Mais cedo ou mais tarde, qualquer empresa de produção chega ao ponto em que o uso de planilhas para vendas e gestão de clientes se torna insuficiente. Há muitos leads e eles se perdem, membros da equipe deixam passar prazos, e os responsáveis falham em completar tarefas. A implementação de um CRM para uma empresa de fabricação ajuda a automatizar os processos de produção e otimizar a colaboração.

Sobre o Cliente

SheSaidYes é a designer, fabricante e comerciante de vestidos de noiva e roupas para noivas dos EUA, Canadá, França, Austrália, Rússia, Japão e outros 30 países. Embora tenham algumas lojas físicas, SheSaidYes está principalmente presente no mercado online global Etsy.

Com a introdução do CRM, eles foram capazes de automatizar todo o negócio e otimizar processos.

Desafio

Desde o início, a equipe da SheSaidYes dependia apenas do Excel para gerenciar suas operações. Eles inseriam manualmente informações sobre clientes e vendas em planilhas dispersas. Infelizmente, usando o Excel, os funcionários ocasionalmente podiam perder pedidos. Os processos da empresa estavam mal organizados.

Por exemplo, um vendedor frequentemente esquecia de pedir feedback do cliente ou não conseguia acompanhar medidas. Conforme expandiam, a equipe percebeu que não podiam avançar sem uma solução de gestão empresarial.

Solução

Como regra, soluções de CRM são usadas para gestão eficaz de vendas — desde o primeiro contato com o prospecto até a compra paga. No entanto, SheSaidYes está utilizando o Flowlu desde o momento da compra até os clientes receberem seus pedidos.

SheSaidYes dividiu todos os processos em duas etapas principais — preparação e produção. A etapa preparatória inclui venda cruzada, obtenção de medidas e coleta de outras informações necessárias. E a etapa de produção é costurar as roupas e todas as atividades relacionadas.

Como Flowlu Ajuda

Vamos analisar os fluxos de trabalho do Flowlu deles.

Passo 1. Preparação

Quando um cliente compra roupas da SheSaidYes, eles as adicionam à lista de registros de Clientes. Eles atribuem um número de identificação junto com a data da compra, nome do produto, preço, etc. Com este ID, o pedido é listado nas oportunidades e projetos.

Cada oportunidade corresponde a um pedido. Quando o alfaiate recebe o pedido, eles veem todas as informações e medidas deste número. O vendedor pode encontrar e rastrear rapidamente o status do pedido pelo ID também.

A SheSaidYes tem um ciclo de vendas longo: existem cerca de oito etapas entre quando a noiva faz sua compra e quando a equipe finalmente cria o vestido. Tal processo é determinado pelas peculiaridades da produção do vestido de noiva.

Por exemplo, uma noiva geralmente compra um vestido em janeiro para um casamento que não acontecerá até julho. A equipe precisa começar a costurar, mas eles não fazem isso porque as medidas podem mudar nos próximos seis meses.

Sempre leva pelo menos 5-6 meses desde a compra até o casamento real. Durante esse tempo, a equipe da SheSaidYes pode acumular 500-700 noivas que devem ser orientadas corretamente. Para cada um dos vestidos, a noiva tem 5 dias para enviar suas medidas. Um vendedor tem que verificar centenas de pessoas para ver se as medidas foram enviadas ou não.

Quando a SheSaidYes estava executando processos no Excel, todos esses passos levavam uma quantidade tremenda de tempo para os funcionários. No Flowlu, eles criaram um funil de vendas com as etapas necessárias e configuraram a automação. Dessa forma, eles não esquecem de ninguém e dão a devida atenção a cada noiva.

A equipe adicionou modelos de e-mail às regras de automação para economizar tempo. Eles também incluíram lembretes e atualização automática de informações. Agora, cada etapa do funil de vendas tem suas próprias ações automáticas acionadas. Isso economiza tempo e evita que os funcionários cometam erros.

A automação e um funil de vendas adequado ajudam a equipe ao longo de todo o ciclo de vendas. Por exemplo, agora se uma noiva não enviar suas medidas em cinco dias, o vendedor vê essa informação no quadro kanban de relance e a contata instantaneamente. A equipe também integrou um gateway de pagamento online e pode faturar o cliente na etapa de venda cruzada com a opção de pagamento via PayPal.

Essa abordagem automatizada permitiu à SheSaidYes melhorar a satisfação do cliente e aumentar a receita.

2. Produção

Passando para a fase de produção significa que a equipe agora tem todas as informações de que precisa para começar a costurar. Quando uma oportunidade passa para esta etapa do funil, um projeto é imediatamente criado. O alfaiate é automaticamente adicionado à equipe do projeto (graças às regras de automação, novamente). Todas as ações subsequentes continuam no projeto. O projeto é criado com base em um modelo pré-salvo, que enumera todos os principais passos, marcos e tarefas para a equipe.

Normalmente, um alfaiate costura roupas por um período considerável de tempo. Além disso, até 16 pessoas podem participar da criação de um único vestido. Por isso, é importante acompanhar efetivamente o progresso da produção e monitorar os prazos. Isso garante que todos os pedidos sejam enviados a tempo. O quadro Kanban do projeto é útil aqui e mostra claramente o status de cada vestido.

A equipe da SheSaidYes faz o possível para que seus clientes se sintam o mais confortáveis possível. Eles entendem que é altamente estressante confiar para costurar seu vestido mais importante remotamente em outra parte do mundo.

Por esse motivo, eles desenvolveram um processo especial para minimizar a ansiedade das noivas e aumentar o número de pontos de contato com o cliente. A melhor parte é que conseguiram implementar todos esses processos dentro do Flowlu. Isso resultou em uma taxa de satisfação de 80% com os serviços da empresa, que eles consideram um resultado muito alto para a indústria.

A Conclusão

O que mais gosto no Flowlu é que quando faço login, posso ver exatamente quantas oportunidades estão no pipeline agora. Este é um dos indicadores mais importantes para mim como gerente. Também monitoro para garantir que não haja atividades vencidas no funil de vendas. E se houver, analisamos junto com a equipe o motivo pelo qual isso aconteceu.

O Flowlu ajudou a equipe da SheSaidYes a melhorar o processo de atendimento aos pedidos e organizar eficientemente a interação entre os departamentos. A automação de processos do Flowlu ajudou a aumentar o nível de serviço ao cliente e economizar tempo tanto para gerentes quanto para funcionários.