Las 4 mejores herramientas de software de gestión de proyectos para contables
- La Herramienta de Gestión de Proyectos para Cualquier Empresa: Flowlu
- La Herramienta de Gestión de Proyectos para Colaboración Intensa: ClickUp
- La Herramienta de Gestión de Proyectos con Enfoque Contable: SmartSuite
- La Herramienta de PM Centrada en Presupuestos de Proyectos: Scoro
- Elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada
- Lo que necesita de su aplicación de gestión de proyectos
Elegir la herramienta o servicio de gestión de proyectos adecuado depende de tus habilidades tecnológicas, de la capacidad de la empresa para integrarse e informar con precisión, y de que los contadores a menudo sean los responsables de garantizar que los números coincidan con los objetivos y los plazos. Descubre 4 de las mejores herramientas de gestión de proyectos adecuadas para la mayoría de las empresas y tipos de proyectos.
La gestión de proyectos (PM) es un arte que muchas empresas no tienen la organización ni la resiliencia necesarias para manejar adecuadamente. Las hojas de cálculo se han utilizado durante décadas y siguen siendo la herramienta preferida por muchos. Sin embargo, el software de gestión de proyectos puede ayudar mejor a organizar tareas, procesos, alinear equipos y recursos para garantizar que los objetivos se cumplan de manera efectiva.
Esto incluye equilibrar las tareas más complejas y que consumen más tiempo de cualquier proyecto: comunicación, cronogramas, presupuesto y el crecimiento del alcance del proyecto.
Los contadores, como los reyes naturales de las hojas de cálculo, a menudo terminan supervisando aspectos de un proyecto más allá del presupuesto. Por lo tanto, cuando una empresa busca un software de gestión de proyectos (PMS) para mejorar el control de su próximo gran plan, los contadores deben estar listos para sugerir o elegir el que mejor se adapte a sus necesidades.
Si quieres ver debates entre usuarios de hojas de cálculo y fanáticos de las herramientas de gestión de proyectos, la página de gestión de proyectos en Reddit es el lugar ideal. También proporciona muchas ideas sobre qué roles aprovechan mejor una herramienta de PM y qué servicios funcionan mejor para determinados tipos de proyectos.
Después de leer todo esto, la herramienta de gestión de proyectos (y recuerda, son solo herramientas, no soluciones, a pesar de lo que diga el marketing) que elija tu empresa debe ser aquella que funcione con tus proyectos, respalde tus necesidades actuales y futuras de datos y sea accesible para toda la organización. Estas son cuatro de las más recomendadas para lograr resultados empresariales y éxito en proyectos.
La Herramienta de Gestión de Proyectos para Cualquier Empresa: Flowlu
Flowlu es una herramienta de gestión de proyectos que mantiene todo organizado mientras facilita el seguimiento financiero. A diferencia de otros softwares de PM que consideran el presupuesto como algo secundario, Flowlu integra la gestión financiera directamente en el flujo de trabajo. Esto lo convierte en una gran opción para contadores que necesitan una visión clara de los presupuestos de proyectos, gastos y rentabilidad sin cambiar entre múltiples herramientas.
Por Qué a los Contadores les Gusta Flowlu
- Seguimiento de Tareas y Plazos: Crea tareas, asígnalas a los miembros del equipo y supervisa el progreso con cronogramas claros y recordatorios.
- Flujos de Trabajo y Automatización: Simplifica aprobaciones, automatiza recordatorios de facturas y reduce la entrada manual de datos para operaciones de proyectos más fluidas.
- Colaboración y Comunicación: Mantén discusiones, notas del proyecto y archivos compartidos en un solo lugar, evitando cadenas interminables de correos electrónicos.
- Gestión de Documentos: Almacena registros financieros, contratos e informes con acceso fácil para miembros del equipo y clientes.
- Gestión de Clientes y Proveedores: Supervisa interacciones, contratos y detalles de facturación para cada cliente o proveedor en un sistema centralizado.
- Seguimiento de Tiempo y Facturación: Registra horas facturables y vincúlalas directamente a las facturas para una facturación precisa.
- Informes y Análisis: Genera informes de proyectos, resúmenes financieros y análisis de rendimiento del equipo para mantener todo bajo control.
Flowlu ofrece a los contadores una vista completa tanto de las finanzas como del progreso del proyecto, facilitando la gestión de presupuestos, plazos y productividad del equipo sin tener que cambiar entre múltiples herramientas.
¿Cuánto Cuesta?
Flowlu tiene un plan gratuito para individuos y equipos pequeños. Los planes de pago comienzan en $39 para un equipo de 8 personas, incluyendo campos personalizados, seguimiento de tiempo, integraciones y automatización. El plan Pro ($159 para un equipo de 25) añade informes financieros avanzados y personalización de roles de usuario.
Para contadores que gestionan presupuestos de proyectos, Flowlu ayuda a mantener todo bajo control sin la molestia de manejar múltiples hojas de cálculo o buscar números dispersos.
La Herramienta de Gestión de Proyectos para Colaboración Intensa: ClickUp
ClickUp sitúa sus herramientas de chat y colaboración a la cabeza de su lista de características, destacando su utilidad para superar los obstáculos de colaboración de cualquier proyecto. Con buenos flujos de trabajo y calendarios, debería ser fácil para cualquier contable ver dónde se está avanzando (o no), y comunicarse con los miembros o socios responsables para conseguir que las cosas se hagan.
ClickUp comienza con el modelo limitado gratuito, y ofrece 7 o 12 dólares por usuario para ser un poco más costoso que Flowlu para pequeñas y medianas empresas (8 dólares x 8 usuarios), con el modelo empresarial POA habitual. Pero la IA de ClickUp, «Brain», está disponible en el modelo de pequeña empresa, lo que podría ser una ventaja para las empresas menos técnicas.
Brain facilita la conexión de aplicaciones, la formulación de preguntas sobre el funcionamiento de un proyecto, la creación de herramientas que permiten realizar las tareas aburridas con rapidez y precisión, y la redacción de informes o contenidos más rápido de lo que pueden hacerlo las personas.
ClickUp University es un recurso que ayuda a las nuevas empresas o a los contables y operadores que trabajan en sus primeros proyectos. Proporciona a las personas o equipos consejos y perspectivas sobre cómo construir un proyecto mejor, y utilizar ClickUp como parte de ese proceso.
Todo esto convierte a ClickUp en un producto prometedor para los contables que se están introduciendo en el ámbito de la gestión de proyectos o que trabajan con equipos o clientes menos experimentados en sus proyectos.
La Herramienta de Gestión de Proyectos con Enfoque Contable: SmartSuite
Para los contables que se centran en el aspecto empresarial de la gestión de cualquier proyecto, SmartSuite suele considerarse una de las mejores herramientas para esa función específica. Cascadeando los datos, la información y los flujos de trabajo en sus procesos financieros centrales es como los contables necesitan operar e identificar el éxito o los problemas.,
SmartSuite ofrece solicitudes y seguimiento de presupuestos, compras, seguimiento del rendimiento financiero de un proyecto, inversiones de capital, gestión de impuestos y otros aspectos de un proyecto en crecimiento. Esta combinación en un único sistema convierte a SmartSuite en una potente herramienta para los contables, al tiempo que incorpora las funciones habituales, como flujos de trabajo, cuadros de mando y gráficos, calendarios, colaboración y potentes informes.
Con las notificaciones en tiempo real, los contables pueden recibir alertas en el momento en que se cumple un plazo o algo operativo o financiero se sale de los límites normales.
La Herramienta de PM Centrada en Presupuestos de Proyectos: Scoro
Si la mayor parte de un proyecto se centra en el control de costes, un gran número de clientes y un negocio sólido y repetible, Scoro ofrece planificación presupuestaria, gestión de costes y análisis. Permite a los contables dirigir el espectáculo con una visibilidad clara de los proyectos en curso.
Centrado en trabajos de consultoría y agencias, proyectos de ingeniería y proyectos de desarrollo de software, es ideal para quienes se adentran en negocios digitales que exigen un seguimiento rápido y preciso de proyectos complejos. Los gestores financieros y contables pueden hacerse cargo del proyecto con facturación e informes financieros automatizados, y Scoro enlaza con la mayoría de herramientas financieras para ofrecer un servicio completo de auditoría y cumplimiento.
Las agencias, normalmente de diseño y relaciones públicas o marketing, suelen carecer de experiencia contable en su equipo para proyectos. Scoro es ideal para ofrecer la seguridad de un producto SaaS de primera clase, mientras que los socios contables pueden utilizarlo sabiendo que los trabajadores no técnicos o financieros pueden rellenar los datos para mantener los proyectos en marcha, con altos niveles de seguridad para proteger los datos financieros.
Elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada
Si trabaja en un sector vertical específico, como la construcción o la sanidad, existen muchas herramientas de gestión de proyectos con funciones específicas para esos mercados. Para uso general, siendo realistas, si se dispone de tiempo, los contables deberían investigar las versiones de prueba gratuitas de los productos adecuados. Si no, escriba una lista de sus criterios y póngalos por orden de prioridad. A continuación, elija el producto que mejor se adapte a sus requisitos, trabajando a través de las listas de características para encontrar el que mejor satisfaga sus necesidades.
Otras fuentes de información son los foros de contabilidad, que cuentan muchas experiencias prácticas con diversos productos de gestión de proyectos. Pueden ayudar a identificar los puntos fuertes y débiles operativos que podrían no ser obvios en el marketing y el sitio web de la empresa.
En el caso de las grandes empresas, realice una prueba piloto del software para ver si satisface sus necesidades, si a la gente le gusta utilizarlo y si hay omisiones importantes en el conjunto de funciones o integraciones. También puede utilizar datos de un proyecto anterior para ver cómo funciona en una situación casi real.
Lo que necesita de su aplicación de gestión de proyectos
El éxito puede medirse de varias formas, desde la reducción de reuniones, la mejora del ROI o el ahorro de tiempo, pero el objetivo final del éxito completo de un proyecto es lo que buscan la mayoría de las empresas, y la herramienta adecuada puede ofrecerlo a sus equipos. En el caso de los contables, esto puede implicar el apoyo a su presupuestación y gestión de riesgos, la mejora de sus propias habilidades de gestión de proyectos y el establecimiento de los hitos o controles adecuados.
Esto requiere una interfaz de usuario clara y comprensible, accesibilidad a través de aplicaciones móviles y un sistema de informes claro. Y para proyectos de mayor envergadura que traspasan fronteras y límites, entender las necesidades de contabilidad de una empresa, por ejemplo cuando se trabaja entre Estados Unidos y el Reino Unido, puede requerir asesoramiento contable independiente junto con aplicaciones de gestión de proyectos que sean lo suficientemente flexibles como para gestionar múltiples divisas y regímenes fiscales.
El éxito puede medirse de varias formas, desde la reducción de reuniones, la mejora del rendimiento de la inversión o el ahorro de tiempo, pero el objetivo final del éxito total del proyecto es lo que buscan la mayoría de las empresas, y la herramienta adecuada puede proporcionárselo a sus equipos. Para los contables, esto puede implicar el apoyo a la presupuestación y la gestión de riesgos, la mejora de sus propias habilidades de gestión de proyectos y el establecimiento de los hitos o controles adecuados.
Con sus herramientas integradas de seguimiento financiero, presupuestación y automatización, Flowlu es una opción que cumple todos estos requisitos y lo mantiene todo en un mismo lugar.
Los contables no se limitan a hacer números, sino que también se encargan del seguimiento financiero de los proyectos. Una buena herramienta de gestión de proyectos les ayuda a controlar los presupuestos, hacer un seguimiento de los gastos y asegurarse de que todo cuadra sin tener que cambiar de un sistema a otro.
Las funciones más útiles son el seguimiento de presupuestos, la gestión de gastos, la facturación, los informes financieros y la integración con programas de contabilidad. El seguimiento del tiempo, las estimaciones de costes y la automatización de aspectos como la aprobación de facturas y el cálculo de impuestos también pueden ahorrar mucho tiempo.
Flowlu lo mantiene todo en un solo lugar, para que los contables no tengan que hacer malabarismos con hojas de cálculo y herramientas separadas. Realiza el seguimiento de presupuestos, gastos, facturas y rentabilidad de los proyectos, además de automatizar la facturación y los informes financieros, lo que facilita el seguimiento de los proyectos sin complicaciones adicionales.
