O que é a gestão ágil de projectos e como a Flowlu a utiliza
De acordo com o Project Management Institute, 71% das empresas utilizam práticas Ágeis para seus projetos de alguma forma. Como é uma metodologia flexível, diferentes pessoas interpretam e aplicam o Ágil de maneiras distintas. Para muitas pessoas, a ideia do Ágil se tornou uma espécie de ritual sobre os projetos: as pessoas leem o manifesto, dividem-se em equipes de 3 a 9 pessoas, colam cartões no quadro e reúnem-se diariamente contando aos seus colegas de equipe sobre o que fizeram ontem…
Ainda assim, a popularidade do Ágil não gera dezenas de projetos de sucesso. Por quê? Isso acontece porque a gestão de projetos Ágil é inútil se a equipe do projeto não entender sua essência e aplicação em suas operações diárias.
Neste post do blog, vamos guiá-lo pelos fundamentos da gestão de projetos Ágeis e explicar como você pode incorporar suas práticas no fluxo de trabalho da sua equipe.
Contexto
Ágil é uma abordagem iterativa para a gestão de projetos que permite adaptar-se facilmente a requisitos de projeto em mudança e trazer o máximo valor para seus clientes. Os princípios e ideias Ágeis são delineados no Manifesto Ágil.
O Framework Ágil é um conjunto das diferentes práticas e abordagens baseadas na filosofia Ágil declarada no Manifesto Ágil. Os frameworks ágeis mais comuns são Programação Extrema (XP), Scrum, Kanban.
XP (Programação Extrema) oferece práticas que ajudam a minimizar os custos de desenvolvimento, prever resultados com a maior precisão possível, abordar prontamente mudanças nos requisitos do cliente e treinar desenvolvedores no trabalho. Ele foca em otimizar aspectos técnicos do desenvolvimento de produto.
As práticas mais difundidas do XP incluem:
- Programação em Pares
- Desenvolvimento Orientado por Testes
- Integração Contínua
- O Jogo do Planejamento
- Pequenos Lançamentos
- Cliente no Local
Enquanto o XP é usado apenas no desenvolvimento de software, Kanban e Scrum, devido à sua adaptabilidade, podem ser aplicados em diferentes áreas de atividade.
A ideia central do Kanban é a capacidade de colocar as características necessárias em produção a qualquer ponto no tempo e concluí-las o mais rápido possível. Isso é alcançado visualizando todo o processo de negócios em um quadro Kanban. O quadro Kanban é dividido em várias colunas que significam uma etapa de processo particular. Este quadro ajuda a detectar e eliminar os gargalos em qualquer estágio da produção. Kanban pode ser aplicado em diferentes áreas, de projetos de TI à produção industrial.
Scrum é o framework Ágil mais popular no mercado e é baseado em entregas iterativas do produto. E, de fato, mostrou-se perfeitamente adequado para as necessidades da nossa equipe Flowlu. Se você é novo no Scrum, pode ser incrivelmente complicado. Parece tão fácil compreender os valores do Scrum, mas ao mesmo tempo, requer um tremendo esforço para colocá-lo em prática. No nosso caso, levou cerca de seis meses para implementar o Scrum e quase um ano para trazer os resultados esperados.
Quem Usa Scrum
Scrum foi originalmente criado e aplicado apenas na indústria de TI, mas hoje suas práticas podem ser encontradas em muitos projetos. Geralmente, tais projetos incluem lidar com um alto grau de incerteza e turbulência. Hoje, o Scrum é empregado em marketing, projetos educacionais, RH, mídia, indústrias jurídicas e contábeis, e mais. Acredita-se que o Scrum seja especialmente eficaz para projetos longos e constantemente evolutivos.
Equipe Scrum
A equipe Scrum é auto-gerida e multifuncional. Seu tamanho varia de 3 a 9 pessoas. O Scrum exige um equilíbrio entre processo e resultado. Isso é alcançado quando o projeto é gerenciado simultaneamente pelo Scrum Master e pelo Product Owner. É a presença desses dois líderes que impulsiona o desenvolvimento do produto e o progresso da equipe. No entanto, se você tem uma equipe pequena, esses dois papéis podem ser desempenhados pela mesma pessoa.
Scrum é um termo emprestado do rugby, onde um scrum é uma formação ordenada de jogadores.
O Product Owner representa os interesses das partes interessadas. Esta pessoa conhece as necessidades do cliente e dos usuários finais como ninguém. É o Product Owner quem coleta as histórias de usuários e as prioriza. O Product Owner é um papel chave e toma decisões importantes, portanto, essa pessoa deve ter um alto nível de competência e responsabilidade.
O Scrum Master coordena o trabalho em equipe, garante sua conformidade com os princípios do Scrum, acompanha o progresso do projeto, ajuda a superar dificuldades, organiza standups e monitora os prazos.
Se você combinar esses dois papéis, é importante entender que uma das coisas mais importantes é encontrar o equilíbrio certo. Os papéis de Product Owner e Scrum Master implicam um conflito de interesses inevitável. Pode ser difícil adotar uma postura entre querer adicionar mais recursos ao sprint atual (para aumentar o valor da entrega do produto) e aderir aos princípios do Scrum. Mudanças no sprint atual só devem ser feitas em caso de serem críticas.
Se uma pessoa não consegue alcançar tal equilíbrio, recomenda-se delegar o papel de Scrum Master a outro membro da equipe ou a uma pessoa não envolvida no projeto.
Software Scrum
Se você lidera um projeto pequeno e simples, pode usar um quadro físico e notas adesivas. Para liderar projetos complexos, você precisa de um software específico. No estágio inicial de implementação do Scrum, usamos o JIRA, que oferece 100% de cobertura de nossas necessidades. Mas esse software era extremamente difícil de configurar e aprender. Portanto, em poucas semanas, lançamos nosso próprio aplicativo para gerenciar projetos Ágeis. Desde então, nossa equipe tem usado o Flowlu para lidar com projetos de desenvolvimento. Estamos constantemente expandindo suas capacidades, focando em nossas próprias necessidades e demandas de nossos usuários.
Componentes-chave do Scrum
O Scrum permite que nossa equipe entregue novos recursos a cada quatro semanas e corrija rapidamente falhas no produto, fazendo ajustes facilmente no roteiro. Vamos explorar quais ferramentas e práticas do Scrum nossa equipe usa diariamente e o que você pode incorporar ao trabalho da sua equipe.
1. Backlog
O Product Backlog é uma lista priorizada de histórias de usuários ou solicitações de trabalho. Histórias de Usuários são desejos do usuário para o produto escritos na linguagem natural, da vida real. Eles geralmente identificam o que é necessário, quem precisa e para quê. Por exemplo, como contador de uma empresa de construção, eu preciso de uma tabela resumo de custos estimados e receitas para acompanhar as lacunas de fluxo de caixa. Tal estrutura da história de usuário ajuda as equipes a entender e implementar as necessidades com mais precisão.
Épicos são histórias de usuários que não podem ser concluídas em uma única iteração e devem ser divididas em um conjunto de tarefas. Um épico pode ser fechado ao longo de várias iterações.
O Product Owner deve revisar e re-priorizar regularmente as histórias de usuários. Em nossa experiência, a importância das histórias de usuários pode mudar dramaticamente ao longo de vários sprints.
2. Sprint
No Scrum, os projetos são divididos em unidades mais gerenciáveis ou iterações — sprints. Cada sprint começa com a fase de planejamento e termina com uma demonstração do produto e uma retrospectiva. Ele inclui as histórias e tarefas mais valiosas, bem como bugs críticos. Uma vez iniciado o sprint, não é recomendado alterar a sequência de tarefas, pois já estão priorizadas.
O sprint geralmente dura entre 2 a 4 semanas. A duração depende do tipo de produto e das capacidades da equipe. Por exemplo, um sprint de quatro semanas é o melhor ajuste para equipes de desenvolvimento de software e um sprint de uma semana pode ser adequado para projetos de marketing de conteúdo.
Devido a um prazo estrito, a equipe se acostuma a trabalhar no mesmo ritmo, o que tem um efeito positivo no resultado.
Planejamento do Sprint
Esta é uma das etapas mais importantes de toda a iteração. É durante o planejamento que a equipe entra na essência da tarefa e avalia cada questão. Existem muitas maneiras de avaliar efetivamente o escopo do trabalho no Scrum. Por exemplo, nossa equipe usa o planejamento poker.
Esta técnica nos permite avaliar objetivamente cada tarefa em um sprint. Cada membro da equipe avalia a tarefa usando um cartão físico. Em seguida, os membros da equipe revelam seus cartões ao mesmo tempo. Quando as pontuações combinam ou diferem ligeiramente, um consenso é alcançado e a pontuação final é aceita. Esse processo é repetido para cada tarefa. Em caso de uma diferença significativa nas pontuações, cada pontuação extrema é discutida coletivamente.
Como as histórias devem ser estimadas? Isso fica a seu critério. Você pode usar dias, horas, pontos abstratos ou pontos de história. Ao usar valores abstratos, é importante converter uma unidade em algo mensurável ao longo do tempo. Usamos pontos de história, onde um ponto de história equivale a quatro horas de trabalho.
Desempenho do Sprint
Para visualizar o progresso das tarefas do sprint, usamos um quadro dividido em etapas específicas de trabalho, por exemplo, A Fazer, Em Andamento, Concluído, Aceito. Ele revela instantaneamente o que já foi concluído e o que ainda não foi iniciado. O gráfico de queima de tarefas ajuda a identificar o ritmo de trabalho da equipe, determinar obstáculos e tomar ações em tempo hábil.
Se houver um problema importante, o sprint deve ser otimizado e as tarefas — decompostas. Você precisa excluir as tarefas menos importantes do sprint. Mas lembre-se de incluí-las na próxima iteração e implementá-las completamente.
3. Reuniões Scrum
Standups diários de 15 minutos podem beneficiar qualquer equipe, mesmo que todos os participantes estejam no mesmo espaço de escritório e conversem entre si ao longo do dia. No início, esses breves standups pareciam sem sentido, mas após algumas reuniões, todos começam a ter uma compreensão mais clara de como toda a equipe alcança o objetivo, quais desafios surgem e como serão resolvidos.
Nessas reuniões diárias, cada membro da equipe levanta para falar sobre os resultados do dia anterior, promete o que será realizado hoje e compartilha seus obstáculos. Isso permite que cada membro da equipe permaneça no caminho certo.
Além disso, tais standups ajudam a motivar os membros da equipe: cada participante se esforça todos os dias para alcançar algum resultado, caso contrário, ele/ela não terá nada a dizer no próximo standup.
4. Demo do Sprint e Retrospectivas
Cada sprint termina com uma revisão de dois estágios — demonstração do produto acabado e uma retrospectiva. Ambos são conduzidos no último dia do sprint.
Durante a retrospectiva, os colegas de equipe discutem o que foi feito bem e o que pode ser melhorado no próximo sprint. A duração da retrospectiva pode depender de quanto tempo o sprint durou. Para um sprint de uma semana, a reunião é de cerca de 45 minutos, para um sprint de duas semanas é de 1,5 horas, etc. Mas principalmente o comprimento depende das complicações que surgiram durante o sprint para eliminá-las no próximo.
Conclusão
Ágil é um conjunto de princípios voltados para a melhoria contínua do produto e fácil adaptabilidade a prioridades em mudança. Scrum é uma dessas abordagens de gestão de projetos que só pode ser compreendida realmente fazendo. Mas uma vez que você o implementa, permite maximizar a produtividade da sua equipe, aumentar a colaboração, garantir uma entrega de produto mais rápida e uma melhor satisfação do cliente.
A Gestão Ágil de Projectos é uma abordagem iterativa que permite às equipas adaptarem-se facilmente à evolução dos requisitos do projeto e fornecerem o máximo valor aos clientes. Baseia-se nos princípios e ideias delineados no Manifesto Agile, centrando-se na flexibilidade, na melhoria contínua e na satisfação do cliente.
A Flowlu incorpora práticas Agile no fluxo de trabalho da sua equipa, utilizando Scrum, uma estrutura Agile. Isto implica entregas iterativas, uma equipa autónoma e multifuncional e sprints regulares para gerir projectos de forma eficaz e aumentar a produtividade e a colaboração.
A Flowlu gere projectos Agile utilizando práticas Scrum, tais como a manutenção de um Backlog de produtos com histórias de utilizadores prioritárias, a realização de sprints regulares com planeamento, acompanhamento do desempenho e revisões, bem como a utilização de standups diários e retrospectivas para garantir a melhoria contínua e um trabalho de equipa eficaz.
