O que é o Scrum na gestão de projectos?
A necessidade das organizações de responder rapidamente às tendências do mercado e produzir produtos de maior qualidade com maior eficiência levou ao aumento do uso da abordagem ágil na última década. O Ágil começou como uma metodologia de desenvolvimento de software e se espalhou para vários outros campos.
Scrum é uma estrutura proeminente para implementar Ágil e faz parte da família Ágil. Iterações curtas, conhecidas como sprints, são usadas no Scrum para criar produtos e traçar um caminho claro para o desenvolvimento de software. Por exemplo, empresas como a Scanteam usam essa estrutura porque diferentes nichos precisam de soluções diferentes.
Neste post, fornecemos uma visão detalhada do Scrum, incluindo benefícios, desvantagens e as melhores práticas em gestão de projetos.
O que é Scrum e por que você precisa dele?
Scrum é uma estrutura de gerenciamento que utiliza procedimentos incrementais como parte de uma estrutura maior que envolve equipes multifuncionais para atingir metas e se adaptar a mudanças. O Scrum é um estilo de gerenciamento de projetos ágil que envolve uma pequena equipe gerida por um Scrum Master, cuja principal responsabilidade é eliminar quaisquer barreiras ao trabalho.
O trabalho é feito em sprints, geralmente com duração de 1 a 2 semanas (mas nunca mais de 30 dias). A equipe se reúne todos os dias para discutir as tarefas atuais e quaisquer barreiras potenciais. Em resumo, é um estilo de gerenciamento de projetos que possibilita a criação e o teste rápidos, especialmente em uma pequena equipe.
Este método de gerenciamento de projetos leva a aumento da capacidade de resposta ao cliente, redução de custos de desenvolvimento, satisfação no trabalho e retornos mais rápidos. O Scrum é uma técnica fluida que considera muitas partes, equipes e metas em constante mudança à medida que progride, em vez de um processo linear.
O Scrum também utiliza quatro cerimônias para dar a cada sprint uma estrutura específica: planejamento do sprint, reunião diária, demonstração do sprint e retrospectiva do sprint. Dentro da estrutura do Scrum, funções específicas são definidas, tornando-o uma abordagem rígida, mas eficiente.
Como funciona a estrutura do Scrum?
O Scrum é um método de gerenciamento de projetos que proporciona às equipes auto-organizadas a criação de produtos completos em iterações ou sprints especificados. É aconselhável seguir a estrutura do Scrum para ter sucesso com ele.
Funções no Scrum
Pequenos grupos de 3 a 9 pessoas, conhecidos como Equipes Scrum, trabalham juntos sem hierarquias formais para alcançar um objetivo comum. O Scrum é composto por três funções:
Product Owner
O Product Owner é o defensor que conhece o valor comercial do produto de dentro para fora. Ele transmite as necessidades do cliente/stakeholder para a equipe de desenvolvimento, mas não é responsável pelos aspectos técnicos do desenvolvimento. O Product Owner também é responsável por redigir e priorizar as histórias de usuários.
Equipe de Desenvolvimento
Esta equipe é responsável por todos os aspectos do desenvolvimento técnico. Os membros da equipe são responsáveis por analisar, projetar e codificar de acordo com as prioridades das histórias de usuários e se comunicarem entre si.
Scrum Master
O Scrum Master é responsável por facilitar o trabalho da equipe Scrum. Ele colabora com o Product Owner e a equipe de desenvolvimento para eliminar obstáculos e evitar distrações. A comunicação de membros fora da equipe de desenvolvimento é encaminhada ao time através do Scrum Master. (Equipes Scrum ocasionalmente se reúnem em um "Scrum of Scrums", que geralmente inclui os Scrum Masters de cada equipe.)
A Aplicação do Scrum em Projetos
O Scrum é implementado seguindo as cerimônias do Scrum, que são realizadas em momentos específicos durante um sprint. As reuniões do Scrum podem ser divididas em quatro categorias:
Planejamento do Sprint
Todos na equipe Scrum participam da reunião de Planejamento do Sprint. O produto será apresentado nesta reunião, e todas as preocupações e interesses devem ser expressos. As prioridades são delineadas e as estimativas de tempo são feitas nesta seção.
Reunião Diária do Scrum
Refere-se à reunião que ocorre todos os dias durante um sprint. Elas são breves e planejam as atividades diárias da equipe de desenvolvimento. Este é o local para discutir quaisquer problemas que você tenha encontrado ou dúvidas sobre uma história de usuário. O Scrum Master preside a reunião, que é assistida pela equipe de desenvolvimento.
Revisão do Sprint
É uma apresentação do produto funcional criado durante o sprint. Esta reunião ocorre no final do sprint e é usada principalmente para oferecer aos stakeholders uma visão detalhada do trabalho concluído.
Retrospectiva do Sprint
Uma Retrospectiva do Sprint é um pós-morte que examina como a equipe se desempenhou durante o sprint e como pode ser aprimorada no futuro.
As equipes também podem convocar uma reunião de refinamento do backlog durante um sprint para discutir itens do backlog e planejar o próximo sprint. Isso pode incluir discussões sobre a priorização dos itens do Product Backlog e a divisão de itens do backlog em partes menores.
Artefatos do Scrum
Artefatos são algo que criamos, como uma ferramenta para resolver um problema. A gestão de projetos Scrum envolve pouquíssimos artefatos que ainda agregam valor à empresa. Os seguintes são os artefatos importantes no Scrum:
Product Backlog
Os Product Owners e gerentes usam essa lista para acompanhar todas as tarefas que precisam ser concluídas. Solicitações de recursos, atualizações e correções são listadas aqui como entrada para o backlog durante cada sprint. Em outras palavras, é uma "lista de tarefas" para toda a equipe. Quando aprendemos coisas novas ou o mercado muda, o Product Owner precisa continuar revisitando, re-priorizando e mantendo o backlog do produto.
Sprint Backlog
É uma lista de itens, histórias de usuários ou correções de bugs que a equipe de desenvolvimento decidiu implementar no ciclo de sprint atual. A equipe decide quais itens do product backlog trabalhar na reunião de planejamento do sprint antes de cada sprint. Um sprint backlog pode ser flexível e mudar ao longo do sprint. No entanto, o principal objetivo do sprint — o que a equipe pretende realizar neste sprint — não pode ser negligenciado.
Gráficos de Burndown
São usados para destacar quanto trabalho resta em um sprint e fornecer uma maneira rápida de ver se um sprint está no caminho certo para concluir todas as tarefas planejadas.
Vantagens da Metodologia Scrum
Em comparação com outras técnicas de desenvolvimento ágil, o Scrum oferece muitos benefícios. Atualmente, é a estrutura de referência mais amplamente usada e aceita na indústria de software. A seguir estão algumas vantagens conhecidas do Scrum:
Facilmente Escalável
Os processos do Scrum são iterativos e gerenciados dentro de intervalos de trabalho definidos, permitindo que a equipe se concentre em determinadas funcionalidades para cada fase. Isso permite que as equipes expandam os módulos em termos de funcionalidades, design, escopo e atributos de maneira transparente e ordenada, resultando em entregas superiores para o usuário.
Conformidade com as Expectativas
O cliente define suas expectativas, especificando o valor que cada requisito/história de projeto oferece, a equipe os estima e o Product Owner os prioriza usando essas informações. Regularmente, o Product Owner verifica se os requisitos foram concluídos durante as demonstrações do sprint e fornece feedback relevante aos membros da equipe.
Adaptabilidade
Mudanças causadas pelas necessidades dos consumidores ou pelos desenvolvimentos do mercado são rapidamente abordadas. A metodologia é construída para responder às demandas em constante mudança de projetos complexos.
Redução do Tempo de Mercado
O cliente pode começar a usar os recursos mais críticos do projeto antes de concluir todo o produto.
Melhoria na Qualidade do Software
Após cada iteração, a abordagem funcional e a exigência de adquirir uma versão funcional contribuem para uma maior qualidade do software.
Previsão Oportuna
Usando este processo, podemos determinar o ritmo médio de sprint da equipe e, como resultado, prever quando uma função específica que ainda está no backlog estará disponível.
Redução de Riscos
Ao concluir as funções mais importantes primeiro e entender a rapidez com que a equipe está progredindo no projeto, é possível eliminar riscos de forma eficiente com antecedência.
Maior Transparência e Visibilidade do Projeto
Reuniões diárias, check-ins regulares e funções claramente definidas proporcionam a todos na equipe uma melhor compreensão do projeto, o que ajuda a evitar conflitos e mal-entendidos. Quaisquer problemas são descobertos antes que se tornem um problema e causem atrasos, permitindo que o tempo seja controlado e os processos avancem.
Responsabilidade Entre Equipes
A equipe decide o trabalho, e quaisquer reclamações ou sugestões são sempre reconhecidas. Como nenhum único gerente de projeto lidera a equipe ou silos de trabalho, os membros da equipe têm mais colaboração e autonomia.
Redução de Custos
Todas as preocupações e ajustes são visíveis e compartilhados assim que ocorrem, reduzindo custos e melhorando a qualidade do produto como um todo. Como os sprints são curtos e os processos são fracionados, erros podem ser corrigidos rapidamente.
Desvantagens da Metodologia Scrum
Por outro lado, existem desvantagens significativas em um procedimento de gerenciamento de projetos tão rápido e incremental. A seguir estão alguns dos contratempos:
Aumento do Escopo
O escopo do projeto pode ser um grande problema quando a mudança é bem-vinda livremente e as metas são variáveis. Os stakeholders frequentemente desejam adicionar funcionalidades extras alterando regularmente o processo e os objetivos.
Equipes Difíceis de Gerenciar
O Scrum foi criado pensando em pequenas equipes. Pequenas equipes são consideradas ao desenvolver procedimentos, funções e artefatos.
A Colaboração Exige Conhecimento e Dedicação
Devido ao pequeno tamanho das equipes Scrum e à falta de responsabilidades claramente definidas, a equipe deve estar familiarizada com todos os aspectos do Scrum e seus princípios para ter sucesso. Membros da equipe que não possuem conhecimento técnico ou comprometimento representam uma ameaça aos objetivos da equipe.
Scrum Masters Devem Ser Altamente Conhecedores
Um produto fracassado pode ser causado pela escolha do Scrum Master errado. O projeto falhará, e o processo do Scrum como um todo também falhará se o Scrum Master tentar gerenciar a equipe em vez de supervisioná-la e confiar nela.
Risco de Incertezas
A precisão nos cronogramas e orçamentos do projeto pode ser afetada se as tarefas não forem claramente delineadas na reunião. Se as metas e listas de tarefas originais não forem claras, o planejamento se torna mais difícil e os sprints podem demorar mais.
Selecionando o Software
Hoje, você pode escolher entre uma ampla variedade de soluções para empregar a estrutura do Scrum em seus projetos. O mais popular (embora não o mais simples) é, obviamente, o Jira. Alguns softwares all-in-one, como o Flowlu, também oferecem funcionalidades para gerenciar projetos Scrum e equipes Ágeis. Ele incorpora gráficos de burndown, story points, backlog, sprints e outras ferramentas para gerenciamento ágil de projetos eficaz.
Se você precisa economizar dinheiro e gerenciar toda a sua empresa, incluindo projetos Scrum, em um só lugar, provavelmente escolherá uma das plataformas all-in-one mais simples, mas mais ricas em recursos, em vez de ferramentas específicas dedicadas ao gerenciamento Ágil.
Conclusão
As empresas podem usar a metodologia Scrum para lidar com tarefas complexas e adaptativas enquanto fornecem soluções de alto valor. As crenças, princípios e práticas do Scrum demonstraram dar às empresas a flexibilidade necessária para responder rapidamente às condições de mercado em mudança e entregar bens de alta qualidade aos clientes de maneira mais rápida, fazendo melhor uso dos recursos disponíveis.
A estrutura Scrum continua a ser uma escolha popular para os praticantes de desenvolvimento ágil de software. Com poucos sinais de desaceleração, sua popularidade continua a crescer.
Leia mais: O que é Gerenciamento de Projetos Ágeis e Como o Flowlu o Usa
