Como escrever e documentar os requisitos do projeto

Ryan Robinson

Escritor

1 de Abril de 2025

21 min read

Esta postagem no blog explica como escrever e documentar os requisitos de um projeto. Ela vai te equipar com as ferramentas e boas práticas para lidar com essa parte essencial do gerenciamento de projetos – independentemente do seu nível de experiência.

Entendendo os Requisitos do Projeto

Os requisitos do projeto incluem as necessidades específicas, expectativas e restrições que um projeto deve atender para ser bem-sucedido. Eles descrevem o que o projeto deve entregar, como essas entregas devem funcionar e quaisquer limitações ou condições aplicáveis.

Pense nos requisitos do projeto como os blocos de construção do seu plano. Eles oferecem uma estrutura clara para:

• Planejamento
• Execução
• Avaliação
• Controle

Diferenciando Requisitos de Objetivos do Projeto

Os termos "requisitos do projeto" e "objetivos do projeto" estão relacionados. No entanto, não são a mesma coisa, por isso é importante entender suas diferenças para um planejamento e execução eficazes.

Vamos analisar algumas de suas características na tabela abaixo:

Esses exemplos mostram que os requisitos do projeto são mais específicos e focam nos detalhes. Os objetivos oferecem uma visão mais ampla dos resultados desejados.

Tipos de Requisitos de Projeto

Para gerenciar bem os requisitos de um projeto, é essencial reconhecer que eles são variados.

Podemos classificar os requisitos do projeto em diferentes tipos, com níveis variados de especificidade ou detalhamento.

Cada tipo de requisito tem um papel específico dentro do projeto. Explicamos mais abaixo.

Requisitos de Negócio

Os requisitos de negócio descrevem os objetivos e metas de alto nível do projeto do ponto de vista da empresa. Eles respondem à pergunta: "Por que estamos realizando este projeto?"

Esses requisitos ajudam os membros da equipe a alinhar o projeto à estratégia de negócio como um todo.

Exemplos de requisitos de negócio incluem:

• Aumentar a eficiência de um determinado processo.
• Expandir a participação no mercado em uma nova região.
• Oferecer novos recursos para melhorar a satisfação do cliente.

Requisitos das Partes Interessadas

Os requisitos das partes interessadas referem-se às necessidades e expectativas específicas de qualquer pessoa interessada ou impactada pelos resultados do projeto. O objetivo é garantir que o projeto atenda às necessidades de todos. Os requisitos dos usuários fazem parte dos requisitos das partes interessadas, mas não são os únicos.

Estas podem ser as partes envolvidas:

• Patrocinador do projeto ou responsável pelo produto – A pessoa ou grupo que financia e direciona o projeto.
• Membros da equipe do projeto – As pessoas que participam do projeto, como a equipe de desenvolvimento de produto e os gerentes de produto.
• Usuários finais – Membros da equipe que trabalham diretamente nas entregas do projeto.
• Clientes – Os usuários finais ou beneficiários do resultado do projeto.

Requisitos Funcionais

Os requisitos funcionais traduzem os requisitos das partes interessadas em funcionalidades e recursos que o projeto deve entregar. Eles descrevem o que o sistema ou produto deve fazer e como deve se comportar.

De acordo com o Project Management Institute, os requisitos funcionais são mais bem definidos usando os formatos de "História de Usuário" e "Estudo de Caso". Esses formatos ajudam a entender claramente como os usuários vão interagir com o sistema.

Alguns exemplos de requisitos funcionais incluem:

• "O hotel deve proporcionar aos hóspedes uma experiência de viver como um local."
• "O aplicativo deve oferecer uma função de busca para encontrar outros usuários pelo nome ou e-mail."
• "O site deve permitir que os usuários façam pagamentos online."

Requisitos Técnicos

Os requisitos técnicos descrevem as restrições e especificações técnicas que o projeto deve atender. No caso de desenvolvimento de software, por exemplo, eles envolvem aspectos como hardware, software e infraestrutura. Também incluem as linguagens de programação que as equipes de desenvolvimento devem usar.

Os requisitos técnicos são descrições detalhadas de todos os aspectos técnicos. Eles garantem que o projeto atenda aos requisitos de desempenho, bem como aos padrões de segurança e compatibilidade.

Alguns exemplos de requisitos técnicos incluem:

• "O banco de dados deve suportar no mínimo 10.000 usuários simultâneos."
• "O aplicativo deve ser desenvolvido na linguagem de programação Java."
• "O sistema deve ser compatível com dispositivos iOS e Android."

Requisitos Não Funcionais

Os requisitos não funcionais dizem respeito às qualidades e características das entregas do projeto, em vez de funcionalidades específicas. Eles tratam de desempenho, segurança, usabilidade, confiabilidade e facilidade de manutenção.

Esses requisitos ajudam o projeto a atender às expectativas dos usuários (o que eles esperam) e a oferecer uma experiência positiva.

Exemplos incluem:

• "O sistema deve carregar as páginas em até 3 segundos."
• "O site deve ser acessível a usuários com diferentes tipos de deficiência."
• "O aplicativo deve estar em conformidade com os padrões de segurança do setor."

Requisitos de Transição

Os requisitos de transição definem as atividades temporárias que ajudam na mudança do estado atual para o estado futuro desejado, após a conclusão do projeto. Isso pode incluir processos únicos como migração de dados, treinamentos e mudanças organizacionais.

Os requisitos de transição podem incluir:

• "Migrar os dados existentes para o novo sistema de armazenamento em nuvem dentro do próximo mês."
• "Treinar os funcionários para usar o novo software."
• "Atualizar os processos organizacionais para alinhá-los ao novo sistema."

Como Escrever Requisitos de Projeto Eficazes em Seis Etapas

Escrever requisitos de projeto eficazes significa transformar objetivos de alto nível e necessidades das partes interessadas em declarações claras, concisas e acionáveis.

Aqui estão seis etapas para dominar esse processo essencial.

Etapa 1. Criar um Plano de Gerenciamento de Requisitos

A primeira etapa é criar um plano que te ajude a gerenciar os requisitos durante todo o ciclo de vida do projeto. Ele deve detalhar os passos que veremos a seguir. Inclui os seguintes elementos principais:

• Processo de coleta de requisitos – Esta seção define como você vai coletar os requisitos das partes interessadas.
• Padrões de documentação – Aqui, você define os modelos de documentos do projeto e as diretrizes para registrar os requisitos.
• Processo de priorização – Esta parte descreve como você vai lidar com requisitos conflitantes ou concorrentes.
• Processo de gestão de mudanças – Por fim, o plano deve explicar como você vai lidar com mudanças nos requisitos ao longo do projeto.

Etapa 2. Desenvolva ou Escolha um Modelo Padrão

Os requisitos são organizados e apresentados em um Documento de Requisitos do Projeto (PRD) ou Documento de Requisitos de Negócio (BRD). É aí que os modelos podem ser úteis.

Modelos padronizados de documentos de requisitos garantem que os requisitos sejam consistentes, claros e completos. Um modelo de PRD ou BRD geralmente inclui seções como:

• Introdução e visão geral do projeto – Fornece o contexto e informações de fundo.
• Metas e objetivos – Define os objetivos gerais e metas mensuráveis.
• Escopo e entregas – Delimita o que está incluído e excluído do projeto.
• Requisitos específicos – Descreve os requisitos funcionais, técnicos e não funcionais.
• Premissas e restrições – Identifica suposições feitas e limitações enfrentadas.

Etapa 3. Documente os Requisitos do Projeto com Todas as Partes Interessadas

É importante envolver ativamente todas as partes interessadas no processo de levantamento de requisitos.

Várias técnicas podem ajudar na coleta dessas informações, incluindo:

• Entrevistas
• Workshops
• Pesquisas e outras.

Documente tudo com atenção, garantindo que todos os requisitos sejam registrados com precisão e de forma completa.

Etapa 4. Escreva Requisitos SMART

Depois de documentar todos os requisitos com base nas contribuições das partes interessadas, o(a) gerente de projeto deve interpretá-los e redigi-los corretamente. Assim como os objetivos de negócio, os requisitos do projeto devem ser SMART:

• Específicos – Definem claramente o que é necessário no projeto.
• Mensuráveis – Incluem critérios para avaliar o sucesso.
• Atingíveis – Devem ser realistas e possíveis de alcançar.
• Relevantes – Devem estar alinhados com os objetivos do projeto e da empresa.
• Com prazo definido – Devem conter prazos ou cronogramas de entrega.

Por serem mais acionáveis e com prazos definidos, os requisitos do projeto devem ser ainda mais bem definidos do que os próprios objetivos.

Etapa 5. Priorize os Requisitos

Diferentes partes interessadas terão expectativas diferentes, o que pode gerar conflitos entre os requisitos. Por isso, é necessário priorizar alguns requisitos em relação a outros.

Você pode classificá-los para identificar quais são essenciais e quais são opcionais. Métodos de priorização como o modelo MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won't have) também podem ajudar.

A ideia é que a equipe saiba exatamente em quais requisitos focar primeiro e como lidar com conflitos de prioridade.

Etapa 6. Crie Elementos Visuais

Algumas pessoas têm mais facilidade com imagens do que com textos. Diagramas, fluxogramas e protótipos ajudam a visualizar melhor os requisitos.

Use elementos visuais para apresentar os requisitos e dar uma visão intuitiva dos resultados esperados. Isso facilita a colaboração e reduz o risco de interpretações erradas.

Como Documentar os Requisitos do Projeto: 3 Dicas

Antes de redigir os requisitos, é essencial documentá-los da forma certa. Aqui vão três dicas para melhorar esse processo.

Dica #1. Escolha as Ferramentas Certas

Ter as ferramentas certas faz toda a diferença em termos de eficiência e colaboração.

Por exemplo, compartilhar PRDs em PDF pode ser melhor do que usar documentos editáveis. Um editor de PDF gratuito permite atualizar os requisitos, adicionar comentários e compartilhar o documento finalizado em um formato que não será alterado acidentalmente.

Por outro lado, softwares dedicados à documentação de projetos oferecem muitas vantagens.

O Flowlu, por exemplo, oferece uma plataforma centralizada para gerenciar todas as informações do projeto, incluindo requisitos e tarefas. Essa ferramenta facilita a documentação e melhora a colaboração da equipe.

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Dica #2. Mantenha um Histórico de Versões

Os requisitos mudam conforme o projeto evolui. Para evitar confusões e garantir que todos estejam usando as informações mais recentes, registre as alterações e mantenha um histórico de versões claro.

Softwares de gestão de projetos geralmente incluem controle de versões e ferramentas para revisar, aprovar e até voltar a versões anteriores, se necessário.

Dica #3. Garanta Aprovações

Evitar mudanças inesperadas no escopo e garantir que todos entendam o rumo do projeto exige um processo claro de aprovação. Isso inclui uma revisão detalhada e aprovação formal de todas as partes envolvidas.

Requisitos bem aprovados são a base para uma execução de projeto bem-sucedida. Mesmo os requisitos mais bem estruturados podem conter ambiguidades, inconsistências ou erros gramaticais.

Esses erros podem gerar mal-entendidos entre os envolvidos.

Ferramentas de correção gramatical ajudam a garantir clareza ao identificar erros, melhorar a estrutura das frases, reforçar a consistência nos termos e facilitar a leitura — o que reduz o risco de interpretações erradas e agiliza o processo de aprovação.

Desafios Comuns e Como Superá-los

Mesmo com planejamento e processos bem definidos, é normal enfrentar desafios ao escrever e documentar os requisitos do projeto. Antecipar e lidar com esses problemas é essencial para manter o projeto no caminho certo.

Mudanças no Escopo (Scope Creep)

Segundo Martina Huemann e Rodney Turner, autores do The Handbook of Project Management, o scope creep é a mudança não controlada no escopo do projeto além do planejado. É um dos problemas mais comuns e é responsabilidade do gerente de projeto mantê-lo sob controle.

Você pode evitar esse problema com medidas como:

• Definir um escopo claro e completo.
• Implementar processos eficazes de gestão de mudanças.
• Promover comunicação aberta e colaboração entre os envolvidos.
• Revisar e atualizar os requisitos regularmente.

Requisitos Pouco Claros

Como vimos, requisitos vagos ou incompletos podem causar mal-entendidos, retrabalho e atrasos.

Para garantir clareza, você deve:

• Escrever em voz ativa – por exemplo, em vez de "a linguagem de programação X deve ser usada", escreva "os desenvolvedores devem usar a linguagem de programação X".
• Usar linguagem precisa e evitar jargões.
• Dividir os requisitos em partes menores e mais fáceis de entender.
• Utilizar elementos visuais para ilustrar conceitos mais complexos.
• Validar os requisitos com as partes interessadas para garantir entendimento mútuo.

Falta de Envolvimento das Partes Interessadas

O baixo engajamento dos envolvidos pode resultar em requisitos perdidos, expectativas desalinhadas e até falhas no projeto. Para evitar isso:

• Identifique todas as partes interessadas desde o início.
• Crie canais de comunicação claros.
• Promova encontros regulares, workshops e sessões de feedback.
• Mostre às partes interessadas a importância da participação delas.
• Reconheça e resolva as preocupações rapidamente.

Como Escrever e Documentar Requisitos de Projeto: Boas Práticas

Escrever e documentar requisitos é tanto técnica quanto prática. É um processo contínuo que exige ajustes frequentes e a adoção de boas práticas.

Revise e Atualize os Requisitos com Frequência

Os requisitos não são estáticos. Eles evoluem junto com o projeto e as necessidades do negócio. Por isso, é fundamental revisar e atualizar o documento de requisitos com frequência para garantir que ele continue relevante.

Adote uma Abordagem Colaborativa

Colaboração é essencial para o sucesso na gestão de requisitos. Crie um ambiente colaborativo onde equipe, partes interessadas e especialistas possam contribuir com ideias e informações. Use ferramentas que facilitem esse compartilhamento, como o espaço de trabalho colaborativo do Flowlu.

Foque no "Por Quê"

Entender o motivo por trás de cada requisito leva a soluções melhores e evita funcionalidades desnecessárias. Ao escrever, pergunte sempre: "Por que esse requisito é necessário?" e "Como ele contribui para os objetivos do projeto?"

Isso ajuda a entender o propósito do projeto com mais clareza e a priorizar os requisitos mais valiosos.

Do Caos à Clareza: Dominando os Requisitos do Projeto

Saber como escrever e documentar requisitos de projeto ajuda a manter tudo sob controle. Siga as etapas, dicas e boas práticas que compartilhamos neste artigo para que cada membro da equipe saiba exatamente o que fazer.

Com isso, você evita frustrações e mantém o fluxo de trabalho mais suave, o que aumenta as chances de sucesso.

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