O papel da gestão de projectos numa pequena empresa
Para muitos proprietários de pequenas empresas, a gestão de projetos é vista como algo ideal apenas para grandes empresas corporativas, pois requer processos mais complexos que precisam ser otimizados, organizados e realizados de forma eficiente.
Na realidade, a gestão de projetos é crucial para qualquer organização—seja grande ou pequena—que busca concluir o trabalho dentro do prazo e do orçamento, além de alcançar os objetivos de negócios de forma eficiente. Então, o que isso implica? Como as pequenas empresas podem se beneficiar da gestão de projetos? Vamos descobrir lendo a seguir!
Melhor processo, desempenho elevado
Envolvendo pontos de início e fim definitivos, um projeto é qualquer atividade—grande ou pequena—que é cuidadosamente planejada para alcançar o resultado desejado dentro de um período específico. Isso abrange desde a ideação até o desenvolvimento, execução até o marketing, e acompanhamento até a avaliação.
Enquanto isso, a gestão de projetos é percebida como a ciência de fazer as coisas acontecerem. Refere-se ao planejamento e à organização dos recursos de uma empresa usando habilidades, conhecimentos e ferramentas específicas para mover uma tarefa ou atividade específica em direção à conclusão dentro de um cronograma. Com isso, os gerentes podem navegar facilmente pelos obstáculos ao identificar os recursos disponíveis, preparar um plano, cumprir as entregas, saber quem são as pessoas responsáveis por determinadas tarefas e mais.
Em pequenas empresas, embora os gerentes de projetos possam não precisar lidar com complexidades, enfrentam o desafio de obter resultados máximos usando recursos disponíveis limitados. Isso implica que a organização e alocação desses recursos devem ser feitas com cuidado.
Infelizmente, nem todas as pequenas empresas têm processos padrão, eficazes e sistemáticos que ajudam a realizar o trabalho de forma eficiente. Isso acontece porque alguns pensam que isso não é necessário para pequenas empresas, dado que as tarefas são relativamente fáceis de supervisionar e gerenciar. No entanto, independentemente de você ser uma equipe individual ou um empreendedor gerenciando pessoas, sempre há uma abordagem padrão para lidar com projetos. Se for eficaz, esse processo aprimorado pode resultar em um desempenho elevado.
Por que optar pela gestão de projetos?
Vamos discutir o papel da gestão de projetos para pequenas empresas e o que isso significa para elas.
1. Mais controle
Projetos que saem do controle podem prejudicar outros projetos importantes, amarrar o orçamento da sua empresa e outros recursos, e tirar trabalhadores da tarefa atual para buscar ajuda. Para evitar isso, utilizar ferramentas de gestão de projetos que ajudam a criar protocolos e práticas para manter todos e tudo em movimento é a chave para preservar e manter o controle.
2. Manter-se dentro do orçamento e do cronograma
Os proprietários de negócios estão altamente preocupados com o resultado final, por isso se esforçam para evitar decisões erradas e erros. Com uma gestão de projetos eficaz, proprietários como você não precisam se preocupar com isso, pois conseguem manter seu orçamento sob controle e seguir seu cronograma. Você pode acompanhar as despesas e verificar onde seus funcionários estão gastando seu tempo. Além disso, a gestão de projetos cria um cronograma e um plano acordados. Como resultado, você evita excessos e interrupções.
3. Estabelecer uma responsabilidade mais forte
Os funcionários de pequenas empresas precisam ter seus papéis e expectativas claros para eles. Dessa forma, não acabarão gastando sua energia nas mesmas entregas.
Com uma boa gestão de projetos, os papéis tornam-se claramente definidos e atribuídos. Você não precisará ouvir seus funcionários perguntarem quem é responsável por quê. Todos saberão quando a bola está em seu court e, como resultado, as tarefas serão concluídas a tempo. No Flowlu, você pode facilmente atribuir tarefas entre os funcionários e acompanhar seu progresso em um prático quadro Kanban.
4. Aumenta as chances de sucesso
Frequentemente, o sucesso ou fracasso se resume a se uma gestão de tempo eficaz do projeto foi implementada. Costumamos perguntar: “A equipe alocou tempo suficiente no início para se preparar para o projeto?” Afinal, essa é uma habilidade frequentemente negligenciada.
Ao definir metas e marcos por meio da gestão de projetos, as coisas podem ser avaliadas e monitoradas, e ajustes podem ser feitos conforme necessário. Como resultado, uma empresa pode facilmente voltar ao caminho certo quando surgem obstáculos e os objetivos são alcançados.
Além disso, você aumenta a taxa de satisfação de seus clientes com ações de negócios mais rápidas, oportunas e relevantes. Para ajudar a acompanhar melhor o relacionamento de seus clientes com seus produtos, certifique-se de também entender como funciona a pontuação de saúde do cliente.
5. Velocidade como vantagem competitiva
No meio deste mundo digital acelerado, muitos funcionários trabalham em equipes multifuncionais para concluir tarefas. Observamos que pequenas empresas frequentemente colaboram com outras empresas como seus subcontratados.
Quando os funcionários de diferentes empresas conseguem compreender plenamente um processo comum de gestão de projetos para concluir seu trabalho, o trabalho conjunto se torna mais fácil e gerenciável. Como resultado, as equipes se tornam mais produtivas e as tarefas são concluídas antes do prazo ou a tempo.
6. Acompanhar despesas
Os recursos financeiros das pequenas empresas muitas vezes são limitados. Portanto, elas precisam ficar atentas a como suas despesas e como utilizam seu orçamento.
Através da gestão de projetos, os proprietários de pequenas empresas podem monitorar os itens com custos maiores e os custos estimados, pagamentos e compras. Com essa transparência, proprietários como você podem identificar se seu projeto está avançando na direção desejada. No Flowlu, você pode facilmente planejar pagamentos e despesas, compará-los com os resultados reais e calcular a lucratividade do projeto.
7. Avaliação eficaz
A avaliação pós-projeto é importante para identificar o que deu errado e o que correu bem, para que melhorias possam ser feitas no futuro. Com um bom sistema de gestão de projetos, isso é possível, pois pode fornecer documentação sobre os marcos que sua empresa alcançou, como os funcionários se saíram, quais foram os pontos críticos e onde ocorreram atrasos. Como resultado, isso pode fortalecer a dinâmica da equipe, tornar o processo de preparação do projeto mais fluido e ajudar a empresa a alcançar melhor seu objetivo à medida que avança.
Em conclusão
O conceito de gestão de projetos, especialmente para pequenas e grandes empresas, tem se mostrado eficaz desde então. Não podemos negar que projetos, sejam grandes ou pequenos, podem consumir tempo e orçamento, além de serem cansativos e complicados. Se não forem gerenciados adequadamente, uma empresa pode perder sua direção e recursos.
Com a ajuda de ferramentas e práticas sólidas de gestão de projetos, as empresas podem garantir que seus projetos sejam entregues dentro do orçamento, no prazo e com qualidade.
