Como criar um orçamento de projeto: um guia passo-a-passo

Vitaliy Fliud

Writer

2 de dezembro de 2024

19 min read

Um orçamento de projeto é o seu combustível—ele possibilita o início do projeto, sua progressão e conclusão dentro do prazo estipulado. Um orçamento não se limita ao dinheiro e vai além disso. É um esquema de como todo o projeto será executado, desde a concepção até o final da entrega. Um orçamento bem calculado garante que sua equipe externa esteja equipada com os recursos certos para entregar resultados de forma eficiente e pontual.

No artigo a seguir, ajudaremos você a preparar o orçamento e a criar o projeto de forma detalhada, para atingir o que sua empresa definiu.

O que é um Orçamento de Projeto?

Um orçamento de projeto é um plano detalhado que cobre três questões essenciais:

1. Quanto você vai gastar?

2. Com o que você vai gastar o dinheiro?

3. Até quando você gastará o dinheiro?

Em outras palavras, um orçamento de projeto cobre os custos combinados de todas as tarefas, metas e atividades necessárias para concluir o projeto. Você gastará uma determinada quantia no projeto, e todos os stakeholders devem aprová-lo.

Em 2021, uma pesquisa do Project Management Institute relatou que apenas 62% dos projetos em suas organizações foram concluídos dentro do orçamento original. Uma das razões para isso foi que os orçamentos não foram criados com antecedência. Se você criar um orçamento de projeto antecipadamente, reduzirá a chance de ficar sem recursos ou exceder o orçamento.

O que um orçamento de projeto deve incluir? Aqui estão os principais componentes:

• Custos de Mão de Obra: Todos os gastos com membros da equipe e contratados envolvidos no projeto, como horas extras, salários, remunerações por hora e custos de contratação.

• Custos de Materiais: Todos os gastos com materiais necessários, como suprimentos, matérias-primas, etc.

• Custos Fixos e Variáveis: Os custos fixos incluem aluguel de escritório e assinaturas de software, permanecendo estáveis durante o projeto. Custos variáveis incluem mão de obra por hora ou custos de materiais.

• Custos Operacionais: Despesas do dia a dia, como utilidades, ferramentas de comunicação e despesas de viagem, são necessárias para manter o projeto funcionando sem problemas.

Por que o Orçamento do Projeto é Importante?

1. O orçamento do projeto ajuda a garantir financiamento. Os números exatos mostrarão a todos os stakeholders quanto dinheiro é necessário e quando será preciso. Em outras palavras, sem orçamento, você corre o risco de ficar sem financiamento.

2. Um orçamento bem planejado permite controlar os custos do projeto. Isso é especialmente importante, por exemplo, ao terceirizar o desenvolvimento de TI. Com uma estimativa final, você pode medir quanto o projeto custa em comparação com o orçamento aprovado, identificando a necessidade de ajustes no plano.

3. Um orçamento de projeto é essencial para a viabilidade financeira da empresa. Se você calcular seu orçamento considerando restrições de recursos, isso provavelmente aumentará o orçamento operacional e garantirá o sucesso do projeto.

Passos Principais para Criar um Orçamento de Projeto

Criar um orçamento de projeto pode parecer complicado, mas torna-se mais simples quando você sabe quais passos seguir. Neste guia, descrevemos o caminho que você deve seguir ao criar um orçamento de projeto, de A a Z. Vamos mergulhar nisso.

1. Defina Seus Objetivos

Ao iniciar qualquer projeto, o primeiro passo natural é explicar claramente os limites do projeto. É crucial declarar o que você pretende alcançar ao final do projeto.

Isso ajuda a mapear as formas de execução do trabalho, oferecendo uma direção para o progresso e foco para a equipe.

Como saber se os objetivos foram corretamente definidos? A mensurabilidade dos objetivos pode ser alcançada utilizando o método SMART, que significa específico, mensurável, alcançável, realista e com prazo definido.

Por exemplo, seu objetivo pode ser algo como: “Até o final deste trimestre, aumentaremos o tráfego orgânico do site em 15%.”

2. Defina o Escopo do Projeto

Depois de estabelecer seus objetivos, avalie a quantidade de trabalho necessária para alcançar suas metas. Isso é o que o escopo do projeto aborda—ele fornece limites para o projeto, esclarecendo o que deve ser feito e quando.

Considere os seguintes pontos ao definir o escopo do seu projeto:

• Recursos disponíveis: Antes de criar um orçamento, você deve entender claramente os recursos disponíveis. Por exemplo, se tiver um orçamento limitado ou uma equipe pequena, será necessário ajustar suas entregas.

• Restrições de tempo: Compreenda se os prazos para o projeto são apertados ou se você pode levar mais tempo, pois um cronograma apertado pode influenciar os custos totais.

• Não-metas: Além de identificar suas metas, entenda o que você não deseja alcançar, para evitar desvios de escopo e gastos excessivos.

3. Divida as Entregas

Com o escopo do projeto definido, liste todas as entregas e divida-as em subdependências. Por exemplo, se uma das entregas é publicar uma nova landing page ou post no blog, você pode dividi-la nos seguintes passos:

• Criar um rascunho

• Revisar e editar o rascunho

• Criar ilustrações

• Publicar no WordPress

• Compartilhar nas redes sociais

Esse método é eficaz para prever despesas ocultas e criar um orçamento mais preciso. Com o Flowlu, você pode dividir entregas em tarefas gerenciáveis com orçamentos e prazos associados. Suas funcionalidades de gerenciamento de tarefas permitem vincular essas entregas a membros específicos da equipe e recursos, garantindo que nenhuma etapa seja negligenciada.

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4. Liste os Recursos Necessários

Com o roadmap do projeto e as entregas mapeadas, é hora de reunir os recursos necessários para dar vida ao plano. Recursos não se limitam a pessoas e ferramentas; incluem também treinamentos, espaços de trabalho produtivos e tudo mais que impulsione o progresso.

Aqui estão as principais categorias de recursos que você pode considerar:

• Membros da Equipe: Quem realizará o trabalho? Identifique se eles fazem parte da sua equipe principal ou se trabalhará com contratados de terceiros. Pense cuidadosamente sobre as habilidades necessárias e como supri-las.

• Ferramentas e Equipamentos: Quais ativos sua equipe precisará para realizar o trabalho? Considere monitores adicionais, softwares atualizados de design ou uma conexão de internet de alta velocidade. As ferramentas certas transformam um bom trabalho em resultados excepcionais.

• Treinamento e Desenvolvimento: Existe alguma curva de aprendizado envolvida? Dedique tempo e orçamento para treinamentos, seja na integração de novos colaboradores, acesso a cursos ou realização de workshops internos.

• Cadeia de Suprimentos: Identifique recursos externos importantes e o processo para obtê-los. Alguém precisará buscar produtos, lidar com fornecedores ou negociar as melhores ofertas em ferramentas e tecnologias.

• Espaço de Trabalho: Onde a mágica acontecerá? Considere o local de trabalho como o coração do projeto, seja uma área dedicada no escritório ou espaços remotos para equipes virtuais.

• Dados e Informações: Decisões inteligentes são baseadas em dados. Planeje as pesquisas, estudos de usuários ou análises que serão essenciais e aloque recursos para coletar informações que impulsionem o sucesso.

• Suporte Especializado: Às vezes, é necessário contar com profissionais com expertise específica, como um consultor jurídico ou um especialista em marketing. Consultores qualificados podem evitar armadilhas e ampliar o impacto.

• Logística de Viagem: Se houver viagens envolvidas, pense antecipadamente no transporte, acomodações ou diárias para membros da equipe. Logística bem planejada torna o trajeto tão tranquilo quanto o destino.

Flowlu ajuda a centralizar todo o planejamento de recursos. Seja rastreando a disponibilidade de membros da equipe, gerenciando os custos de contratados externos ou listando softwares e ferramentas necessárias para o projeto, o Flowlu garante organização. Além disso, você pode atribuir orçamentos a cada categoria de recursos para uma visão mais transparente.

5. Estime os Custos

Desenvolver um orçamento é essencialmente calcular suas estimativas. Com algumas abordagens, você pode melhorar a precisão desses números. Embora não seja viável prever cada despesa com exatidão, empregar uma combinação de métodos pode ajudar a criar um orçamento funcional e adaptado às demandas específicas do projeto.

Aqui estão algumas técnicas-chave a considerar:

• Soma dos Custos Individuais (De Baixo para Cima): Esse método envolve estimar o custo de cada tarefa específica e, em seguida, somá-los. Se você já criou uma estrutura de detalhamento do trabalho, pode usar essa abordagem. Para fortalecer suas estimativas, combine este método com outros - como a análise de projetos anteriores para validar os totais.

• Trabalhe Retroativamente a Partir de um Orçamento Definido: Nesse método, você começa com um orçamento específico e aloca os fundos para várias tarefas ou marcos com base em prioridades. Isso é especialmente útil quando os recursos são limitados e você precisa priorizar entregas.

• Use Dados de Orçamentos Anteriores: Dados históricos de projetos anteriores oferecem uma mina de ouro de insights. Ao analisar onde os custos permaneceram dentro do orçamento ou ultrapassaram, você pode prever despesas ocultas e situações inesperadas com mais precisão.

• Planeje Múltiplos Cenários: Em situações com muitas variáveis, como organizar um evento ao ar livre, é melhor antecipar possíveis contratempos. Por exemplo, planeje recursos adicionais para tendas, aquecedores ou até mesmo a locação de um espaço interno em caso de mudanças climáticas.

Utilize essas técnicas para estimar custos para diferentes cenários. Se o seu orçamento tiver flexibilidade, você pode se preparar para a possibilidade mais cara. Alternativamente, calcule os piores, melhores e mais prováveis resultados, e então faça uma média para equilibrar risco e realismo.

6. Reserve um Fundo de Contingência

Mesmo os planos mais bem elaborados podem enfrentar surpresas. Um fundo de contingência é uma reserva financeira para absorver imprevistos, proporcionando flexibilidade quando o inesperado ocorre. A regra geral é reservar 5-10% do orçamento total como fundo de contingência.

Se tudo correr perfeitamente e o valor extra não for necessário, ele pode retornar aos cofres da empresa, contribuindo com valor em vez de despesas não planejadas.

7. Construa o Orçamento

Agora que você delineou cada entrega, alocou recursos e estimou custos, é hora de criar o documento do orçamento. Certifique-se de que ele seja claro, organizado e pronto para a ação:

• Itens Detalhados: Inclua cada entrega e subentrega, junto com os recursos necessários, detalhados em itens específicos. Anexe um custo estimado a cada um para manter a clareza sobre os destinos dos fundos.

• Cronograma de Recursos: Adicione um cronograma que mostre quando cada recurso será necessário e quando os fundos serão gastos. Isso mantém os gastos alinhados aos marcos do projeto.

• Responsabilidades: Identifique quem será responsável por gerenciar cada item do orçamento. Por exemplo, o editor assistente pode rastrear horas de freelancers e faturas, garantindo que cada componente seja devidamente administrado.

• Divisão de Fontes do Orçamento: Especifique quais departamentos cobrirão cada item. Por exemplo, a produção de anúncios em vídeo pode utilizar o orçamento de marketing, enquanto atualizações de equipamentos de TI são cobertas pelo departamento de tecnologia.

• Custo Total do Projeto: Inclua um total abrangente para o projeto, com divisões por departamento, se necessário. Assim, todos sabem o compromisso financeiro geral e as contribuições individuais de cada setor.

• Rastreamento Orçamento x Real: Reserve uma seção para monitorar despesas reais em comparação com custos orçados. Isso permite ajustes rápidos conforme necessário.

8. Monitore os Gastos

Uma vez definido o orçamento, o monitoramento regular é essencial para mantê-lo no curso. Estabeleça um cronograma para comparar despesas reais com valores orçados e resolver problemas rapidamente. Ferramentas como o Flowlu tornam isso simples, consolidando custos, progresso das tarefas e marcos em uma única visão.

As funcionalidades de rastreamento financeiro do Flowlu oferecem visibilidade em tempo real sobre os gastos do projeto, permitindo comparar custos reais com o orçamento, configurar alertas para excesso de gastos e gerar relatórios financeiros detalhados para compartilhar com stakeholders.

9. Obtenha a Aprovação dos Principais Stakeholders

Apresente o orçamento de forma clara, mostrando como cada item está alinhado aos objetivos do projeto. Essa transparência facilita a aprovação e constrói confiança no seu plano.

Conclusão

Criar um orçamento de projeto não se trata apenas de números; é sobre estabelecer as bases para o sucesso. Um orçamento bem pensado e bem organizado oferece os recursos, o cronograma e a clareza necessários para orientar seu projeto do início ao fim. Ao cobrir cada detalhe—dos objetivos aos gastos—você reduz riscos e constrói confiança com os stakeholders.

Embora pareça muita informação para absorver, as ferramentas certas tornam o processo administrável. O Flowlu pode ser o seu recurso completo para planejar, organizar e monitorar orçamentos de projetos. Suas funcionalidades simples ajudam a dividir entregas, alocar recursos e rastrear gastos em tempo real, garantindo que nada escape. Experimente o Flowlu hoje e descubra como ele pode se tornar o segredo da sua equipe.