefas diárias e procedimentos básicos atribuídos a um fluxo de trabalho. Fluxos de trabalho representam pequenas tarefas que, se bem definidas, podem ajudar um indivíduo ou uma equipe a alcançar um determinado objetivo.
O objetivo da gestão de trabalho é tornar a missão da equipe cristalina em todos os níveis organizacionais. Em uma escala maior, isso ajuda todos os membros da equipe a alcançar seus objetivos no tempo desejado.
Líderes de equipe e gestores podem se beneficiar do uso de soluções de GT, pois permitem que eles transmitam informações rapidamente para toda a equipe e ajudem-nos a fazer seu trabalho de forma mais eficaz. Tarefas, entregáveis, objetivos, prazos, ferramentas e recursos geralmente estão incluídos neste conjunto de informações.
As principais agências de contratação usam táticas de gestão de trabalho, pois ajudam-nas a priorizar facilmente tarefas dentro da equipe de RH durante o processo de contratação - planejando entrevistas com candidatos potenciais ou compartilhando informações sobre as últimas revisões de aplicativos. Dessa forma, diferentes tarefas diárias podem ser gerenciadas de forma eficiente ao mesmo tempo.
A Importância de uma Boa Gestão de Trabalho
A gestão de trabalho pode ser de grande benefício para as equipes, pois pode ajudá-las a lidar com trabalhos que não têm prazos ou que se repetem. Estratégias de gestão de trabalho podem ser aplicadas em diferentes situações:
- Automação e delegação de trabalho
- Acompanhamento de documentação de novos contratados
- Acompanhamento de prazos de publicação
- Monitoramento em tempo real de todas as operações de campanha de marketing
- Planejamento de sprints de projetos Agile
- Gestão coordenada de portfólios de projetos
As possibilidades de implementação dessa estratégia são amplas e podem ajudar as equipes a lidar mais facilmente com ações repetitivas que se tornam mundanas com o tempo.
Principais Diferenças entre Gestão de Trabalho e Gestão de Projetos
Trabalhar fora de projetos requer uma abordagem diferente da gestão de projetos devido à rigidez do quadro deste último. Quando o negócio não se concentra principalmente em projetos, e há muito trabalho operacional que apoia o objetivo principal, uma abordagem mais flexível à gestão de trabalho é a melhor escolha para os gestores escolherem.
Algumas das principais diferenças entre as duas estratégias são:
1. Tipo de trabalho
Ferramentas de gestão de projetos ajudam as equipes a acompanhar sua contribuição coletiva para o projeto. É comum que projetos tenham objetivos claros, prazos e tarefas para cada membro fazer. Como parte disso, profissionais de diferentes departamentos trabalham juntos no mesmo objetivo, então é importante manter o trem nos trilhos.
Em contraste com a GP, a gestão de trabalho visa estabelecer um sistema para todo o trabalho regular que a empresa faz todos os dias para que possa alcançar seus objetivos. Inclui tarefas diárias simples e específicas, como responder a e-mails e ir a reuniões, que fazem parte do trabalho.
2. Medição
Na gestão de projetos, as equipes geralmente seguem um cronograma rigoroso para concluir suas tarefas e entregar o produto finalizado a tempo.
Embora os cronogramas variem de uma empresa ou projeto para outro, os prazos costumam ser muito rigorosos, então tudo no cronograma do projeto pode ser feito de maneira planejada.
Em vez de estabelecer prazos, alguns gestores podem avaliar a eficácia de suas equipes analisando a qualidade da produção.
Por exemplo, redatores de conteúdo podem usar ferramentas de GT para decidir sobre o que escrever, encontrar palavras-chave apropriadas, completar o post e revisá-lo. Mas se eles usarem ferramentas de GP, sua tarefa pode até abranger alinhar o artigo dado às tendências de conteúdo atuais online.
3. Consistência
A gestão de projetos envolve datas de início claras, progresso e datas de término. Envolve os participantes do projeto fazendo tarefas específicas para alcançar seus objetivos para certas atribuições. Quando alcançam seus objetivos, o projeto geralmente é concluído.
Por outro lado, a gestão de trabalho é contínua e raramente tem prazos fixos. Sua inclusão realiza tarefas repetitivas.
Os funcionários podem repetir um processo passando pelos mesmos procedimentos cada vez. Quando terminam uma tarefa, podem usar os mesmos procedimentos para alcançar o mesmo objetivo no futuro.
4. Orçamento
O orçamento para o mesmo trabalho contínuo que a GT aborda pode ou não existir. Em contraste com isso, as equipes reunidas em um projeto seguem um orçamento claro que determina sua tomada de decisão no processo de produção.
Algumas empresas podem fornecer parâmetros financeiros liberais para equipes de projeto, mas outros setores podem ter limites mais precisos.
A publicidade nas redes sociais pode ser vista como um tipo de trabalho mais limitado, pois pode terminar depois que seu orçamento inicial foi gasto.
5. Complexidade
A gestão de trabalho é geralmente breve e direta. No entanto, a gestão de projetos às vezes é mais complicada e inclui várias tarefas para terminar um projeto.
Um bom exemplo poderiaser o processo de contratação. A carga de trabalho diária consiste em postar em quadros de empregos, revisar aplicações e agendar entrevistas.
Mas, quando uma organização busca candidatos para várias posições, a carga de trabalho da empresa de contratação está se expandindo, pois agora envolve fornecer treinamento adequado para os funcionários ou liderar cursos adicionais. É aí que os gestores podem se beneficiar de uma abordagem mais voltada para o projeto.
6. Tarefas
Conectar tarefas juntas em série é tudo o que a GP é. Por outro lado, a GT se concentra em planos detalhados e no rastreamento do sucesso das tarefas.
Manter um relacionamento com os clientes pode ser um bom exemplo de abordagens diferentes. Os gestores podem trabalhar na coleta de informações dos clientes com base nas quais podem determinar as soluções apropriadas para eles e informar os clientes sobre as soluções.
Mas, ao adotar uma abordagem mais voltada para o projeto, os gestores poderiam registrar os pedidos do cliente e acompanhar como suas soluções afetam a experiência geral do cliente.
Usando Soluções de Software de Gestão
Agora, até é possível organizar os objetivos da sua equipe com software. Essencialmente, é uma solução de software tudo em um que permite que as equipes operem de forma mais eficiente combinando automação inteligente e comunicação em tempo real. Também ajuda as equipes a visualizar suas listas de tarefas e ver como todas se encaixam em relação umas às outras.
Como a maioria dos trabalhos no mundo moderno é baseada em computadores, agora é comum para as empresas usarem soluções de software de gestão para organizar melhor suas tarefas diárias e projetos.
Não é surpresa que essas soluções tenham se tornado tão populares, pois permitem que as equipes acessem seu trabalho de diferentes locais sem ter que carregar um banco de dados inteiro de arquivos diferentes dentro de seus computadores.
Um software de gestão de projetos é um programa ou coleção de ferramentas que facilita a colaboração da equipe para concluir um projeto. Geralmente é usado para agendar trabalho, distribuir recursos e se comunicar com as partes interessadas.
O software de GP ajuda as equipes a planejar e organizar seu trabalho de forma mais eficaz ao longo de um projeto com possibilidades de:
- Unificar informações e dados importantes
- Monitorar o progresso geral
- Estabelecer continuidade
Embora o software de gestão de projetos permita que sua equipe lide com projetos únicos e de longo prazo com sucesso, ele carece da capacidade necessária para gerenciar as tarefas diárias da equipe, que representam a maior parte do dia de trabalho.
É aí que o software de gestão de trabalho se torna útil, pois eles são destinados a gerenciar cargas de trabalho individuais e processos de equipe no contexto de uma atividade organizacional maior. Eles podem lidar com gestão de processos, recursos, tempo e relacionamento com clientes, bem como inteligência de negócios, tudo de uma vez.
Usando processos repetíveis e sistemas confiáveis, as empresas de sucesso podem dominar mais do que apenas projetos específicos e manter o controle de todas as tarefas. O WMS permite a administração integrada de tarefas diárias, bem como iniciativas de longo prazo.
Eles também oferecem todos os benefícios de um PMS, além de benefícios adicionais que vão além do âmbito da gestão de projetos. Em particular, eles são soluções de gestão de trabalho tudo em um que ajudam:
- Eliminar trabalho supérfluo
- Melhorar a gestão do tempo
- Aumentar a eficiência dos processos
Conclusão
Então, por que é tão importante traçar a linha entre gestão de trabalho e gestão de projetos?
Para monitorar e avaliar de forma abrangente o desempenho da equipe, mas ao mesmo tempo abordar projetos e tarefas do dia a dia, os gestores devem desenvolver sistemas que incorporem todos os aspectos do trabalho. Isso permite que eles gerenciem de forma eficiente o tempo de trabalho geral da equipe.
Embora se concentrem em diferentes formas de tarefas, ambos os sistemas são igualmente importantes. Em campos de trabalho complexos, um não pode funcionar sem o outro, pois manter um bom ambiente de trabalho é de grande importância para as empresas e o bem-estar de seus funcionários.
A Gestão de Projetos foca em alcançar objetivos específicos dentro de um prazo e orçamento definidos, tipicamente envolvendo uma série de tarefas relacionadas. Por outro lado, a Gestão de Trabalho trata do manejo de tarefas diárias e fluxos de trabalho para garantir que as operações organizacionais ocorram de forma suave.
Embora possa haver alguma sobreposição nas funcionalidades, as ferramentas de Gestão de Projetos são projetadas para gerenciar projetos com objetivos e prazos específicos, enquanto as ferramentas de Gestão de Trabalho são mais adequadas para tarefas contínuas e operações comerciais gerais.
A Gestão de Trabalho otimiza tarefas diárias, reduz redundâncias e garante uma delegação e conclusão eficientes das tarefas, aumentando assim a produtividade geral e garantindo progresso consistente em direção aos objetivos organizacionais.
Não, a Gestão de Projetos pode ser aplicada a projetos de qualquer tamanho. Ela fornece uma abordagem estruturada para planejar, executar e concluir projetos, garantindo que eles atendam aos seus objetivos, independentemente da sua escala.
