Trabalhar de forma inteligente: como gerir vários projectos ao mesmo tempo
Seria maravilhoso se só tivéssemos um projeto de cada vez durante nosso horário de trabalho, não seria? No entanto, essa não é a realidade dentro de uma empresa. Entre e-mails constantes, prazos, os vários projetos que nos são atribuídos e a gestão das ferramentas que precisamos usar para completar esses projetos, pode ser difícil realizar qualquer coisa. É aqui que saber como priorizar várias tarefas em diferentes projetos se destaca. Aprender a equilibrar prioridades é fundamental para gerenciar vários projetos em andamento.
Multitarefa não é gerenciar vários projetos
Muitos funcionários e empregadores confundem o conceito de gerenciar prioridades em vários projetos com multitarefa. Isso está errado. A multitarefa prejudica sua produtividade e simplesmente não pode ser feita. Já foi provado repetidamente que nossos cérebros não conseguem realizar multitarefas. Nossos cérebros não são projetados para prestar atenção em duas tarefas simultaneamente. Quando tentamos, temos muito mais chances de deixar algo passar e cometer erros bobos. O primeiro passo para gerenciar vários projetos é trabalhar em uma coisa de cada vez.
O planejamento é tudo
A habilidade mais importante a ser desenvolvida para gerenciar vários projetos é o planejamento. “O planejamento de projetos ajudará você a definir seu cronograma para os projetos e os prazos apropriados associados a cada um”, explica Charlene Vidaurri, gerente de projetos na Writinity e na Last Minute Writing. Quando você sabe o que cada projeto precisa, quais tarefas estão associadas a eles e quando todos precisarão ser concluídos, então você pode priorizar com precisão qual projeto precisa ser trabalhado em cada momento. Isso também ajuda a decidir qual equipe trabalhará em qual projeto, se você tiver a sorte de ter várias equipes à sua disposição.
Priorize
A próxima habilidade a ser aprimorada é a priorização. Depois de planejar e estimar o tempo que levará para concluir cada tarefa, você pode definir suas principais prioridades. É importante reconhecer tarefas de alta e baixa prioridade e entender quais precisam ser executadas primeiro. Perguntar aos seus gerentes ou líderes de projeto em quais tarefas você deve focar ajuda muito. Se você é a pessoa no comando, fazer uma lista das cinco ou seis maiores prioridades do dia é uma boa ideia para se manter no caminho certo com seus projetos.
Use as ferramentas certas para o trabalho
Se você está gerenciando vários projetos, há muitas ferramentas e softwares disponíveis para ajudar a fazer exatamente isso. Usar essas ferramentas pode ser um verdadeiro salva-vidas. O software de gerenciamento de projetos como o Flowlu elimina muito do trabalho manual de gerenciar sua agenda e suas tarefas. O software possui ferramentas de calendário e pode agendar tarefas e subtarefas, além de aumentar a transparência sobre o desempenho de outros membros da equipe, o que é útil para concluir seus projetos no prazo.
A gerência sênior é responsável por definir as prioridades
Se você não está em uma posição de gestão, é importante entender que quando seu chefe define uma prioridade, é nisso que você deve trabalhar, mesmo que discorde. Dessa forma, você fica protegido contra quaisquer consequências se os prazos do projeto não forem cumpridos. Além disso, esteja preparado para que as prioridades mudem, pois seu gerente pode receber novas informações de um cliente que afetem as prioridades originais estabelecidas.
Aprenda a dizer 'não'
Se você está gerenciando várias tarefas em alguns projetos, às vezes não pode parar o que está fazendo para ajudar outra pessoa. “Saber quando dizer não para ajudar os outros é essencial para gerenciar vários projetos”, diz Opal Cox, escritora de negócios na DraftBeyond e na Researchpapersuk. Não há problema em dizer que você está trabalhando em uma tarefa de alta prioridade e não pode parar naquele momento.
Comunique-se
A comunicação é tudo. Você nunca pode se comunicar demais. Seja claro, direto, peça o que é necessário e comunique o que é importante, especialmente se houver vários projetos envolvidos, e assim você poderá evitar a maioria dos problemas antes que se tornem problemas.
A gestão de projetos com vários projetos pode ser assustadora no início. No entanto, com essas dicas em mente, você descobrirá que gerenciar múltiplos projetos será muito menos estressante.
Sobre a autora: Ashley Halsey é escritora profissional na Luckyassignments London e na Gumessays. Ela esteve envolvida em muitos projetos por todo o país. Quando não está cuidando de seus dois filhos, ela gosta de viajar, ler e participar de cursos de treinamento empresarial.
