O que é um Escopo de Projeto e Como Escrevê-lo

Abby Gilmore

Escritor

23 de Novembro de 2022

12 min read

Escrever um escopo de projeto é uma parte importante do processo de planejamento de um projeto. Ajuda a definir atividades-chave, tarefas, principais objetivos, orçamento e prazos. No entanto, nem todos os gerentes de projeto sabem o que compõe o escopo do projeto e como torná-lo valioso.

No artigo de hoje, aprenderemos o que é um escopo de projeto, como escrevê-lo e quais dificuldades você pode enfrentar ao fazê-lo.

O que é um Escopo de Projeto

Basicamente, um escopo de projeto é um documento que delineia todas as atividades, objetivos, prazos e orçamento. Na maioria dos casos, os principais interessados e o público também são definidos no escopo do projeto.

Você pode pensar que a única pessoa responsável por escrever um escopo é o gerente de projeto, mas, na verdade, há mais pessoas envolvidas neste processo. Os interessados no projeto também desempenham um papel na definição de um escopo, pois definem prazos e afetam as atividades-chave. Um escopo de projeto adequado ajuda não apenas a definir o caminho principal, mas também a segui-lo em todo o ciclo de vida do projeto.

As informações mais valiosas de um escopo de projeto tornam-se uma declaração de escopo do projeto.

O que é uma Declaração de Escopo do Projeto

Uma declaração de escopo do projeto é um documento onde todas as atividades-chave de um projeto são estabelecidas. Você pode adicioná-la ao seu plano de projeto ou torná-la um documento individual.

A declaração de escopo do projeto está diretamente conectada à estrutura de decomposição do trabalho. Isso significa que, após todas as declarações serem estabelecidas, os gerentes de projeto e departamentos pegam todas as declarações e criam um plano de trabalho com atividades específicas, marcos e prazos.

Para uma declaração de escopo do projeto regular, você deve incluir os seguintes pontos:

• Marcos que definem prazos para cada etapa de um projeto. Na maioria dos casos, um marco termina com reuniões de interessados.
• Objetivo final e entregas esperadas. Esta parte de uma declaração de escopo do projeto é uma das mais importantes porque ajuda os interessados a entender o que esperar do resultado.
• Possíveis dificuldades que podem afetar os prazos ou o resultado final. Isso também inclui resultados negativos, como perdas financeiras significativas.
• Orçamento e resultados esperados.
• Critérios para estimar o sucesso de cada atividade.

Após um gerente de projeto terminar o rascunho final de uma declaração de escopo do projeto, ele deve passar pelo processo de revisão dos interessados. Depois que os interessados aprovam a declaração, ela pode ser implementada no plano de projeto final ou formalizada em um documento escrito.

Além disso, uma declaração de escopo do projeto pode se tornar legalmente vinculativa. Isso significa que você pode criar uma declaração de trabalho para agentes ou freelancers com base em declarações de escopo do projeto.

A declaração de escopo do projeto está pronta e foi aprovada pelos interessados, então o que vem a seguir? Um gerente de projeto pega a versão final da declaração para trabalhar e começa a delegar atividades aos departamentos e dar aos líderes de equipe uma compreensão do que eles têm que fazer a seguir para permanecer nos prazos e dentro do orçamento enquanto trabalham em um projeto.

Gestão de Escopo de Projeto

Um bom gerente de projeto deve entender que é impossível seguir o escopo do projeto sem falhas. Isso significa que um gerente de projeto deve saber como implementar mudanças no escopo do projeto e evitar desvios.

O processo de evitar pedras de tropeço e desvios é a gestão de mudanças. Já que você sabe que é impossível evitar problemas inesperados, você tem que estar pronto para usar todas as suas habilidades de gestão de mudanças para identificar rapidamente quando as mudanças precisam ser feitas.

Como gerenciar um escopo?

• Tente prever possíveis desafios e pensar em maneiras de superá-los. Identifique possíveis mudanças e encontre aquelas que farão o menor dano ao projeto.
• Pense em emendas e como elas afetarão os resultados finais ou intermediários.
• Discuta possíveis mudanças com os interessados e obtenha a aprovação deles. Fica muito mais fácil implementar emendas quando já estão aprovadas.
• Encontre melhores prazos para implementar mudanças. Por exemplo, após cada iteração.

Como Prevenir o Alastramento do Escopo do Projeto

O alastramento do escopo ocorre quando a quantidade de trabalho excede as restrições de tempo do seu projeto. Por exemplo, isso pode acontecer se você não definiu a declaração de escopo do projeto. Os interessados começam a solicitar mais contexto e adicionar extras ao seu trabalho. Sua equipe não esperava tais horas extras, o que se transformou em atrasos.

Os desvios de escopo podem afetar negativamente não apenas os prazos, mas também os orçamentos e a qualidade do resultado final. Também pode reduzir a motivação da equipe, pois uma grande quantidade de trabalho inesperado é uma grande fonte de estresse para os funcionários.

Você pode simplesmente evitar desvios de escopo apenas escrevendo uma declaração adequada. Quando todas as atividades-chave são estabelecidas, os interessados não visarão adicionar mais e mais detalhes ao projeto e a equipe pode se concentrar no plano do projeto.

Como Escrever um Escopo de Projeto: Passos Chave

Passo 1. Defina metas e objetivos

Antes de começar a trabalhar no projeto, você deve entender claramente o que esperar no final. Pense em suas principais metas e objetivos. É crítico focar em uma coisa porque isso permite entregar melhores resultados sem desperdiçar recursos em metas inatingíveis.

Passo 2. Planeje o orçamento e os recursos

Estabeleça quantos recursos financeiros e humanos você tem para o projeto futuro. Sem entender quantos recursos você tem, você pode facilmente ficar sem eles. Além disso, o tamanho de uma equipe importa. Você não pode atribuir milhares de tarefas se tiver uma equipe de dez pessoas.

Primeiro, conte seus recursos atuais e, em seguida, divida-os para corresponder a cada atividade. Os recursos são uma parte importante de uma declaração de escopo porque seus interessados precisam saber quanto de seus recursos será gasto nos projetos.

Passo 3. Faça um rascunho da declaração de escopo do projeto

Como mencionado, uma declaração de escopo do projeto define o que você vai fazer durante o projeto e no que você não vai se concentrar. Tal declaração não tem um plano rígido, você pode fazê-la como uma lista de verificação, um parágrafo ou o documento inteiro.

Simplesmente, seus interessados e equipe devem entender o que receberão no final do projeto, quanto tempo levará para concluir tudo e quantos recursos você gastará nele.

Passo 4. Obtenha a aprovação dos interessados

Uma vez que o rascunho está pronto, você pode mostrá-lo ao seu interessado para sua aprovação. Eles podem ter sua própria visão, então esteja pronto para algumas mudanças. De qualquer forma, é melhor discutir todos os detalhes adicionais e extras antes de começar a trabalhar no projeto.

Passo 5. Prepare-se para possíveis mudanças

Como um bom gerente de projeto, esteja pronto para possíveis mudanças ao longo do ciclo de vida do projeto. A gestão de mudanças é uma habilidade poderosa, porque você não pode prever resultados como feedback negativo do cliente ou mudanças em sua equipe.

A melhor maneira é discutir o processo de aprovação com os interessados antes de começar a trabalhar em um projeto. Nesse caso, se as mudanças forem necessárias, você pode facilmente decidir o que fazer. Você pode criar um formulário específico para que os interessados possam conduzir uma revisão completa se for feito um pedido de mudança.

Passo 6. Apresente um escopo de projeto à equipe

Após os interessados aprovarem o escopo do projeto, é hora de apresentá-lo à sua equipe. Eles se familiarizarão com todas as atividades futuras, possíveis mudanças, prazos e tarefas-chave. Além disso, eles terão uma compreensão clara do que os interessados esperam como resultado final.

Exemplo de um Escopo de Projeto

Sabemos que pode ser uma tarefa difícil escrever um escopo de projeto pela primeira vez, então você pode usar nosso modelo para preparar seu novo escopo:

• Introdução. Visão geral completa de um projeto futuro para esclarecer como e para que este projeto é iniciado.
• Escopo do projeto. O que vai ser feito durante o projeto. Defina as atividades-chave e o cronograma. Isso ajudará sua equipe a se concentrar no que realmente precisa fazer e alcançar os marcos no tempo.
• Entregas esperadas. Nesta seção, você deve definir o que será feito até o final do projeto. Por exemplo, o departamento de marketing poderia preparar um artigo de promoção de 3000 palavras e um vídeo no YouTube de 5 minutos com uma análise do produto.
• Critérios. O que precisa ser feito para o projeto ser aprovado. Pode ser uma lista simples com marcadores. Uma vez que todos os marcadores estejam preenchidos, o projeto está pronto.
• Exclusões. Junto com o que você precisa fazer, é melhor esclarecer o que não está incluído no projeto. Isso ajudará a equipe a se concentrar nas atividades-chave, e os interessados não esperarão resultados que ainda não são esperados.
• Restrições. Nas restrições, você deve apontar as limitações mais vitais: o que não pode ser alterado ou adicionado. As restrições podem se referir a qualquer parte de um projeto: orçamento, tarefas, atividades de marketing, etc.

Pontos Principais

Um escopo de projeto é uma parte importante do processo de planejamento de um projeto. Você pode evitar esta etapa, mas nesse caso, não espere que seu projeto tenha resultados claros e esteja pronto para enfrentar toneladas de imprevistos. Com um escopo de projeto, você pode estar preparado para quaisquer mudanças, e sua equipe saberá exatamente o que fazer.