Como criar um guião de projeto que realmente funcione
Caso contrário, suas prioridades podem se misturar e seus projetos podem perder o rumo.
É aí que entra o roadmap do projeto.
Vamos dar uma olhada mais de perto no que é um roadmap de projeto e como ele mantém as equipes alinhadas. Também vamos te mostrar como criar um roadmap eficaz, passo a passo. (Com um checklist útil no final para sua equipe usar!)
O que é um roadmap de projeto?
Um roadmap de projeto é um resumo visual e de alto nível do seu projeto. Ele apresenta os objetivos, cronograma, entregas e marcos do projeto.
Diferente de um plano de projeto detalhado, que divide tarefas, o roadmap mostra o panorama geral. Ele mostra para as equipes internas, partes interessadas e parceiros a direção do projeto. (Sem sobrecarregá-los com os detalhes.)
Por que você precisa de um roadmap de projeto?
Sem um roadmap, os silos aparecem rápido. Sua equipe pode se desencontrar nas prioridades, perder prazos ou correr para entregar tudo de última hora.
Com um roadmap claro, a equipe do projeto e as partes interessadas podem se beneficiar de:
- Gestão proativa de riscos: O roadmap aponta riscos em potencial desde o início para que você possa agir antes que virem problemas.
- Menos mudanças de escopo: Um roadmap mantém o projeto no caminho certo ao definir claramente entregas e prazos.
- Clareza: Roadmaps definem metas e marcos com clareza, evitando confusões sobre o que está acontecendo e quando.
- Mais confiança das partes interessadas: Todos se sentem mais seguros quando há um plano claro.
- Alocação estratégica de recursos: Roadmaps ajudam a distribuir tarefas e recursos de forma eficiente.
Por exemplo, se você está trabalhando no lançamento de um produto, um roadmap pode garantir que o desenvolvimento termine até o segundo trimestre, para que o marketing possa começar. Sem esse cronograma claro, o desenvolvimento pode atrasar, forçando o marketing a correr com as campanhas ou adiar o lançamento — bagunçando toda a sua estratégia de go-to-market.
Componentes essenciais de um roadmap de projeto
Para manter todos alinhados e indo na mesma direção, seu roadmap precisa de alguns elementos-chave.
Incluem:
Metas e objetivos do projeto
Metas claras e estratégicas definem o tom do roadmap. Seja específico e mensurável. Em vez de algo vago como “Melhorar a experiência do cliente”, prefira “Reduzir o tempo de resposta do suporte ao cliente em 30%”. Assim, todos sabem exatamente o que alcançar.
Principais marcos e entregas
Divida o projeto em grandes marcos e entregas importantes.
Trate os marcos como checkpoints — como “ Concluir testes beta ” ou “Integrar os primeiros 1.000 usuários” em um lançamento de software. Relacione entregas a esses marcos para garantir que cada etapa leve ao progresso.
Cronograma e prazos do projeto
Organize as fases do projeto e os prazos em uma linha do tempo. Use gráficos de Gantt ou outras ferramentas visuais para acompanhar o progresso e identificar bloqueios com antecedência.
Considere tarefas que possam causar atrasos para começar por elas. Por exemplo, se sua equipe está na Europa e vai expandir para os EUA, talvez seja necessário abrir uma LLC como estrangeiro. Pergunte ao agente registrado quanto tempo isso leva para planejar seu cronograma com precisão.
Stakeholders e equipe do projeto
Defina funções claras para que todos saibam suas responsabilidades.
Defina também expectativas sobre atualizações. (Como um resumo para os executivos ou relatórios detalhados para a equipe.)
Escopo do projeto e riscos potenciais
Defina o escopo do projeto desde o início para evitar mudanças constantes.
Identifique os riscos o quanto antes.
Pense em possíveis problemas de orçamento, falta de recursos ou dependências externas — e crie um plano para lidar com isso antes que se tornem problemas.
Por exemplo, os custos mudam durante um projeto. Sem planejamento, gaps no orçamento podem levar a correria de última hora ou decisões difíceis. Considere a saúde financeira de longo prazo, incluindo planejamento tributário empresarial, alocação de recursos e fundos de contingência.
10 passos para criar um roadmap de projeto
Já vimos o básico.
Agora, vamos detalhar como criar seu roadmap, passo a passo.
Passo 1: Defina metas e objetivos
Antes de criar o cronograma, defina metas claras.
Como você saberá que o projeto foi um sucesso de verdade?
Por exemplo, se você está otimizando seu e-commerce para melhorar a experiência do cliente e gerar mais receita, sua meta pode ser: “Aumentar as vendas online em 20% em 6 meses, melhorando o processo de checkout e a navegação no site.”
Passo 2: Identifique os stakeholders
Quem será impactado por esse projeto? Identifique os stakeholders desde o início para garantir que suas necessidades estejam no roadmap.
Por exemplo, em um lançamento de produto, os stakeholders podem incluir:
- Suporte ao cliente (para lidar com dúvidas)
- Equipe de marketing (para as promoções)
- Equipe de vendas (para treinamento do produto)
Você também pode ter investidores, liderança e até fornecedores ou parceiros que precisam de visibilidade do projeto. Adapte o nível de detalhe do roadmap para cada público.
Alguns vão querer só uma visão geral, enquanto outros vão precisar de entregas e prazos detalhados.
Passo 3: Defina as entregas principais
Divida o projeto em entregas claras. Cada uma deve indicar o que precisa ser feito, quem é responsável e como medir a conclusão. Alinhe essas entregas com as metas e o cronograma geral do projeto.
Em um projeto de software, uma entrega pode ser: “Desenvolver e lançar um portal de login com autenticação multifator até o final do terceiro trimestre.”
Passo 4: Estabeleça marcos importantes
Defina marcos do projeto.
Esses são os pontos de virada, como concluir entregas ou conseguir aprovações.
Por exemplo, em uma campanha de marketing, um marco pode ser: “Finalizar a criação de conteúdo e agendar todos os posts duas semanas antes do lançamento.” Isso dá um prazo claro para a equipe e tempo para ajustar se necessário.
Marcos também ajudam a acompanhar o progresso e manter o ritmo.
O mais importante: ajudam a identificar gargalos antes que eles travem tudo — para você ajustar prioridades ou redistribuir recursos e manter o cronograma em dia.
Passo 5: Avalie riscos e dependências
Pense no que pode dar errado.
- Existem exigências legais ou regulatórias que podem impactar o cronograma?
- Como você vai lidar com mudanças inesperadas de escopo ou pedidos de clientes?
- Fatores externos podem causar atrasos?
- Existem tarefas que dependem de outras equipes ou fornecedores?
Por exemplo, talvez você precise de documentação e credenciais da API de um fornecedor antes de começar o desenvolvimento. Se isso atrasar, tudo pode ser adiado: testes, aprovações — e até o lançamento.
Identificar riscos e dependências com antecedência ajuda sua equipe a evitar atrasos sempre que possível. Ou pelo menos a incluir uma margem de segurança no cronograma para evitar surpresas.
Passo 6: Crie um cronograma realista
Falando em prazos …
Mapeie as fases do projeto e defina o tempo para cada uma. Leve em conta os riscos e dependências que vimos acima. (Sempre reserve um tempo extra para imprevistos.)
Por exemplo, em um projeto de app mobile, o cronograma pode ser assim:
- Aprovação do wireframe até a Semana 2: As primeiras versões precisam ser aprovadas antes de avançar para o desenvolvimento.
- Testes do protótipo até a Semana 6: Concluir testes iniciais e fazer ajustes conforme o feedback.
- Versão beta até a Semana 12: Lançar uma versão para um grupo limitado, coletar feedback e identificar bugs.
- Testes de aceitação (UAT) até a Semana 14: Garantir que o app atende todos os requisitos dos usuários antes da versão final.
- Lançamento final até a Semana 16: Lançar o app ao público após aplicar o feedback dos testes beta e UAT.
Isso dá à sua equipe marcos e prazos claros para cada fase do desenvolvimento.
Passo 7: Defina responsabilidades
Garanta que todos saibam quem é responsável por cada tarefa e marco do projeto. Quando você define claramente quem faz o quê, evita confusões e sobreposição de funções.
(Também é importante agendar reuniões regulares para verificar se tudo está no ritmo certo.)
Em um projeto de marketing de conteúdo, por exemplo, as responsabilidades podem ser assim:
- O estrategista de conteúdo define os temas dos blogs até a Semana 1.
- Os redatores entregam os rascunhos até a Semana 3.
- Os editores revisam e finalizam o conteúdo até a Semana 5.
Passo 8: Escolha a ferramenta de gestão de projetos certa
Escolha a ferramenta ideal para acompanhar e comunicar o progresso. O Flowlu é uma das melhores opções disponíveis.
O que é o Flowlu?
Flowlu é uma plataforma na nuvem, fácil de usar, que ajuda equipes a se organizarem e colaborarem com mais fluidez. Ela reúne tudo o que você precisa para gerenciar projetos, acompanhar tarefas e manter todos alinhados.
Com o Flowlu, você pode:
- Armazenar informações importantes com fácil acesso — seja para sua equipe ou clientes.
- Atribuir tarefas e acompanhar o progresso para garantir que tudo seja entregue no prazo.
- Gerenciar finanças com emissão de faturas e controle de despesas.
- Colaborar em tempo real com chat e espaços de trabalho compartilhados.
- Acompanhar vendas e follow-ups com um CRM integrado.
- Visualizar o andamento dos projetos.
A proposta simples e completa do Flowlu ajuda empresas de todos os tamanhos a se organizarem, economizarem tempo e obterem melhores resultados.
Passo 9: Comunique o roadmap aos stakeholders
Adapte as informações do seu roadmap de projeto para cada stakeholder.
Alguns podem preferir uma visão geral para entender o cronograma principal, enquanto outros precisam de listas detalhadas de tarefas e prazos para acompanhar o progresso.
Por exemplo, em um lançamento de produto, os executivos podem receber uma linha do tempo simplificada com marcos e entregas. Já a equipe de desenvolvimento pode se beneficiar de uma lista detalhada de tarefas, com responsabilidades, prazos e dependências definidas.
Não se esqueça de ouvir as dúvidas e coletar feedback para garantir clareza e alinhamento entre todas as equipes.
Passo 10: Revise e atualize o roadmap regularmente
Atualize o roadmap conforme surgirem novas informações, mudanças de prioridade ou desafios inesperados. Por exemplo, se um fornecedor atrasar, revise o roadmap com os novos prazos.
Também inclua planos de contingência. (Como encontrar fornecedores alternativos ou ajustar o cronograma.)
Seu roadmap deve evoluir junto com o projeto.
Checklist para criação de roadmap de projeto
Imprima ou salve a checklist abaixo e compartilhe com sua equipe de planejamento:
1. Definir metas e objetivos do projeto
- Estabeleça metas estratégicas.
- Alinhe com os objetivos do negócio.
2. Identificar stakeholders principais
- Identifique quem será impactado pelo projeto. Adapte os detalhes do roadmap às necessidades deles.
3. Determinar entregas principais
- Divida o projeto em entregas claras.
- Defina os responsáveis e os critérios de conclusão.
4. Estabelecer marcos importantes
- Defina pontos de verificação e momentos-chave de decisão.
5. Avaliar riscos e dependências
- Identifique obstáculos potenciais ou fatores externos que possam causar atrasos.
- Considere as dependências entre tarefas.
6. Definir um cronograma realista
- Planeje as fases com tempo suficiente para cada uma.
- Considere possíveis atrasos. Reserve margens de segurança.
7. Definir responsabilidades
- Deixe claro quem é responsável por cada tarefa, entrega e marco para evitar confusão.
8. Escolher a ferramenta de gestão certa
- Escolha uma ferramenta que atenda às necessidades da sua equipe, como o Flowlu.
9. Comunicar o roadmap aos stakeholders
- Apresente o roadmap adaptado a cada público, com visuais ou detalhamento conforme necessário.
10. Revisar e atualizar o roadmap com frequência
- Agende check-ins regulares.
- Atualize o roadmap com base no andamento e em imprevistos.
Fechando o plano
Um bom roadmap de projeto é o plano base para manter tudo funcionando sem atropelos.
Com metas claras, marcos bem definidos, as ferramentas certas e uma comunicação fluida, você mantém seu projeto no caminho certo.
Não se esqueça de usar a checklist acima ao montar o seu roadmap!
PS: Precisa de uma ferramenta para montar seu roadmap? O Flowlu te ajuda a acompanhar tudo em um só lugar e manter os prazos sob controle.
Para criar um guião de projeto, certifique-se de que:
- Defina objetivos.
- Identifique os principais marcos do projeto.
- Avalie os recursos.
- Estabeleça cronogramas realistas.
- Visualize o plano com as ferramentas certas.
O seu roteiro deve incluir metas, marcos e entregas do projeto. Não se esqueça de nomear também as partes interessadas do projeto e de sinalizar quaisquer riscos e dependências. Também precisa de prazos e de uma data final de conclusão do projeto.
Um roteiro fornece uma visão geral de alto nível dos objetivos e dos cronogramas. Um plano de projeto oferece etapas e cronogramas detalhados para a execução do projeto.
Normalmente, os gestores de projeto colaboram com as partes interessadas e os membros da equipa para desenvolver um roteiro do projeto.
