Fluxo de trabalho VS Processo: Diferenças e semelhanças
Criamos termos para simplificar nossa vida. É mais fácil comunicar ideias ou explicar coisas quando temos um estoque de palavras com termos. Assim, podemos nos entender e combinar nossos esforços para alcançar um objetivo comum. No entanto, o grande volume de vocabulário humano torna difícil distinguir todas as palavras, contrariamente às nossas intenções.
Por essa razão, vamos ajudá-lo hoje, esclarecendo as diferenças (e semelhanças) de duas palavras – "fluxo de trabalho" e "processo". Para que da próxima vez você possa evitar mal-entendidos em conversas e ter uma melhor visão de como os negócios são organizados.
O que é um Processo?
De modo geral, pensamos em um processo como uma série de atividades que nos levam mais perto de um resultado de algum tipo. Se falarmos sobre um processo do ponto de vista empresarial, é o conjunto de atividades que nos leva a um objetivo de negócio, como a criação de um produto, sua entrega ao cliente ou algo mais.
Assim, um processo de negócio é um caminho para a execução de um propósito. Você tem o desejo de vender produtos e se tornar mais rico. E seu processo de negócio é todo o trabalho feito para satisfazer esse desejo.
O que é um Fluxo de Trabalho?
Então, o que é um fluxo de trabalho? Referimo-nos a ele como uma série de passos para realizar uma tarefa. Como diferentes tarefas podem requerer atenção, os detalhes de um fluxo de trabalho podem variar significativamente:
- uma pessoa, um grupo ou uma empresa inteira pode ser responsável por um fluxo de trabalho;
- o objetivo de um fluxo de trabalho pode ser qualquer coisa, desde o processamento de informações até o design do produto;
- alguns fluxos de trabalho podem ser contínuos, outros são feitos rapidamente.
Agora, isso pode ter se tornado um pouco confuso...
A Semelhança Entre um Processo e um Fluxo de Trabalho
Se um fluxo de trabalho é qualquer série de passos para terminar uma tarefa, e um processo é qualquer série de atividades (passos) para alcançar algum resultado, então um fluxo de trabalho deveria ser um sinônimo para um processo. Certo?
De fato, as definições de ambos "fluxo de trabalho" e "processo" são muito semelhantes. Usamos esses termos para descrever uma ação que leva a alguns resultados para uma empresa (uma organização). Portanto, não é de admirar que as pessoas confundam esses termos, usando-os de forma intercambiável como sinônimos. Apesar de sua semelhança na forma, eles não são sinônimos e explicam ações diferentes.
A Diferença Entre um Processo e um Fluxo de Trabalho
Basicamente, um fluxo de trabalho é uma parte do processo de negócio. Então, a principal diferença entre "fluxo de trabalho" e "processo" é o escopo da ação.
Vamos olhar para alguns exemplos.
Uma empresa produz uma linha de roupas: meias, camisetas, jeans, sapatos, etc. O principal objetivo desta empresa é obter o máximo benefício de seu trabalho – ganhar dinheiro suficiente e lucrar com seus produtos.
Então, todo o procedimento de vender suas roupas para os clientes é o que você pode chamar de processo de negócio. Esse processo de ganhar dinheiro inclui um conjunto de atividades, para mencionar algumas delas:
- a empresa tem que fazer designs de seus itens;
- deve encomendar material suficiente para produzir esses itens;
- deve executar a fabricação desses itens;
- uma campanha publicitária aumenta as chances de vender tudo.
Em outras palavras, um processo de negócio é ir do ponto A ao ponto B.
Essa jornada do ponto A ao ponto B consiste em várias atividades. O conjunto de passos que você executa para completar uma dessas atividades é um fluxo de trabalho. Então, os fluxos de trabalho são feitos para ajudar na realização de um processo.
Por exemplo, a fabricação de itens de vestuário, a criação de designs, campanhas publicitárias e outros elementos do processo de negócio são completados através de fluxos de trabalho. Um fluxo de trabalho para a criação de designs pode incluir várias etapas de design de produtos e exames dos resultados. Um fluxo de trabalho para publicidade pode incluir brainstorming para ideias, criação de anúncios e busca por sites empresariais para colocar esses anúncios.
A Importância dos Fluxos de Trabalho e Processos
Usamos essas categorias para guiar nosso progresso. Cada termo descreve as etapas do nosso trabalho. Dividir a enorme quantidade de trabalho em estágios fáceis de seguir ajuda na organização. Você atribui tarefas específicas à sua equipe, e todos sabem quais são seus deveres. E se algo não funcionar de acordo com o plano, você pode rapidamente estabelecer a raiz do problema.
Gestão de Fluxo de Trabalho e Produtividade
Para obter a máxima produtividade, você tem que definir suas prioridades e gerenciar sua agenda de forma a gastar mais tempo alcançando essas prioridades. Ao mesmo tempo, você precisa minimizar suas distrações e o tempo gasto em coisas menos importantes.
Os fluxos de trabalho são chaves para um processo de negócio produtivo. Sua eficiência em alcançar o objetivo final depende de quão bem você planejou e executou seus fluxos de trabalho. Então, por exemplo, até mesmo o processo mais simples de processamento de fotos pode ser dividido em um fluxo de trabalho.
- Um fluxo de trabalho cuidadosamente avaliado terá um menor número de passos para completar a tarefa. Atalho!
- Você pode automatizar as operações tediosas e repetitivas em um fluxo de trabalho. Como resultado, sua equipe não precisa fazer isso manualmente, e eles podem fazer outras coisas em vez disso. Atalho!
- Acompanhar um fluxo de trabalho pode mostrar quais erros ou etapas ineficientes você tem. Atalho potencial!
Para melhorar um fluxo de trabalho, as empresas usam sistemas de gestão para analisar as tarefas e otimizar sua execução. Uma empresa pode querer automatizar algumas operações e mudar a estrutura de um fluxo de trabalho. Um sistema de gestão de fluxo de trabalho é uma ferramenta de software que pode ajudar com isso.
Por exemplo, uma campanha publicitária pode exigir muito dinheiro e tempo para encontrar sites para colocação de anúncios. Para economizar recursos, uma empresa pode querer usar postagens de convidados em sites empresariais respeitáveis. Dessa forma, uma empresa elimina etapas desnecessárias (como a busca por sites) de um fluxo de trabalho, tornando-o mais eficiente.
Gerenciar seus fluxos de trabalho pode mudar tanto. Definindo a rota mais curta para a conclusão de tarefas, diminuindo a redundância, automação do mundano e repetitivo – um fluxo de trabalho bem pensado ajudará no seu gerenciamento geral de tempo, eficiência e produtividade.
Conclusão
Agora, você conhece a diferença entre dois termos aparentemente semelhantes. Além do valor educacional, esperamos que uma melhor compreensão dos princípios subjacentes à condução de negócios ajude você em questões práticas.
Num contexto empresarial, um "fluxo de trabalho" refere-se a uma série de passos concebidos para concluir uma tarefa específica, enquanto um "processo" é uma série mais ampla de actividades destinadas a atingir um objetivo empresarial, como a criação e entrega de um produto. Um fluxo de trabalho é uma parte de um processo empresarial, centrando-se em tarefas individuais no âmbito de um objetivo maior.
Embora "fluxo de trabalho" e "processo" tenham definições semelhantes e sejam frequentemente confundidos, não devem ser utilizados indistintamente. Um fluxo de trabalho é um subconjunto de um processo, que lida com tarefas específicas, enquanto um processo engloba uma gama mais vasta de actividades que visam um objetivo comercial.
Compreender os fluxos de trabalho e os processos ajuda a organizar o trabalho, a atribuir tarefas específicas e a identificar problemas de forma eficiente. Divide a grande quantidade de trabalho em fases geríveis, ajudando na organização, gestão do tempo, eficiência e produtividade.
A gestão do fluxo de trabalho desempenha um papel crucial no aumento da produtividade, definindo prioridades, minimizando as distracções e automatizando tarefas repetitivas. Envolve a análise de tarefas, a otimização da execução e a eventual utilização de sistemas de gestão para melhorar e automatizar os fluxos de trabalho, conduzindo a uma conclusão mais eficiente das tarefas e a uma gestão global do tempo.
As empresas podem otimizar os seus fluxos de trabalho avaliando os passos envolvidos nas tarefas, eliminando ineficiências, automatizando operações repetitivas e utilizando sistemas de gestão do fluxo de trabalho para analisar e melhorar a execução das tarefas. A otimização pode envolver a remoção de passos desnecessários ou a adoção de estratégias como o guest posting para poupar recursos, tornando assim os fluxos de trabalho mais eficientes.
