Cómo elaborar un presupuesto de proyecto: guía paso a paso

Vitaliy Fliud

Writer

2 de diciembre de 2024

18 min read

Un presupuesto de proyecto es tu combustible—permite el inicio del proyecto, su progreso y su finalización dentro del tiempo previsto. Un presupuesto no se limita al dinero y va más allá. Es un esquema de cómo se ejecutará todo el proyecto desde la concepción hasta la entrega final. Un presupuesto bien calculado asegura que tu equipo externo cuente con los recursos adecuados para entregar resultados de manera eficiente y a tiempo.

En el siguiente artículo, te ayudaremos a preparar el presupuesto y a crear el proyecto de manera detallada para alcanzar los objetivos que tu empresa ha establecido.

¿Qué es un Presupuesto de Proyecto?

Un presupuesto de proyecto es un plan detallado que responde a tres preguntas esenciales:

1. ¿Cuánto vas a gastar?

2. ¿En qué vas a gastar el dinero?

3. ¿Cuándo gastarás el dinero?

En otras palabras, un presupuesto de proyecto cubre los costos combinados de todas las tareas, metas y actividades necesarias para completar el proyecto. Gastarás una cantidad determinada de dinero en el proyecto, y todos los stakeholders deben aprobarlo.

En 2021, una encuesta del Project Management Institute informó que solo el 62% de los proyectos en sus organizaciones se completaron dentro del presupuesto original. Una de las razones de esto es que los presupuestos no se crearon con antelación. Si creas un presupuesto de proyecto de antemano, reduces las posibilidades de quedarte sin recursos o exceder el presupuesto.

¿Qué debe incluir un presupuesto de proyecto? Aquí están los componentes clave:

• Costos de Mano de Obra: Todos los gastos relacionados con los miembros del equipo y los contratistas involucrados en el proyecto, como horas extra, salarios, remuneraciones por hora y costos de contratación.

• Costos de Materiales: Todos los gastos en materiales necesarios, como suministros, materias primas, etc.

• Costos Fijos y Variables: Los costos fijos incluyen alquiler de oficinas y suscripciones de software, y permanecen estables durante todo el proyecto. Los costos variables incluyen la mano de obra por hora o los costos de materiales.

• Costos Operativos: Gastos del día a día, como servicios públicos, herramientas de comunicación y gastos de viaje, necesarios para que el proyecto funcione sin problemas.

¿Por qué es Importante Presupuestar un Proyecto?

1. El presupuesto de proyecto ayuda a asegurar el financiamiento del proyecto. Los números exactos mostrarán a todos los stakeholders cuánto dinero necesitas y cuándo se necesita. En otras palabras, sin un presupuesto de proyecto, corres el riesgo de quedarte sin financiamiento.

2. Un presupuesto bien planificado permite controlar los costos del proyecto. Esto es especialmente importante, por ejemplo, al subcontratar el desarrollo de TI. Con una estimación final del presupuesto, puedes medir cuánto cuesta el proyecto en comparación con el presupuesto aprobado, lo que te permite realizar ajustes si es necesario.

3. Un presupuesto de proyecto es esencial para la viabilidad financiera de la empresa. Si calculas tu presupuesto teniendo en cuenta las limitaciones de recursos, es probable que aumentes el presupuesto operativo y asegures el éxito del proyecto.

Pasos Clave para Crear un Presupuesto de Proyecto

Crear un presupuesto de proyecto puede parecer complicado, pero se vuelve más fácil una vez que sabes qué pasos seguir. En esta guía, hemos delineado el camino que debes seguir al crear un presupuesto de proyecto, de la A a la Z. Vamos a sumergirnos en ello.

1. Establece tus Objetivos

Emprender cualquier proyecto requiere un primer paso natural: definir los límites del proyecto. Es fundamental declarar lo que se pretende lograr al final del proyecto.

Esto también ayuda a trazar las formas de realizar el trabajo, proporciona una dirección clara para el progreso y mantiene el enfoque en las metas.

¿Cómo sabes si has definido correctamente los objetivos? La mejor manera es mediante el método SMART, que significa específico, medible, alcanzable, realista y con un plazo determinado.

Por ejemplo, tu objetivo podría ser: “Al final de este trimestre, aumentaremos el tráfico orgánico en el sitio web en un 15%.”

2. Define el Alcance del Proyecto

Después de establecer tus objetivos, evalúa la cantidad de trabajo necesario para alcanzarlos. Esto es lo que trata el alcance del proyecto—proporciona límites para el proyecto, aclarando qué se debe hacer y cuándo.

Aquí hay puntos clave a considerar al definir el alcance del proyecto:

• Recursos disponibles: Antes de crear un presupuesto, debes tener una comprensión clara de los recursos disponibles. Por ejemplo, si tienes un presupuesto limitado o un equipo pequeño, será necesario ajustar tus entregables.

• Restricciones de tiempo: Debes entender si los plazos del proyecto son ajustados o si puedes tomarte tu tiempo, ya que un cronograma ajustado puede influir en el costo total.

• No metas: Además de identificar tus metas, necesitas entender lo que no deseas lograr para evitar desviaciones del alcance y gastos excesivos.

3. Divide las Entregas

Una vez que el alcance del proyecto esté definido, enumera todas las entregas y divídelas en subdependencias. Por ejemplo, si una de las entregas es publicar una nueva página de destino en tu sitio web o una publicación en el blog, puedes desglosarla en los siguientes pasos:

• Crear un borrador

• Revisar y editar el borrador

• Crear ilustraciones

• Configurar en WordPress

• Compartir en redes sociales

Este método es una forma efectiva de predecir gastos ocultos y crear un presupuesto de proyecto más preciso. Usando Flowlu, puedes dividir las entregas en tareas manejables con presupuestos y plazos asociados. Sus funciones de gestión de tareas permiten vincular estas entregas a miembros específicos del equipo y recursos, asegurando que no se pase por alto ninguna etapa.

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4. Lista los Recursos Necesarios

Cuando tu hoja de ruta del proyecto y las entregas estén mapeadas, es momento de reunir los recursos necesarios para llevarlo a cabo. Los recursos no son solo personas y herramientas; también incluyen sesiones de capacitación, espacios de trabajo productivos y todo lo demás que impulse el progreso.

Aquí están las categorías clave de recursos que puedes considerar:

• Miembros del Equipo: ¿Quién realizará el trabajo? Identifica si forman parte de tu equipo principal o si trabajarás con contratistas externos. Piensa cuidadosamente en las habilidades requeridas y cómo cubrirlas.

• Herramientas y Equipos: ¿Qué activos necesitará tu equipo para realizar el trabajo? Piensa en monitores adicionales, software de diseño actualizado o incluso una conexión a internet de alta velocidad. Las herramientas adecuadas convierten un buen trabajo en resultados excepcionales.

• Capacitación y Desarrollo: ¿Hay una curva de aprendizaje involucrada? Dedica tiempo y presupuesto para capacitaciones, ya sea para la incorporación de nuevos empleados, acceso a cursos o talleres internos.

• Cadena de Suministro: Identifica recursos externos clave y el proceso para asegurarlos. Quizás alguien necesite buscar productos, gestionar relaciones con proveedores o negociar las mejores ofertas en herramientas y tecnología.

• Espacio de Trabajo: ¿Dónde se llevará a cabo el trabajo? Considera el lugar de trabajo como el corazón del proyecto, ya sea un área dedicada en la oficina o espacios remotos para equipos virtuales.

• Datos e Información: Las decisiones inteligentes se basan en datos. Planea qué investigaciones, estudios de usuarios o análisis serán esenciales, y asigna recursos para recopilar información que impulse el éxito.

• Soporte Especializado: A veces, es necesario contar con profesionales con experiencia específica, como un consultor legal o un experto en marketing. Tener un consultor capacitado puede prevenir errores y maximizar el impacto.

• Logística de Viaje: Si hay viajes involucrados, piensa con anticipación en transporte, alojamiento o dietas para los miembros del equipo en movimiento. Una logística bien planificada hace que el trayecto sea tan fluido como el destino.

Flowlu te ayuda a centralizar toda la planificación de recursos. Ya sea rastreando la disponibilidad de los miembros del equipo, gestionando los costos de contratistas externos o enumerando el software y las herramientas necesarias para el proyecto, Flowlu garantiza que te mantengas organizado. Además, puedes asignar presupuestos a cada categoría de recursos para una visión más transparente.

5. Estima los Costos

Desarrollar un presupuesto se trata de calcular tus cifras. Con algunos enfoques, puedes mejorar fácilmente la precisión de esas cifras. Si bien no es posible predecir cada gasto con absoluta precisión, emplear una combinación de métodos puede ayudarte a desarrollar un presupuesto viable adaptado a las demandas específicas del proyecto.

Aquí tienes algunas técnicas clave para considerar:

• Sumar Costos Individuales (De Abajo Hacia Arriba): Este método implica estimar el costo de cada tarea específica y luego sumarlos. Si ya has creado una estructura de desglose del trabajo, puedes usar este enfoque. Para fortalecer tus estimaciones, intenta combinar este enfoque con otro, como consultar proyectos anteriores para verificar tus totales.

• Trabajar desde un Presupuesto Definido: En este enfoque, comienzas con un presupuesto específico y asignas fondos a diversas tareas o hitos según las prioridades. Esto es especialmente útil cuando los fondos son limitados y necesitas priorizar entregables.

• Utiliza Datos de Presupuestos Anteriores: Los datos históricos de proyectos anteriores ofrecen información valiosa. Al analizar dónde los costos se mantuvieron bajo control o se desviaron, puedes anticipar mejor los gastos ocultos y situaciones inesperadas.

• Planifica Múltiples Escenarios: En situaciones con muchas variables, como organizar un evento al aire libre, es mejor anticipar posibles contratiempos. Por ejemplo, considera un presupuesto adicional para carpas si hace mucho sol, calefactores si hace frío o incluso alquilar un espacio cubierto si llueve.

Con estos métodos, estima los costos para cada escenario. Si tu presupuesto tiene flexibilidad, puedes prepararte para la posibilidad más costosa. Alternativamente, estima los peores, mejores y más probables resultados, y luego promedia para equilibrar el riesgo y la realidad.

6. Reserva un Fondo de Contingencia

Incluso los planes mejor elaborados pueden enfrentar sorpresas. Un fondo de contingencia es un colchón financiero para absorber imprevistos, brindando flexibilidad cuando ocurre lo inesperado. Una regla general es reservar entre el 5% y el 10% del presupuesto total como fondo de contingencia.

Si todo sale perfectamente y no se necesita ese dinero extra, puede volver a las arcas de la empresa, añadiendo valor en lugar de gastos no planificados.

7. Construye tu Presupuesto

Ahora que has delineado cada entrega, asignado recursos y estimado costos, es momento de crear el documento del presupuesto. Asegúrate de que sea claro, organizado y listo para ser implementado:

• Partidas Detalladas: Incluye cada entrega y subentrega junto con los recursos necesarios, desglosados en partidas específicas. Adjunta un costo estimado a cada una para mantener visibilidad sobre dónde se destina el dinero.

• Cronograma de Recursos: Agrega un cronograma que muestre cuándo se necesitará cada recurso y cuándo se espera gastar los fondos. Esto mantiene los gastos alineados con los hitos del proyecto.

• Responsabilidades: Identifica quién será responsable de gestionar cada partida del presupuesto. Por ejemplo, tu asistente puede supervisar las horas de los freelancers y las facturas, asegurando una administración adecuada.

• Desglose de Fuentes de Presupuesto: Especifica qué departamento cubrirá cada partida. Por ejemplo, la producción de videos publicitarios puede utilizar el presupuesto de marketing, mientras que las actualizaciones de TI provienen del departamento tecnológico.

• Costo Total del Proyecto: Incluye un total completo para el proyecto, con desglose por departamento si es necesario. Esto asegura que todos comprendan el compromiso financiero general y las contribuciones individuales.

• Seguimiento Presupuesto vs Real: Reserva una sección para monitorear los gastos reales frente a los costos presupuestados. Una vez que el proyecto esté en marcha, esto ayudará a mantener los gastos bajo control y realizar ajustes rápidos cuando sea necesario.

8. Monitorea los Gastos

Una vez establecido el presupuesto, el monitoreo regular es esencial para mantener el curso. Establece un cronograma para comparar los gastos reales con los montos presupuestados, de modo que puedas identificar y resolver problemas a tiempo. Herramientas como Flowlu facilitan este proceso, consolidando los costos, el progreso de las tareas y los hitos en una sola vista.

Las funciones de seguimiento financiero de Flowlu ofrecen visibilidad en tiempo real de los gastos de tu proyecto. Puedes comparar fácilmente los costos reales con el presupuesto, configurar alertas para evitar excesos y generar informes financieros detallados para compartir con los stakeholders.

9. Obtén la Aprobación de los Stakeholders Clave

Presenta el presupuesto de manera clara, mostrando cómo cada partida se alinea con los objetivos del proyecto. Esta transparencia facilitará la aprobación y generará confianza en tu plan.

Conclusión

Crear un presupuesto de proyecto no se trata solo de números; se trata de establecer las bases para el éxito. Un presupuesto bien pensado y organizado proporciona los recursos, el cronograma y la claridad necesarios para guiar tu proyecto desde el inicio hasta su finalización. Al abordar cada detalle—desde los objetivos hasta los gastos—reduces riesgos y generas confianza con los stakeholders.

Aunque puede parecer un proceso complejo, las herramientas adecuadas lo hacen manejable. Flowlu puede ser tu solución integral para planificar, organizar y monitorear presupuestos de proyectos. Sus funciones simples te ayudan a desglosar entregables, asignar recursos y rastrear gastos en tiempo real, asegurando que nada pase desapercibido. Prueba Flowlu hoy y podría convertirse en el arma secreta de tu equipo.