Trabajo inteligente: cómo gestionar varios proyectos al mismo tiempo
Sería maravilloso si solo tuviéramos un proyecto a la vez durante nuestras horas de trabajo, ¿verdad? Sin embargo, esta no es la realidad dentro de una empresa. Entre correos electrónicos constantes, plazos, los múltiples proyectos que se nos asignan, y la gestión de las herramientas que necesitamos para completar dichos proyectos, puede ser difícil lograr hacer algo. Aquí es donde saber cómo priorizar múltiples tareas en varios proyectos brilla más. Aprender a equilibrar prioridades es clave para gestionar varios proyectos al mismo tiempo.
Multitarea no es gestionar varios proyectos
Muchos empleados y empleadores confunden el concepto de gestionar prioridades dentro de múltiples proyectos con la multitarea. Esto es un error. La multitarea afecta negativamente a tu productividad y simplemente no se puede hacer. Se ha demostrado una y otra vez que nuestro cerebro no puede realizar múltiples tareas a la vez. No está diseñado para prestar atención a dos tareas simultáneamente. Cuando lo intentamos, es mucho más probable que pasemos cosas por alto y cometamos errores tontos. El primer paso para gestionar múltiples proyectos es trabajar en una cosa a la vez.
La planificación lo es todo
La habilidad más importante a desarrollar para gestionar varios proyectos es la planificación. “La planificación de proyectos te ayudará a definir el cronograma de tus proyectos y los plazos adecuados asociados con cada uno”, explica Charlene Vidaurri, gerente de proyectos en Writinity y Last Minute Writing. Cuando sabes qué necesita cada proyecto, qué tareas están asociadas a ellos y cuándo deben completarse, entonces puedes priorizar con precisión en qué proyecto trabajar y cuándo. También te ayuda a decidir qué equipo trabaja en qué proyecto, si tienes la suerte de contar con varios equipos a tu disposición.
Prioriza
La siguiente habilidad a perfeccionar es la priorización. Una vez que hayas planificado y estimado el tiempo que te llevará completar cada tarea, puedes establecer tus principales prioridades. Es importante reconocer las tareas de alta y baja prioridad y entender cuáles deben hacerse primero. Preguntar a tus gerentes o líderes de proyecto qué tareas deberías estar enfocando es útil aquí. Si eres la persona a cargo, hacer una lista de las cinco o seis prioridades más altas del día es una buena idea para mantenerte al día con tus proyectos.
Usa las herramientas adecuadas para el trabajo
Si estás gestionando varios proyectos, hay muchas herramientas y software que pueden ayudarte a hacer justamente eso. Utilizar estas herramientas puede ser un salvavidas. El software de gestión de proyectos como Flowlu elimina gran parte del trabajo manual en la gestión de tu agenda y tus tareas. El software tiene herramientas de calendario y puede programar tareas y subtareas, además de aumentar la transparencia sobre el desempeño de los otros miembros del equipo, lo que es útil para completar tus proyectos a tiempo.
La gerencia es responsable de establecer prioridades
Si no estás en una posición de mando, es importante comprender que cuando tu jefe establece una prioridad, eso es lo que debes trabajar, aunque no estés de acuerdo. De esta manera, estás protegido contra cualquier consecuencia si no se cumplen los plazos del proyecto. Además, prepárate para que las prioridades cambien o se modifiquen, ya que tu gerente podría recibir nueva información de un cliente que afecte las prioridades originales que se habían establecido.
Aprende cuándo decir ‘no’
Si estás gestionando varias tareas en algunos proyectos, a veces no puedes dejar lo que estás haciendo para ayudar a alguien más. “Saber cuándo decir no a ayudar a otros es esencial para gestionar varios proyectos,” dice Opal Cox, escritora de negocios en DraftBeyond y Researchpapersuk. Está bien decir que estás trabajando en una tarea de alta prioridad y que no puedes detenerte en ese momento.
Comunica
La comunicación lo es todo. Nunca puedes comunicarte en exceso. Sé claro, directo, pide lo que necesitas y comunica lo que es importante, especialmente si hay varios proyectos involucrados, y así podrás prevenir la mayoría de los problemas antes de que se conviertan en problemas.
La gestión de proyectos con varios proyectos puede ser intimidante al principio. Sin embargo, teniendo en cuenta estas cosas, te resultará mucho menos estresante gestionar múltiples proyectos.
Acerca de la autora: Ashley Halsey es una escritora profesional en Luckyassignments London y Gumessays. Ha estado involucrada en muchos proyectos en todo el país. Cuando no está cuidando a sus dos hijos, le gusta viajar, leer y asistir a cursos de capacitación empresarial.
