No início, a gestão de tarefas sempre parece ser uma brisa. Quero dizer, o que há de difícil em acompanhar o status das tarefas em um quadro de avisos ou simplesmente na sua cabeça? Bem, é fácil de fato até você se tornar responsável por uma equipe inteira. Esse é o momento em que você começa a pensar em encontrar o melhor aplicativo de gestão de tarefas.
À medida que você se torna um líder de equipe, você é responsável por todos os processos em torno do fluxo de trabalho: criação de tarefas, rastreamento de tarefas, revisão e aprovação de tarefas, e também gerenciamento de mudanças. Para lidar com todas essas tarefas, as pessoas começaram a criar várias metodologias e ferramentas de gestão de tarefas. Com o crescente poder das tecnologias, o software de gestão de tarefas se tornou a personificação de todas as metodologias e frameworks de planejamento de tarefas.
No artigo de hoje, vamos apresentar uma lista das melhores soluções de gestão de tarefas em 2024. Além disso, também explicaremos alguns conceitos básicos de gestão de tarefas para você, para que possa entender melhor suas necessidades e fazer a melhor escolha de software.
O que é Software de Gestão de Tarefas?
Primeiramente, vamos imaginar todos os processos de gestão de tarefas pelos quais você passa todos os dias. Primeiro, você precisa atribuir a tarefa, mas analisar a carga de trabalho de cada colega de equipe antes. Depois, você precisa fazer especificações, definir prioridades, etc. Após isso, você é responsável pela revisão de cada iteração da tarefa, assim como pela sua aprovação. Então, multiplique todas as ações que mencionamos antes por três vezes e é isso; um dia típico de todo gerente!
Em uma perspectiva maior, quando o software de gestão de tarefas encontra a gestão de projetos, como é o caso do Flowlu, ele também pode lidar com orçamentos e gestão financeira.
Entre todos os processos que os aplicativos de operação de tarefas podem lidar, também existem benefícios não tão óbvios dessas ferramentas.
Benefícios do Software de Gestão de Tarefas
Não importa se você usa um software completo de gestão de projetos ou apenas um aplicativo de gestão de tarefas, porque alguns elementos centrais são sempre os mesmos e trazem benefícios exatos para você, como gerente.
Aqui está a lista dos principais benefícios que você pode obter dos aplicativos de gestão de tarefas:
Armazenamento centralizado de dados. Como todas as informações relacionadas a clientes, tarefas, projetos e sua documentação estão localizadas em um só lugar, seus colegas de equipe não precisam perder tempo alternando entre aplicativos para encontrar um dado importante.
Diferentes visões e abordagens. Muitos aplicativos oferecem visões completamente diferentes para tarefas. Em aplicativos flexíveis como o Flowlu, você pode usar listas de tarefas tradicionais, visão GTD, quadros
Kanban ou até mudar para projetos Agile para dar um pouco mais de flexibilidade aos seus processos.
Melhoria na colaboração da equipe. É mais fácil não apenas para você, mas para seus colegas de equipe também, quando eles podem verificar rapidamente os status das tarefas e coordenar suas ações com outros funcionários.
Melhor delegação. Quando você vê a carga de trabalho geral da equipe e as tarefas relacionadas a cada pessoa, você pode delegar e atribuir tarefas melhor, sem sobrecarregar os melhores desempenhistas.
Planejamento sábio. Aplicativos de gestão de tarefas também são sobre planejamento. Você pode predefinir etapas para projetos e processos semelhantes, e em vez de criar um novo plano do zero, basta usar modelos pré-fabricados.
Redução de custos de tempo. A maioria dos aplicativos modernos de gestão de tarefas oferece automação, então algumas das suas
Entre todos esses benefícios, o software de gestão de tarefas, se escolhido precipitadamente, pode ser motivo de alguns desafios. Para evitá-los, você deve prestar atenção em alguns pontos ao escolher um bom aplicativo.
O que Considerar ao Escolher o Melhor Aplicativo de Rastreamento de Tarefas
Existem muitos aplicativos no mercado, alguns deles têm recursos muito específicos e são adequados apenas para indústrias específicas. Isso significa que, antes de escolher um, é melhor fazer a lista de recursos que você precisa e analisar sua indústria também. Às vezes, vale a pena até mesmo dar uma olhada nos seus concorrentes e ver qual software eles estão usando atualmente.
Analise o Tamanho e a Estrutura da Empresa
Você dificilmente precisa de um software complexo se for uma startup, mas definitivamente precisa de um aplicativo que escale com o seu negócio à medida que você cresce. Ao escolher um aplicativo de gestão de tarefas, considerar o tamanho da sua equipe é extremamente importante. Se o software for muito complexo e avançado para sua equipe pequena e inexperiente, você provavelmente perderá dinheiro e tempo em vez de ter algum benefício.
Agora, entendemos por que você precisa encontrar tal aplicativo, mas como encontrar o melhor aplicativo para rastrear tarefas? Vamos dar uma olhada mais de perto nos melhores.
Melhores Aplicativos de Gestão de Tarefas: 12 Opções para Experimentar
Neste artigo, vamos revisar o software de gestão de tarefas mais popular na prática de gestão atual. Eles têm recursos diferentes e são adequados para diferentes indústrias, mas temos 100% de certeza de que você encontrará sua opção perfeita aqui.
Flowlu
Flowlu é o software de gestão de tarefas online tudo-em-um voltado para ajudar empresas de todos os tamanhos a integrar perfeitamente seus processos de gestão de tarefas e projetos às finanças, CRM, conhecimento e gestão de documentos. Entre todos os organizadores de tarefas, Flowlu é a melhor opção porque não só garante integração perfeita com outros módulos, mas também pode automatizar todo o seu fluxo de trabalho de tarefas, incluindo gestão de e-mails e comunicação com colegas de equipe.
Se você trabalha regularmente em comunicação com clientes, Flowlu será um software perfeito de CRM e gestão de tarefas. Tarefas podem ser relacionadas às suas oportunidades de vendas, assim como com projetos, para que você possa garantir um processo de vendas passo a passo e evitar falhas de comunicação.
Recursos-chave do Flowlu
Automações: Flowlu pode automatizar literalmente tudo, tarefas, projetos, negócios de vendas, finanças, gestão do conhecimento, atividades de e-mail e comunicação com clientes e colegas de equipe. Você não precisa usar aplicativos adicionais para garantir que todas as peças do seu trabalho sejam processadas juntas, porque todos os módulos essenciais no Flowlu são nativos.
Personalização: no Flowlu, você pode personalizar tudo, incluindo seus estágios de fluxo de trabalho, campos personalizados, quadros kanban e outras ferramentas que o tornam produtivo. Os cartões de tarefas mostrarão apenas as informações que você precisa. A qualquer momento, você pode definir campos personalizados para suas tarefas ou projetos para garantir que sua equipe esteja ciente das informações importantes. Além disso, o Flowlu permite que você defina várias visões de suas tarefas, incluindo a visão de lista, GTD, quadro kanban e mais.
Integrações: Flowlu tem muitas integrações nativas, incluindo Gmail, Google Calendar, Slack e muitos outros aplicativos para aumentar sua produtividade. Não encontrou algo que você precisa na lista de integrações disponíveis? Não é um problema, porque o Flowlu tem uma API aberta para integrá-lo com seus aplicativos favoritos.
Análises: Relatórios poderosos cobrem todos os módulos do Flowlu, enquanto um painel personalizável com widgets ajudará você a ter acesso rápido às informações de que mais precisa. Projetos Agile: Equipes de desenvolvimento podem executar seus projetos e rastrear tarefas ou problemas no módulo Agile. Todas as ferramentas internas estão funcionando de acordo com a metodologia Scrum, então você pode facilmente construir um projeto de acordo com as metodologias de gestão de projetos.
Melhor gestão de tarefas multiplataforma: Flowlu lidará com suas tarefas e projetos onde quer que você esteja, porque está disponível em todos os navegadores e no aplicativo móvel, gratuito para download tanto no Android quanto no iOS. Como o Flowlu é um dos melhores aplicativos de gestão de tarefas para Windows, tão bom quanto para MacOS.
O Flowlu é adequado para:
Pequenas e médias empresas (PMEs): Solução acessível e abrangente para gerenciar projetos, finanças e equipes.
Agências de marketing e publicidade: Gerencie projetos, leads, colaboração com clientes, rastreamento de tempo e faturamento.
Empresas de serviços profissionais: Gerencie projetos, rastreie horas faturáveis, colabore com clientes e ofereça um serviço melhor através da base de conhecimento e portal do cliente. Como o Flowlu é um software de CRM e gestão de tarefas, ajuda a integrar perfeitamente as comunicações com os clientes aos fluxos de trabalho de tarefas.
Freelancers e consultores: Gerencie projetos, rastreie o tempo, fature clientes e ganhe mais negócios com propostas e contratos.
Agências criativas: Ferramentas visuais como quadros de humor e quadros kanban para gerenciar projetos criativos, colaboração com clientes e fluxos de trabalho simplificados.
Empresas de desenvolvimento de software: Gerencie projetos de desenvolvimento, rastreie bugs e problemas, colabore com desenvolvedores e clientes através do planejamento de sprints e repositórios de código.
Empresas de construção: Acompanhe o progresso do projeto, gerencie orçamentos e colabore com subcontratados usando gráficos de Gantt e compartilhamento de arquivos.
Organizações sem fins lucrativos: Gerencie projetos, rastreie subsídios e doações e colabore com voluntários através de recursos de orçamento e relatórios.
ProofHub é uma solução completa para gerenciar tarefas e colaborar com equipes de forma eficaz. A plataforma oferece recursos robustos como rastreamento de tarefas, cronogramas de projetos, colaboração entre equipes e fluxos de trabalho personalizáveis. Com uma interface intuitiva, o ProofHub centraliza a comunicação e o gerenciamento de tarefas, tornando-se uma escolha ideal para aumentar a produtividade e a coordenação de projetos em diversas indústrias.
Principais Funcionalidades do ProofHub
Designação de Tarefas Otimizada: Crie e atribua tarefas a indivíduos ou grupos, garantindo que a pessoa certa assuma o trabalho.
Várias Visualizações de Tarefas: Escolha entre o quadro Kanban, tabela, gráfico de Gantt e visualizações em calendário para gerenciar as tarefas de acordo com suas funções e preferências específicas.
Dependências de Tarefas: Defina dependências entre tarefas para garantir um fluxo lógico nas atividades do projeto.
Ações em Massa: Gerencie várias tarefas de uma vez para economizar tempo e esforço. É possível excluir, mover ou arquivar várias tarefas simultaneamente.
Campos Personalizados: Personalize as informações das tarefas com formatos variados (datas, listas, textos e mais) para adaptar os detalhes às suas necessidades específicas.
Comentários nas Tarefas: Comunique-se diretamente com os membros da equipe dentro dos tópicos das tarefas para uma comunicação eficaz. Isso elimina a necessidade de longas trocas de e-mails externos e mantém todas as informações relevantes em um só lugar.
Controle de Tempo: Monitore o tempo gasto nas tarefas para garantir uma gestão precisa do tempo e faturamento em projetos para clientes.
Compartilhamento de Arquivos e Gestão de Documentos: Os usuários podem compartilhar arquivos e documentos diretamente nas tarefas, facilitando o acesso à documentação relevante dos projetos.
Recursos de Colaboração: Chat integrado, discussões, provas e anúncios mantêm todos os membros da equipe alinhados.
Relatórios: Gráficos em tempo real e insights instantâneos fornecem informações valiosas sobre o progresso do projeto, taxas de conclusão de tarefas e o desempenho geral da equipe.
ProofHub é ideal para:
Equipes de Marketing: As ferramentas de gestão de tarefas e colaboração facilitam o planejamento e execução de campanhas. As equipes de marketing podem usar calendários compartilhados para agendar, acompanhar o progresso do projeto e colaborar em tempo real na criação de conteúdo e estratégia.
Equipes de Desenvolvimento de Software: Com recursos como gráficos de Gantt para cronogramas de projetos e gestão de tarefas, as equipes podem organizar sprints, gerenciar recursos e acompanhar os marcos de desenvolvimento com eficiência.
Equipes Criativas e de Design: Compartilhamento de arquivos, ferramentas de feedback e discussões colaborativas são ideais para equipes criativas e de design. As equipes podem compartilhar facilmente rascunhos de design, receber feedback e gerenciar revisões em uma plataforma centralizada.
Instituições Educacionais: Usuários podem gerenciar projetos administrativos, coordenar entre professores e funcionários e acompanhar cronogramas acadêmicos e tarefas.
Equipes de Desenvolvimento de Produto: As equipes relacionadas ao desenvolvimento de produtos utilizam o ProofHub para planejamento de projetos, atribuição de tarefas e acompanhamento do progresso. Você pode gerenciar múltiplos projetos e controlar as fases de desenvolvimento para lançar produtos no prazo.
Equipes Operacionais: Gerencie tarefas diárias, acompanhe fluxos de trabalho operacionais e melhore a coordenação entre departamentos. Os recursos de agendamento e relatórios da plataforma ajudam a otimizar as operações.
Equipes de RH: Equipes de Recursos Humanos podem gerenciar processos de recrutamento, acompanhar a integração de novos colaboradores e cuidar de projetos relacionados à gestão de pessoas.
Startups: As startups podem gerenciar projetos, acompanhar o progresso e colaborar de forma eficiente sem a necessidade de várias ferramentas. Os planos de preços escaláveis são adequados para startups em crescimento.
Organizações Sem Fins Lucrativos: Os usuários podem organizar projetos, gerenciar campanhas de arrecadação de fundos e coordenar entre voluntários e membros. A estrutura de preços acessível e os recursos abrangentes fazem do ProofHub uma escolha ideal para organizações com orçamentos limitados.
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FAQs
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O artigo lista Flowlu, ClickUp, Asana, Plutio, Trello, Wrike, Monday.com, Todoist, Microsoft To Do, Google Tasks, Habitica e Any.do como os 12 melhores aplicativos de gestão de tarefas para considerar em 2024.
Para escolher o melhor aplicativo de gestão de tarefas, considere o tamanho e a estrutura da sua equipe, as funcionalidades específicas que você precisa e como o aplicativo se integra com suas ferramentas atuais. Além disso, verifique se o aplicativo suporta os requisitos específicos da sua indústria.
Sim, muitos desses aplicativos oferecem integrações com ferramentas populares como Gmail, Slack, Google Calendar e mais, permitindo um fluxo de trabalho mais integrado.
Sim, muitos dos aplicativos listados, como Asana, Trello e Monday.com, oferecem recursos que suportam o trabalho remoto, tornando-os adequados para equipes distribuídas.