O que é uma Estrutura Analítica do Trabalho?
A EAP inclui todos os passos necessários para alcançar o objetivo do projeto e ajuda a entender melhor o escopo do trabalho. A EAP pode ser apresentada com diferentes variações visuais, que incluem estrutura em árvore, visualização tabular, visão em tópicos, gráficos e mais.
Por que você precisa da EAP?
A Estrutura Analítica do Projeto é uma ferramenta extremamente útil para o planejamento de projetos. Eis o motivo:
A EAP ajuda a visualizar e estimar o escopo total do projeto. Ela permite, à primeira vista, ver a quantidade de trabalho necessária para completar um projeto e garante que nada seja omitido no processo de implementação do projeto.
Ela ajuda a avaliar custos e tempo de trabalho. A EAP permite descobrir rapidamente se o seu projeto pode exceder o orçamento planejado ou o prazo. Dividindo um projeto em pequenos componentes, é mais fácil estimar os custos e o tempo envolvidos com base nas tarefas planejadas.
Usando a EAP, você pode alocar facilmente recursos humanos. Como cada tarefa é atribuída a um membro da equipe, você verá facilmente quantos membros da equipe são necessários. Isso ajuda a estimar o pessoal que você precisará para o projeto.
A EAP dá às equipes uma visão geral de suas responsabilidades. Com a Estrutura Analítica do Projeto, seus colegas de equipe têm uma ideia melhor do que é esperado deles e do que deve ser feito para alcançar o objetivo final.
A estrutura analítica do projeto ajuda a reduzir a probabilidade de mudanças e mitigar riscos. Como você está criando uma EAP antes de um projeto ser executado, está reduzindo a chance de quaisquer eventos inesperados, apontando claramente todas as tarefas necessárias para completar o projeto.
A EAP oferece total transparência sobre o progresso do projeto. Dessa forma, você pode acompanhar o status de cada parte do projeto com facilidade para evitar perder prazos e garantir que cada trabalho seja realizado a tempo.
Formas Diferentes da Estrutura Analítica do Projeto
Você pode organizar a estrutura analítica do projeto de várias maneiras:
Por fases do ciclo de vida do projeto, por exemplo, iniciação, planejamento, execução, aprovação, encerramento. Esta é a abordagem mais simples e mais popular, especialmente se o projeto segue um fluxo de trabalho aprovado e é claro para todos qual deve ser o resultado em cada fase.
Por entregas de alto nível do projeto. Neste caso, um projeto é dividido em principais resultados, por exemplo, novos equipamentos, manual do usuário, protótipo do produto, contratos assinados, etc.
Por responsabilidades do projeto, por exemplo, produção, marketing, equipe de testes, etc. Esta abordagem sugere que você defina as atividades do projeto com base nas equipes da empresa que trabalharão no projeto.
Por prazos, por exemplo, por trimestres, meses. Você pode aplicar este método se o tempo ou os prazos forem a parte mais crítica do projeto. A abordagem baseada em tempos é geralmente usada em projetos muito longos.
Como Criar uma EAP
1. Estabeleça um Objetivo de Projeto
Examine seu plano de projeto e estabeleça o objetivo do projeto. Este é um objetivo que você deseja alcançar ao completar o projeto. O objetivo do projeto fica no topo da sua estrutura analítica do trabalho.
2. Identifique Entregas de Alto Nível
Quando você determinou o objetivo principal, faça uma chuva de ideias com sua equipe de projeto e enumere o que você precisará fazer para atender ao objetivo final do seu projeto. Por exemplo, para criar um aplicativo móvel, as principais etapas podem incluir:
- Wireframes
- Infraestrutura
- Design
- Desenvolvimento
- Testes
- Lançamento
3. Liste os Marcos
Uma vez que você identificou as entregas de alto nível ou estágios para o seu projeto, examine quais marcos precisam ser alcançados para criar essa entrega. O marco se concentra nos principais pontos de progresso de um projeto e é usado para simplificar o monitoramento do progresso do estágio. Usando o desenvolvimento de aplicativos móveis como exemplo, você pode dividir a entrega "Wireframes":
- Pesquisa de Usuários e Mercado
- Esboço
- Construção de Wireframes
- Prototipagem
- Testes
4. Detalhe as Tarefas
Você precisa tornar sua estrutura analítica do trabalho o mais específica e abrangente possível. A melhor escolha é estudar cada marco que você especificou e determinar as tarefas que precisam ser feitas para alcançar esses marcos. Usando o marco "Pesquisa de Usuários e Mercado", você pode definir as seguintes tarefas:
- Explorar Personas de Usuários
- Examinar Possíveis Jornadas do Usuário
- Determinar Casos de Uso
5. Forneça Detalhes
Inclua descrições curtas das etapas, marcos e tarefas para dar direções à equipe do projeto. Use notas para coletar seus pensamentos e observações. Você também pode estimar quanto tempo cada tarefa pode levar.
6. Atribua Colegas de Equipe
Quando todas as informações estiverem preenchidas, defina as responsabilidades dos membros da equipe alocando partes do trabalho a eles. Se você estiver usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o Flowlu, pode facilmente atribuir os marcos e tarefas a cada pessoa. Dessa forma, você pode garantir que nada seja esquecido.
Melhores Práticas
Substantivos e Adjetivos em Vez de Verbos
Cada pacote de trabalho, ou conjunto de tarefas relacionadas, em uma EAP não é uma ação. É uma entrega que representa um produto ou serviço final. Deve identificar o motivo de fazer algo, não as maneiras de alcançá-lo. Uma entrega pode ser criada por quaisquer ações. Elas podem ser modificadas durante a execução do projeto, mas a entrega permanece inalterada. É por isso que você precisa usar substantivos e adjetivos em vez de verbos para definir pacotes de trabalho.
Inclua Tudo
Garanta que cada parte do projeto esteja completa e que nada seja omitido. A estrutura analítica do projeto deve conter 100% do trabalho especificado pelo seu acordo com o cliente. Você precisa capturar todas as entregas e tarefas, até mesmo as menores. Mas tenha cuidado para não ser muito específico, pois isso pode eventualmente se tornar confuso para gerenciar um projeto. Idealmente, crie até cinco níveis.
Os Níveis Seguem uma Hierarquia
Uma estrutura analítica do projeto começa com um projeto ou o objetivo principal, que é então dividido em entregas de alto nível e depois em marcos e tarefas. A EAP deve ser lógica, clara e fácil de entender. Cada componente deve ser uma peça independente de trabalho. A soma de todos os componentes filhos deve sempre dar o elemento pai.
Use um Software de GP
A maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos possui recursos embutidos para ajudá-lo a criar facilmente uma estrutura analítica do trabalho para cada projeto. Softwares como o Flowlu também permitem criar fluxos de trabalho de projetos com a estrutura de trabalho predefinida. No fluxo de trabalho, você pode especificar etapas, marcos e um conjunto de tarefas padrão, para que você possa se libertar de criar repetidamente os mesmos projetos do zero.
Concluindo
A estrutura de decomposição do trabalho é uma maneira simples e útil de planejar quase qualquer projeto complexo. Usar a EAP ajuda você a visualizar melhor o escopo do projeto, estimar tempo e custos envolvidos, mitigar riscos, manter sua equipe organizada e sempre ter uma imagem clara do progresso do seu projeto.
Uma Estrutura Analítica do Trabalho (EAP) é uma representação visual e hierárquica das prestações do projeto que organiza o âmbito do projeto em partes mais pequenas e mais fáceis de gerir em termos de dimensão, responsabilidade e duração. Inclui todos os passos necessários para atingir o objetivo do projeto e ajuda a compreender melhor a extensão do trabalho.
Para criar uma EAP, comece por estabelecer o objetivo do projeto, identifique os resultados de alto nível, liste os marcos para cada resultado, separe as tarefas específicas necessárias para atingir esses marcos, forneça detalhes para as fases, marcos e tarefas e atribua membros da equipa a cada tarefa.
Uma estrutura de decomposição do trabalho pode ser organizada de várias formas, incluindo por fases do ciclo de vida do projeto (por exemplo, iniciação, planeamento, execução), por prestações de alto nível do projeto (por exemplo, novo equipamento, manual do utilizador), por responsabilidades do projeto (por exemplo, produção, marketing, equipa de testes), ou por prazos (por exemplo, por trimestres, meses).
